क्लिनीको से सेल्सफोर्स डेटा गवर्नेंस तक: कायरोप्रैक्टिक समूहों के लिए एक फील्ड-स्तरीय पैटर्न

क्लिनीको से सेल्सफोर्स में एक बार स्प्रेडशीट एक्सपोर्ट करना सबसे खराब तरीका है। यह इतना ही अपडेटेड है कि इंटीग्रेशन जैसा लगता है, लेकिन इतना पुराना भी है कि गलतियाँ हो सकती हैं। यह इतना अधूरा है कि कोई भी इस पर पूरी तरह भरोसा नहीं करता। और जब किसी कंप्लायंस ऑफिसर को यह दिखाना होता है कि मरीज़ों के डेटा को कैसे संभाला जा रहा है, तो उनके पास दिखाने के लिए कुछ भी नहीं होता।

एक उदाहरण लेते हैं: समिट स्पाइन एंड जॉइंट कायरोप्रैक्टिक, एक काल्पनिक समूह जिसके 3 क्लीनिक, 9 कायरोप्रैक्टर और लगभग 1.4 मिलियन डॉलर का वार्षिक राजस्व है। यह क्लिनिक मल्टी-विजिट केयर प्लान बेचता है। कंप्लायंस ऑफिसर यह सुनिश्चित करना चाहता है कि सेल्सफोर्स तक किन मरीजों की जानकारी पहुंचे, सेल्स और मार्केटिंग विभाग में कौन-कौन इसे देख सकता है, और कब और कैसे डेटा ट्रांसफर हुआ, इसका स्पष्ट रिकॉर्ड हो। वर्तमान व्यवस्था में समय-समय पर स्प्रेडशीट से डेटा एक्सपोर्ट किया जाता है, जिस पर किसी को पूरी तरह भरोसा नहीं है। मार्केटिंग टीम लाइव डेटा चाहती है। कंप्लायंस ऑफिसर पूर्ण नियंत्रण चाहता है। दोनों की बात सही है।

आवधिक स्प्रेडशीट निर्यात विफल क्यों होता है?

अनुपालन समीक्षा में इसके विफल होने के तीन कारण:

• या तो सब कुछ या कुछ भी नहीं। स्प्रेडशीट से डेटा एक्सपोर्ट करने पर या तो मरीज़ की हर जानकारी शामिल हो जाती है या फिर कोई भी जानकारी नहीं। यह आपकी ज़रूरत के बिल्कुल विपरीत है, क्योंकि आप केवल वही जानकारी साझा करना चाहते हैं जिसकी मार्केटिंग टीम को वास्तव में आवश्यकता है।
• यह कोई निशान नहीं छोड़ता। एक बार फाइल Salesforce में अपलोड हो जाने के बाद, इस बात का कोई रिकॉर्ड नहीं रहता कि किन मरीजों को कब और किसके द्वारा इम्पोर्ट किया गया था। अनुपालन समीक्षा के लिए जाँच करने के लिए कुछ भी नहीं होता।
• यह बनते ही अप्रचलित हो जाता है। मासिक या त्रैमासिक निर्यात का मतलब है कि Salesforce में पिछला डेटा ही दिखता है। Cliniko में आप जो भी सुधार करते हैं (जैसे किसी मरीज द्वारा मार्केटिंग सहमति वापस लेना, किसी डुप्लिकेट को मर्ज करना, या किसी रिकॉर्ड को ठीक करना), वे Salesforce तक कभी नहीं पहुंचते।

अनुपालन अधिकारी का यह आभास कि कुछ गड़बड़ है, बिल्कुल सही है। सही व्यवस्था आपको डेटा को एक-एक करके चुनने की सुविधा देती है, दोनों प्रणालियों को अद्यतन रखती है और हर बदलाव का रिकॉर्ड रखती है।

क्लिनीको और सेल्सफोर्स को जोड़ने का एक सुरक्षित तरीका

CRMConnect Cliniko to Salesforce आपको यह तय करने की सुविधा देता है कि मरीज़ की कौन-सी जानकारी Salesforce तक पहुंचेगी। जब तक आप इसे जानबूझकर चालू नहीं करते, कोई भी जानकारी साझा नहीं की जाती। मरीज़ से संबंधित अपडेट दोनों तरफ से हमेशा अपडेट रहते हैं, इसलिए यदि कोई मरीज़ अपनी सहमति वापस लेता है या आप Cliniko में किसी रिकॉर्ड को सही करते हैं, तो Salesforce में यह बदलाव कुछ ही मिनटों में दिखाई देता है, न कि अगले तीन महीने में। साथ ही, यह बदलावों का रिकॉर्ड भी रखता है, जो स्प्रेडशीट विधि से कभी नहीं मिल सकता।

इसे जिम्मेदारीपूर्वक कैसे स्थापित करें

किसी भी गतिविधि को चालू करने से पहले डेटा मैप लिखें। आप Salesforce के साथ जो भी Cliniko संबंधी जानकारी साझा करना चाहते हैं, उसकी सूची बनाएं। प्रत्येक जानकारी को मार्केटिंग-सुरक्षित, संचालन-सुरक्षित या केवल चिकित्सक के लिए चिह्नित करें। केवल चिकित्सक के लिए चिह्नित जानकारी कभी भी साझा नहीं की जाती है। अनुपालन अधिकारी इस सूची पर हस्ताक्षर करें।

