קליניקו וסיילספורס: כיצד מרפאת טיפולים לילדים צמצמה אי-הגעה לאחר שעות הלימודים

פגישות לאחר שעות הלימודים הן הנכס היקר ביותר במרפאת טיפולי ילדים. אלו גם המקומות שמשפחות מפספסות בתדירות הגבוהה ביותר, והעלות של החמצות אלו היא לא אחידה. מקום פנוי בשעה 15:30 קשה הרבה יותר למלא בהתראה קצרה מאשר מקום שקט בצהריים, ומשפחות שמפספסות מפגש לאחר שעות הלימודים נוטות להפסיד שוב בחודש שלאחר מכן אם שום דבר לא משתנה.

קחו דוגמה להמחשה. Little Roots Pediatric Therapy היא רשת היפותטית של 4 מרפאות, עם 18 מרפאים בעיסוק ופיזיותרפיסטים לילדים וכ-2,400 משפחות פעילות. שיעור אי-הגעה של 19 אחוזים מהמרפאות פועל בכל בוקר. בכל בוקר, רכזי הטיפול עובדים על רשימת תזמון מחדש שנלקחה מקליניקו, אך הרשימה כבר אינה מעודכנת כשהם מתחילים להתקשר. אותן משפחות נופלות שוב בחודש שלאחר מכן. התוצאה היא קיבולת קלינית לא מנוצלת, משפחות שלא מקבלות את העקביות הדרושה לתוכנית הטיפול שלהן, והכנסות שדולפות בשקט בקנה מידה גדול.

למה משבצת ריקה לאחר הצהריים עולה יותר ממה שאתם חושבים

מרפאה שגובה סכום טיפוסי של 135 דולר לפגישה, עם שיא של בין 15:30 ל-17:30 שמתמלא 8 שבועות מראש, מפסידה כ-270 דולר מהכנסות אמיתיות בכל פעם שמשרה לאחר שעות הלימודים מתרוקנת. זהו דמי הפגישה עצמם בתוספת הקושי למלא את המשרה בהתראה קצרה. עם שיעור אי-הגעה של 19 אחוזים ו-20 פגישות לאחר שעות הלימודים למרפאה בשבוע, הרשת מפסידה סכום נמוך של חמש ספרות בכל שבוע במשבצות אלו בלבד.

דוח שינוי התזמון של הבוקר לא מזהה את הבעיה מספיק מהר. עד שרכז מתקשר, המשפחה כבר המשיכה הלאה בשגרה, והשיחה הופכת ל"בואו נמצא משהו בחודש הבא" במקום "בואו נחזיר אותך השבוע".

היכן שהתהליך הידני לוקה בחסר

הודעות תזכורת סטנדרטיות, הנשלחות 24 שעות ו-2 שעות מראש, אינן מתאימות להקשר המשפחתי. הורה לילד בן 5 אחר הצהריים של יום רביעי זקוק לדחיפה שונה מהורה לילד בן 14. ההחלמה היא הפער הגדול יותר. לוח זמנים קבוע של תזכורות אינו מאפשר להגיב ברגע שפגישה הוחמצה בפועל, ואין דרך להציג את הפגישה שהוחמצה בפני הרכז הנכון בזמן שהמשפחה עדיין זמינה. הצוות שלכם זקוק לרשימת עבודה בזמן אמת, לא לדוח שהיה מדויק בשעה 8 בבוקר.

איך זה עובד ברגע שקליניקו וסיילספורס מדברות אחת עם השנייה

CRMConnect Cliniciko ל-Salesforce שומר על לוח הזמנים של Cliniciko ועל רישומי Salesforce שלך מעודכנים באופן אוטומטי. ברגע שפגישה מסומנת כ"הגיעה", "החמיצה" או "בוטלה" ב-Cliniko, שינוי זה מופיע ב-Salesforce תוך דקות. רכזי הטיפול שלך מפסיקים לרדוף אחר דוח בוקר מיושן ובמקום זאת עובדים בתור שמתעדכן לאורך היום.

