קליניקו ו-ActiveCampaign: שיווק תואם לתקנות עבור מרפאת דיבור ילדים

למרפאת דיבור לילדים יש בעיה שרוב כלי השיווק טועים כברירת מחדל. המטופל הוא ילד. איש הקשר לשיווק הוא הורה. אוטומציה שיווקית סטנדרטית מניחה שהמטופל ונמען הדוא"ל הם אותו אדם, מה שאומר, אם נותרים עם הגדרות ברירת המחדל שלה, היא תפנה לילד בשמו בדוא"ל, תחשוף את פרטי המקרה לקורא הלא נכון, או תתייחס לתיבת הדואר הנכנס של ההורה כאילו הייתה תיק השיווק של הילד. כל אחד מאלה הוא בעיה אמיתית במסגרת טיפול משפחתי.

קחו דוגמה להמחשה. מרפאת Soundbridge Speech and Language היא מרפאה היפותטית עם 8 קלינאי תקשורת וכ-1,800 משפחות פעילות, רובן ילדים. המנהל הקליני צודק כשהוא נזהר לגבי הוספת שיווק בדוא"ל בנוסף לקליניקו. התשובה הנכונה אינה "לא". זוהי מערכת שמקדמת את הממשל עם כללים ברורים לגבי איזה מידע מורשה לצאת מהמערכת הקלינית.

מדוע טיפול בילדים שובר את הנחות השיווק הרגילות

ברירות המחדל המובנות ברוב כלי השיווק תוכננו עבור צרכנים בוגרים. הן מניחות שהמטופל הוא הנמען, שפרטים מותאמים אישית מתייחסים לנמען, ושהסכמה שיווקית המצורפת למטופל חלה על הנמען.

במרפאת ילדים, כל אחת מההנחות הללו שגויות. המטופל הוא הילד, ששמו ופרטי המקרה שלו לעולם לא צריכים להופיע במייל שיווקי. הנמען הוא ההורה, שהסכמתו קובעת האם בכלל נשלח משהו. איש הקשר השיווקי ותיק המטופל הם שני דברים נפרדים שחייבים להישאר נפרדים.

איך זה עובד: מערך של ניהול תחילה

שילוב CRMConnect בין קליניקו ל-ActiveCampaign מאפשר לכם לשלוט בדיוק באיזה מידע עובר בין שתי המערכות. שליטה זו היא כל העניין כאן. ניתן להגדיר את האינטגרציה כך שפרטי הקשר של ההורה יהפכו לאיש הקשר השיווקי בעוד שהילד יישארו אך ורק כרשומת המטופל של קליניקו. קביעת תורים ותזכורות זורמים פנימה, אך תוכן קליני, רישומי מקרה, ציוני הערכה, יעדי טיפול ונרטיב, לעולם לא עוזבים את קליניקו מלכתחילה. סטטוס ההסכמה וההסרה מרשימת התפוצה חיים ברשומת ההורה וזורמים רק בכיוון אחד.

החלט בכתב מה מותר לעזוב את קליניקו

לפני שמפעילים משהו, רשמו מה מותר לחצות ומה אסור. הרשימה נראית כך.

מותר להגיע לכלי השיווק שלך, על איש הקשר של ההורה:

• שם ההורה, דוא"ל, טלפון וכתובת למשלוח דואר.
• הסכמה שיווקית והעדפות תקשורת.
• תאריך, שעת, מיקום ושם המטפל/ת.
• סטטוס פגישה, כגון הזמנה, הגעת פגישה, החמצה או ביטול.
• ספירת פגישות ותאריך הפגישה האחרונה.

נשאר בקליניקו, לעולם לא עוזב:

• שם הילד ותאריך הלידה שלו כפרט אישי. זהות הילד קיימת ברשומה של קליניקו אך לעולם אינה משמשת למטרות שיווק.
• ציוני הערכה ותוצאות מבחנים סטנדרטיים.
• מטרות הטיפול ותוכניות הטיפול.
• סיכומי מקרה, סיכומי ישיבה וכל תוכן נרטיבי.
• אבחנות ורשמים קליניים.
• כל תחום קליני בטקסט חופשי.