दोनों पक्षों के बीच केवल संपर्क विवरण साझा करें। मार्केटिंग और ऑपरेशन के लिहाज़ से सुरक्षित जानकारी, जैसे नाम, ईमेल, फ़ोन नंबर, डाक पता, मार्केटिंग प्राथमिकताएं, मरीज़ किस क्लिनिक में जाता है, आदि दोनों सिस्टम में अपडेट रह सकती हैं। हालांकि, कोई भी चिकित्सकीय जानकारी, कोई भी अनौपचारिक टिप्पणी, कोई भी निदान, कोई भी उपचार योजना, दोनों सिस्टम में नहीं रखी जाती।

देखभाल योजना की सामग्री नहीं, बल्कि उसकी प्रगति साझा करें। Salesforce किसी देखभाल योजना के बारे में संरचनात्मक तथ्य देख सकता है: केस की स्थिति, कितने सत्रों की अनुमति है, कितने सत्रों का उपयोग किया गया है, बिलिंग सीमाएँ, प्रगति के महत्वपूर्ण चरण। लेकिन यह रोगी की स्थिति का वर्णन करने वाले नैदानिक विवरण या नोट्स कभी नहीं देख पाता है।

Salesforce की पहुंच को डेटा मैप से मिलाएं। क्लिनिकल स्टाफ को ऑपरेशन से संबंधित सुरक्षित विवरण दिखाई देते हैं। बिलिंग स्टाफ को इनवॉइस और भुगतान संबंधी विवरण दिखाई देते हैं। मार्केटिंग स्टाफ को केवल मार्केटिंग से संबंधित सुरक्षित विवरण दिखाई देते हैं। इन सीमाओं के पार किसी भी व्यक्ति द्वारा देखे जाने वाले विवरण जानबूझकर चुने गए हैं, न कि डिफ़ॉल्ट सेटिंग्स की आकस्मिकता से।

सहमति के संबंध में क्लिनीको को एकमात्र विश्वसनीय स्रोत बनाएं। यदि कोई मरीज़ क्लिनीको में मार्केटिंग सहमति वापस लेता है, तो यह जानकारी तुरंत सेल्सफोर्स को भेज दी जाती है। सेल्सफोर्स की ओर से सहमति में तब तक कोई बदलाव नहीं किया जाता जब तक कि इसके लिए कोई नियंत्रित और रिकॉर्ड की गई प्रक्रिया न हो।

रिकॉर्ड की गई जानकारी की पुष्टि करें। यह सुनिश्चित करें कि रिकॉर्ड निर्माण, अपडेट, परिवर्तित फ़ील्ड और प्रत्येक परिवर्तन का स्रोत सभी लॉग किए गए हैं, कि प्रतिधारण अवधि आपकी अनुपालन स्थिति के अनुरूप है, और अनुपालन अधिकारी को यह पता है कि इसे कैसे देखा जाए।

त्रैमासिक समीक्षा बुक करें। अनुपालन अधिकारी, एकीकरण स्वामी और नैदानिक निदेशक के साथ प्रति तिमाही बीस मिनट का समय।

त्रैमासिक शासन समीक्षा

कार्यसूची को संक्षिप्त और सुसंगत रखें:

• बिना हस्ताक्षर किए यह सुनिश्चित करें कि डेटा मैप में कोई परिवर्तन न हुआ हो। किसी भी अतिरिक्त जानकारी को नोट करें।
• पिछली तिमाही के बाद से Salesforce एक्सेस में हुए बदलावों की पुष्टि करें। साझा डेटा से संबंधित किसी भी नई भूमिका या नए एक्सेस की पहचान करें।
• तिमाही के लिए परिवर्तन लॉग की समीक्षा करें। यह सुनिश्चित करने के लिए कि कोई नैदानिक सामग्री गलती से शामिल न हो जाए, रिकॉर्ड के एक छोटे से नमूने की जांच करें।
• मार्केटिंग सहमति की संख्या की तुलना करें। पुष्टि करें कि क्लिनिको और सेल्सफोर्स सहमत हैं। किसी भी विसंगति की जांच करें।
• इस समीक्षा को प्रैक्टिस की अनुपालन फाइल में नोट कर लें।

प्रति तिमाही बीस मिनट। स्प्रेडशीट पद्धति से समीक्षा के लिए शून्य मिनट मिलते हैं क्योंकि समीक्षा करने के लिए कुछ होता ही नहीं है। रिकॉर्ड किया गया रिकॉर्ड ही समीक्षा को संभव बनाता है।

इसका आपके समूह के लिए क्या अर्थ है

इस पद्धति का पालन करने वाला एक कायरोप्रैक्टिक समूह पहले “मार्केटिंग और अनुपालन विभाग इस बात पर असहमत थे कि यह सुरक्षित है या नहीं” की स्थिति से निकलकर “दोनों के बीच एक लिखित, हस्ताक्षरित और तिमाही आधार पर समीक्षा किया जाने वाला समझौता” की स्थिति में पहुँच जाता है। मार्केटिंग टीम को मनचाहा लाइव डेटा, देखभाल योजना की प्रगति, इलाज बंद कर चुके मरीजों के संकेत और मरीजों से मिलने वाला लाभ, सब कुछ मिल जाता है, बिना उन रिकॉर्ड्स को उजागर किए जिनसे प्रैक्टिस को खतरा हो सकता था। अनुपालन अधिकारी को आवश्यक जानकारी मिल जाती है। और मुख्य वित्तीय अधिकारी (CFO) को अब रिपोर्टिंग की विश्वसनीयता के बारे में सवाल नहीं सुनने पड़ते।

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