קליניקו ו-ActiveCampaign: מנוע תזכורת וזיכרון קבוע לאוסטאופתיה

תיבת דואר נכנס משותפת יכולה לטפל בתזכורות של מטפל אחד. אולי שניים. בשני מוקדים וחמישה אוסטאופתים זה מפסיק לעבוד, ואתם יכולים לראות את זה מפסיק לעבוד בלוח הזמנים: פערים שהיו צריכים להיות מוזמנים מראש, מטופלים שלא רדף אחריהם, שיעור אי-הגעה עולה כי אף אחד לא קיבל את הודעת ההודעה של 24 שעות.

קחו דוגמה להמחשה: Brookline Osteopathic Health, מרפאה היפותטית בת 2 סניפים ו-5 אוסטאופתים. הקבלה שולחת תזכורות ידניות מתיבת דואר נכנס משותפת. מטופלים שלא ביקרו אצלם, אלו שלא ביקרו אצלם במשך 60 יום ומעלה, מקבלים תשומת לב רק כאשר מישהו במקרה מפעיל דוח קליניקו, בדרך כלל מאוחר מדי כדי להחזיר אותם בקצב משמעותי. בעל המרפאה רוצה שתזכורות ותזכורות "פשוט יקרו" מבלי לקנות עוד כלי עצמאי שלא באמת יודע מה בלוח הזמנים.

מדוע כלי תזכורת עצמאיים ותיבת דואר נכנס משותפת כאחד אינם מספיקים

אפליקציות תזכורות עצמאיות נוטות לפעול לפי לוח זמנים שטוח שנלקח מלוח שנה. הן לא מבחינות בהבדל בין הערכה ראשונה של מטופל חדש למעקב רביעי, בין טיפול פרטני לשיעור ניידות קבוצתי, או בין מרפאה שהמטופל מכיר למרפאה שמעולם לא ביקר בה. הן בהחלט לא יכולות להתחיל רצף תזכורות ברגע שהמטופל הופך ל"לא-פעיל", כי הוא לא יכול לראות את התזכורת כלל. גרוע מכל, הן לעתים קרובות לא יכולות לעצור תזכורת לאחר שהפגישה כבר התקיימה, מה שמוביל להודעות מביכות של "הפגישה שלך מחר" שנשלחות לאחר הביקור, וזה שוחק את האמון.

תיבת דואר נכנס משותפת היא הבעיה ההפוכה: מלאה בהקשר אך בלתי אפשרית להרחבה. פקידת הקבלה זוכרת שגברת ק' מעדיפה הודעת טקסט על פני אימייל ושמר ר' תמיד לוקח את משבצת השעה 7 בבוקר, וכותב פתק אישי. זה עובד עבור 20 תזכורות ביום. זה לא עובד עבור 100.

כיצד פועלים תזכורות וזיכרון קבועים

כאשר CRMConnect מחבר את Cliniciko ל-ActiveCampaign, פרטי התורים ש-ActiveCampaign זקוקה להם כדי להפעיל תזכורות וגם הזמנות חוזרות זורמים אוטומטית: מתי המטופל נקבע לאחרונה, מתי הוא הגיע לאחרונה, באיזה מיקום הוא ביקר, כמה תורים היו לו, וערך התורים שלהם לאורך זמן. כאשר תור נוכח, מסומן כאי-הגעה או מבוטל, זה נרשם מיד, כך שהתזכורות יכולות לכבות את עצמן ברגע שהמטופל יושב בכיסא. בנוסף, המערכת יודעת לאיזה מיקום שייך המטופל, כך שניתן למתג תזכורות וזמנות חוזרות לפי מרפאה מבלי להפעיל שתי הגדרות נפרדות.

הנה מה שתוכלו לשים במקום:

תזכורות טרום פגישה הקשריות. כל מטופל עם תור ב-48 השעות הקרובות מקבל רצף: הודעת אישור בדוא"ל 48 שעות לפני המועד האחרון, תזכורת SMS 24 שעות לפני המועד האחרון, והודעת SMS אחרונה שעתיים לפני המועד האחרון, כאשר כל אחת מהן כוללת את כתובת המרפאה ותווית חניה נכונים.

