קליניקו ו-ActiveCampaign: דיווח בזמן אמת של מטפלים עבור מרפאה לבריאות האישה

מגיעה נקודה בצמיחת המרפאה שבה הפקת דוח המטפלים החודשי באופן ידני מפסיקה להיות סבירה. המספרים כבר מיושנים עד שהדוח מגיע לתיבת הדואר הנכנס של צוות ההנהלה. פילוחם לפי תחום לוקח אחר צהריים שלם. ואין תמונה ברורה אילו מטופלים חוזרים לשירותים לטווח ארוך ואילו נסחפים בשקט.

קחו דוגמה להמחשה. Aurora Women’s Health Collective היא מרפאה היפותטית בת 3 מיקומים עם 11 מטפלים, כולל פיזיותרפיסטים של האגן, רופאי משפחה לבריאות האישה ויועצי הנקה. כיום, ההנהלה מדווחת על ביצועי המטפלים פעם בחודש על ידי הדבקת ייצוא קליניקו לגיליון אלקטרוני. המספרים מתארים את החודש שעבר. פיצולם לפי תחום הוא סינון ידני. ואין תמונה רציפה של מטופלי המטפל שעדיין חוזרים שישה חודשים לאחר מכן.

מדוע הגיליון האלקטרוני מפסיק להגדיל את קנה המידה

אצל 11 אנשי מקצוע בשלושה מוקדים ובמספר תחומים, הגיליון החודשי צריך לענות על:

• תורים שהגיעו לפי מטפל, מיקום וקו שירות.
• ערך חשבונית ממוצע למטפל.
• שיעור ביקורים חוזרים, כמה מטופלים חוזרים במסגרת חלון זמן מוגדר.
• מעורבות ארוכת טווח, כמה מטופלים שנראו לפני שישה חודשים עדיין פעילים.
• נוכחות קבוצתית בשיעורים לפני לידה ולאחר לידה.

כל אחד מאלה הוא פירוט שונה. הפקת הדוח גוזלת חצי יום, וכשההנהלה סוקרת אותו, הנתונים בני שבועיים והזמן לפעול על פיהם כבר חלף.

איך זה עובד ברגע שקליניקו מזינה את הדיווחים שלך

חיבור CRMConnect Clinico ל-ActiveCampaign שומר על פעילות המטופלים שלך מעודכנת לכלי השיווק והדיווח שלך באופן אוטומטי. כל איש קשר נושא את היסטוריית הפגישות האמיתית שלו: באיזה מיקום ביקר, תאריך הפגישה האחרון שלו, סך הפגישות שלו וכמה פגישות היו לו לאחרונה. עם השלמת הפגישות, כל איש קשר מתויג אוטומטית עם המטפל, המיקום וסוג הפגישה. גם פעילות החשבוניות נשארת מסונכרנת.

משמעות הדבר היא שהדוחות בכלי השיווק שלכם וגם קמפייני השיווק עצמם נקראים מאותם נתונים המתעדכנים באופן שוטף. טקס הגיליון האלקטרוני החודשי פשוט נעלם.

הנה מה שאתם יכולים לראות, בשידור חי:

• נקודת מבט של מטפל: מספר פגישות שהגיעו לחודש, מספר ביקורים ראשונים לעומת ביקורים חוזרים, וערך חשבונית ממוצע.
• תצוגת מיקום: תורים שהגיעו, גיוס מטופלים חדשים והחלוקה בין מטופלים חדשים ומטופלים חוזרים.
• מבט על מעורבות ארוכת טווח: של המטופלים שהתור הראשון שלהם היה לפני שישה חודשים, מי עדיין פעיל ומי כבר לא התראה. זוהי התצוגה שצוות השיווק הכי זקוק לה וכרגע אין לו דרך לראות.

שיעורים קבוצתיים לפני לידה ואחרי לידה מוחזקים בנפרד מפגישות אישיות, כך שנוכחות קבוצתית לעולם לא מעוותת את מספר המטפלים האישי.

איך המספרים נוטים להיראות

מרפאה התואמת את הפרופיל של אורורה מוצאת בדרך כלל שלושה דברים בתוך 60 הימים הראשונים. נתונים אלה הם להמחשה בלבד, אך הדפוס עקבי.

ראשית, טקס גיליון האלקטרוני החודשי נעלם, ומתאושש כחצי יום בכל חודש. שנית, ההנהלה מגלה שאחד או שניים מהמטפלים בעלי שימור מטופלים גבוה באופן ניכר במשך שישה חודשים בהשוואה לאחרים, מה שפותח שיח קליני ותפעולי שהדיווח הישן הסתיר לחלוטין. שלישית, גיוס מטופלים חדשים לפי מיקום הופך לגלוי בזמן אמת, כך שצוות השיווק יכול להעביר הוצאות בין מיקומים מדי שבוע ולא רבעוני.

מפגשים קבוצתיים ללא עיוות מספרים אחד על אחד

שיעורי טרום לידה קבוצתיים, קבוצות התאוששות לאחר לידה ושיעורי בריאות האגן הם הכנסות מרכזיות במרפאת בריאות האישה, ויש למדוד אותם. אבל קיפול הנוכחות הקבוצתית לתוך המספרים האישיים של המטפל מעוות את שניהם. השילוב מפריד בין השניים: מפגש קבוצתי נרשם כנוכחות קבוצתית, ולא כפגישה אישית עבור כל משתתף, כך שספירת ההגעה האישית של המטפל נשארת נקייה בעוד שנוכחות הקבוצה מקבלת קו דיווח משלה.

דבר אחד לשמור עליו נכון

ברגע שתוויות זורמות אוטומטית, מפתה להשתמש בהן כתיק מטופל שני. התנגדו לכך. תוויות אלו הן איתות לדיווח ושיווק, לא יותר. תיק המטופל נמצא בקליניקו. אם אתם מוצאים את עצמכם יוצרים תוויות כמו "המטופלת בהריון כעת" או "המטופלת בתהליך החלמה לאחר לידה", עצרו. הראשון לא אמור להתקיים בכלי שיווק כלל, זהו הקשר קליני עם השלכות הסכמה. השני, אם הוא צריך להניע משהו, צריך לבוא מקליניקו, לא יתוחזק ידנית.

למה זה חשוב לתרגול שלך

תוויות של מטפלים ומיקום המוחלות אוטומטית עם השלמת פגישות הן אבן הבניין. תנו להם לזרום תחילה, ולאחר מכן בנו את הדוחות מעל.

שמרו מספרי תורים אישיים וקבוצתיים בזרמים נפרדים, משום שערבוב ביניהם מייצר כרטיסי ניקוד מטעים של המטפלים. וזכרו שתגיות שיווק אינן רישום מטופל. קליניקו היא רישום המטופל. השילוב שומר על השניים בקצב אחיד מבלי לבלבל אחד עם השני.

רוצים לראות את CRMConnect Clinico ל-ActiveCampaign בפעולה? צפה בדף אפליקציית ה-API.