על המנהל הקליני וראש הציות לחתום על רשימה זו לפני שהכל עולה לאוויר, ולסקור אותה מדי רבעון.

איך זה נראה בפועל

• ההורה הוא איש הקשר לשיווק, המזוהה באמצעות שם ההורה וכתובת הדוא"ל שלו. הילד נשאר רק מטופל קליניקו. פרטי התאמה אישית ספציפיים לילד לא יועברו לעולם לכלי השיווק.
• פרטי התור הזורמים הם קביעת תורים בלבד: תאריך, שעה, מיקום, רופא. אם תווית סוג תור תגלה משהו קליני, היא מוחלפת תחילה בתווית תפעולית פשוטה.
• תוויות השלמה נשארות פעילות. "הפעלת הסיום" או "הפעלת הסיום" בטוחות. "התקדמות בהבעה" או "מטרה הושגה: שפה רציפה" הן תוכן קליני ואינן שייכות לכלי שיווק.
• הסכמה וביטול מרשימת התפוצה זורמות בכיוון אחד בלבד. הגדרת ההסכמה של ההורה בקליניקו היא מקור האמת. אם הורה מבטל את המנוי באמצעות דוא"ל שיווקי, שינוי זה משתקף בחזרה בקליניקו באמצעות תהליך מבוקר, אך כלי השיווק לעולם אינו רשומת ההסכמה הסמכותית.
• כל תבנית אימייל פונה להורה, לא לילד. התזכורת אומרת "הפגישה שלך עם [מטפל]", לעולם לא "הפגישה של [שם הילד] עבור [סוג טיפול]". זה נאכף בתבניות עצמן, ולא נשאר למי שכותב את הטקסט.
• חלק מהמעקבים המבוססים על תורים מבוטלים במכוון. תזכורת היא בסדר. הודעה של "שמנו לב שפספסתם את הפגישה של [שם הילד]" שמופצת עקב אי הגעה חוצה את הגבול. המערכת יכולה לפרסם אות זה, אך המרפאה מחליטה אם הוא יהפוך לדוא"ל אוטומטי או לשיחת טלפון מרופא.

שימו את הסקירה הרבעונית בלוח השנה עכשיו

בכל רבעון, האדם שבבעלותו האינטגרציה, המנהל הקליני וראש הציות מקדישים 20 דקות לאישור מספר דברים:

• רשימת הדברים שמותר לחצות נותרה ללא שינוי, או שכל תוספת מתועדת עם נימוק.
• מדגם של רישומי שיווק אינו מכיל תוכן קליני.
• תבניות הדוא"ל והשדות המותאמים אישית שלהן מתייחסים רק להורה, לעולם לא לשום דבר ספציפי לצאצא.
• תהליך ההסכמה וההסרה מרשימת ההסכמה עדיין חד-כיווני, וכל הורה שביטל את המנוי ברבעון האחרון משתקף כהלכה בקליניקו.

זהו הביטוח הזול ביותר שהמרפאה יכולה לקנות.

למה זה חשוב לתרגול שלך

מרפאת ילדים התואמת את הפרופיל של סאונדברידג' ועוקבת אחר דפוס זה מקבלת את היתרון השיווקי האמיתי, תזכורות עקביות לתורים, זיכרון עדין של משפחות שלא עברו טיפול, ניוזלטר משפחתי, ללא חשיפה לניהול. המנהל הקליני יכול לתאר בפסקה אחת בדיוק איזה מידע עוזב את המערכת הקלינית ואיזה לא.

ההורה הוא איש הקשר לשיווק. הילד הוא תיק המטופל. אל תצמצמו את השניים. רשמו את הכללים לפני הפעלת כל דבר, ותנו לתבניות, ולא לשיפוט האישי, לאכוף שכל אימייל פונה להורה. בדרך זו, האינטגרציה הופכת למשהו שמנהל התאימות שלכם מאשר ולא למשהו שהוא חושש ממנו.

רוצים לראות את CRMConnect Clinico ל-ActiveCampaign בפעולה? צפה בדף אפליקציית ה-API.