תזכורות שנכבות בזמן. ברגע שהמטופל משתתף בתור (או מסומן כאי-הגעה או ביטול), הוא מוסר אוטומטית מכל רצף תזכורות פעיל. זהו כלל שמונע את ההודעה המביכה "התור שלך מחר" לאחר שהביקור כבר התקיים.

זיכרון של מטופל פג. כאשר מטופל לא הגיע במשך 60 יום, לא הוזמן דבר, והסכים ליצירת קשר שיווקי, הוא נכנס לרצף של החזרת תור: קבלה עדינה ביום 60, הצעה ישירה יותר להזמנה מחדש ביום 75, והערה אחרונה "נפסיק לשלוח הודעות" ביום 90. כל הודעה מגיעה מהמרפאה בה ביקר המטופל בפועל.

תזכורות לשיעורים קבוצתיים. שיעורי ניידות קבוצתיים מקבלים רצף תזכורות משלהם, 24 שעות ושעתיים מראש, מכיוון שהזמן וההודעה שונים מטיפול אחד על אחד.

התאוששות מפגישה שלא נקבעה. כאשר מטופל לא מגיע, הוא מקבל הודעה בלחץ באותו היום המציעה לו לקבוע תור מחדש, ואז מעקב מספר ימים לאחר מכן אם לא הוזמן דבר.

מה שאתה מקבל מזה

מרפאה של אוסטאופתיה בשני מוקדים המפעילה מערך זה בדרך כלל מורידה את שיעור אי-ההגעה מ-13 עד 16 אחוזים ל-7 עד 9 אחוזים בתוך רבעון, מכיוון שכמעט כל תור מקבל שלוש מגעים רלוונטיים ודלפק הקבלה כבר לא שוכח את המגעים המביכים. רצף אי-הגעה של מטופלים שלא הגיעו לטיפול בדרך כלל מחזיר 10 עד 15 אחוזים מהמטופלים שעברו 60 יום ללא ביקור, מה שעבור מרפאה של 5 אוסטאופתים אומר בדרך כלל 30 עד 50 הזמנות חוזרות בחודש, במחיר טיפול ממוצע של 110 עד 140 דולר. זמן הקבלה המושקע בהודעות טקסט תזכורות ושיחות זיכוי יורד בכ-8 עד 12 שעות בשבוע בשני המיקומים, וזהו רוב זמן הניהול שהתפנה במשרה מלאה.

מדידת התוצאה

שלושה דוחות שכדאי לעקוב אחריהם:

• ביצועי תזכורת: שיעור פתיחה, שיעור אישור ושיעור אי-הגעה לפי תזמון תזכורת.
• ביצועי זיכרון: מטופלים שנכנסו לטיפול, הזמנות חוזרות תוך 30 יום, והכנסות הוחזרו.
• התאוששות מאי-הגעה: אי-הגעה לחודש, כמה הזמנות הועברו תוך 7 ימים, וההכנסות שהוחזרו.

שני הראשונים משלמים עבור ההתקנה ביום הראשון. השלישי הוא זה שצריך להביא לפגישת ההנהגה הבאה שלכם.

למה זה חשוב לתרגול שלך

תזכורות והחזרות אינן קמפיין שמנהלים פעם אחת. הן תהליך רקע שצריך לרוץ כל יום, עבור כל מטופל, בין אם מישהו בקבלה זוכר ובין אם לא. כאשר לוח הזמנים החי שלך בקליניקו מניע את התהליך הזה באופן אוטומטי, שיעור אי ההגעה שלך יורד, המטופלים שלך שפספסת חוזרים, וצוות הקבלה שלך מקבל בחזרה את רוב שעות העבודה במשרה מלאה כדי להשקיע במטופלים במקום בניירת.

רוצים לראות את CRMConnect Clinico ל-ActiveCampaign בפעולה? צפה בדף אפליקציית ה-API.