הנה מה שמשתנה בפועל:

• ברגע שפגישה מסומנת כאי-הגעה, משימה מגיעה למתאם הטיפול של המשפחה עם חלון זמן של 30 דקות ליצירת קשר, וההורה מקבל הודעת טקסט. כל ניסיון נרשם בתיק המשפחה.
• בכל לילה, המערכת מסמנת כל משפחה שהחמיצה שלוש פגישות או יותר ב-90 הימים האחרונים לשיחת סקירה עם המנהל הקליני ומנהל המרפאה.
• תזכורות מותאמות לילד. ילדים צעירים יותר מקבלים תזכורת למועד ארוך יותר בתוספת דחיפה באותו היום. לקוחות מבוגרים יותר מקבלים תזכורת אחת יום קודם לכן.
• תזכורת להערכה ראשונית נקראת אחרת מתזכורת לפגישה טיפולית 15, משום שהאינטגרציה יודעת היכן כל משפחה נמצאת במסע הטיפול שלה.
• קבוצות מיומנויות חברתיות מקבלות שגרת תזכורות משלהן, כך שנוכחות בקבוצה לעולם לא מעוותת את מספרי אי-הגעה אישיים עליהם נמדדים המתרגלים שלכם.

ההנהלה מקבלת גם לוח מחוונים ברור: שיעור אי-הגעה ושיעור החלמה לפי מרפאה, לפי מטפל ולפי שעה ביום, כאשר ההכנסות המחושבות עוקבות אחר נקודת ההתחלה.

איך המספרים נוטים להיראות

רשת ילדים התואמת את הפרופיל של Little Roots בדרך כלל מורידה את שיעור אי ההגעה שלה מ-19 אחוזים ל-10 עד 12 אחוזים בתוך רבעון. נתונים אלה הם להמחשה בלבד, אך הדפוס עקבי. הגורם המשמעותי ביותר הוא חלון ההחלמה של 30 דקות: משפחות שמקבלות שיחה אישית באותה שעה מרכז הטיפול בפועל שלהן, מזמנות מחדש את התור בשיעור כפול עד שלושה משיעור המשפחות המתקשרות למחרת בבוקר.

דגל ההחמצה החוזרת חושף קבוצה קטנה של משפחות, שבדרך כלל מהוות 4 עד 7 אחוזים מכלל המקרים, שדפוסיהן ראויים לדיון קליני ותפעולי אמיתי. קבוצה זו כמעט בלתי אפשרית לאיתור בדוח חודשי אחיד. ניצול משבצות לאחר שעות הלימודים נוטה לטפס מ-70 ל-90, מה שמייצג הכנסה שבועית משמעותית בקנה מידה של הרשת.

שני דברים שצריך לשמור עליהם נכון

ראשית, טקסט ההתאוששות לעולם לא צריך להיקרא כמו טקסט שיווקי. משפחות מגיבות לפתק אישי מ"מתאם הטיפול שלכם בליטל רוטס", ולא לתבנית ממותגת. השתמשו בשמות המטפלים והמרפאות שכבר מוכרים לצוות שלכם.

שנית, התייחסו לביטול בצורה שונה מאי-הגעה. ביטול הוא משפחה שהודיעה לכם מראש. שליחת הודעת "שמנו לב שפספסתם את הפגישה" למשפחה שביטלה בנימוס פוגעת באמון. שגרת ההתאוששות צריכה להפעיל את עצמה רק באי-הגעה אמיתית.

למה זה חשוב לתרגול שלך

אי-הגעה היא בעיה של אותה שעה, לא בעיה של למחרת בבוקר. כאשר לוח הזמנים והרישומים שלך נשארים בקצב אוטומטי, דלפק הקבלה שלך יכול להגיע למשפחות בזמן שהן עדיין זמינות, וזה ההבדל בין הזמנה מחדש השבוע לבין אי-הגעה בחודש הבא.

דגל ההחמצה החוזרת הוא הדוח שלא ניתן לבנות בשום דרך אחרת, והדפוסים שהוא חושף מניעים החלטות קליניות ותפעוליות אמיתיות. שמרו על מפגשי קבוצה בזרם דיווח נפרד כדי שמספרי אי ההגעה האישיים שלכם יישארו כנים.

רוצים לראות את CRMConnect Clinico ל-Salesforce בפעולה? צפה בדף אפליקציית ה-API.