डोनरपरफेक्ट और एक्टिवकैंपेन के साथ याचिका पर हस्ताक्षर करने वालों को पहली बार दान करने वालों में बदलें।

आपके संगठन की सबसे कम उपयोग की जाने वाली संपत्ति आपकी समर्थक सूची है। याचिका पर हस्ताक्षर करने वाले, कार्यक्रमों में भाग लेने वाले, टिप्पणी अवधि के दौरान अपनी राय देने वाले, कार्रवाई संबंधी अलर्ट के सब्सक्राइबर: हजारों लोग जो आपको अपना ईमेल देने के लिए पर्याप्त रूप से जागरूक हैं, लेकिन अभी तक आपको आर्थिक सहायता देने के लिए तैयार नहीं हैं। समर्थक से लेकर पहली बार दान करने वाले तक का सफर ही वह पड़ाव है जहां अधिकांश संरक्षण गैर-लाभकारी संगठन सबसे अधिक विकास के अवसर खो देते हैं।

यह प्रक्रिया लगभग कभी भी सुचारू रूप से नहीं चलती। एक समर्थक याचिका पर हस्ताक्षर करता है। महीनों बाद, वही व्यक्ति आपकी साल के अंत की अपील के माध्यम से 25 डॉलर का दान देता है। लेकिन आपका ईमेल टूल उन्हें अभी भी समर्थक के रूप में ही देखता है। कार्रवाई संबंधी अलर्ट आते रहते हैं। दानदाताओं के स्वागत की श्रृंखला कभी शुरू ही नहीं होती। नया दानदाता गलत बातचीत में उलझा रहता है और अगले छह महीनों में धीरे-धीरे संपर्क तोड़ देता है। आपने एक दानदाता को प्राप्त किया और तुरंत ही उसे खोना शुरू कर दिया।

मैन्युअल प्रक्रिया से आपको क्या नुकसान हो रहा है

यदि आपकी टीम इस अंतर को हाथ से पाट रही है, तो लागत तीन स्थानों पर दिखाई देती है।

पहली समस्या गति की है। किसी को डोनरपरफेक्ट से दान सूची एक्सपोर्ट करके एक्टिवकैंपेन में अपलोड करनी होती है। जब तक यह साप्ताहिक अपलोड होता है, तब तक नए दानकर्ता को तीन और एक्शन अलर्ट मिल चुके होते हैं और वे उन्हें खोलना बंद कर देते हैं। जब अंत में धन्यवाद पत्र आता है, तो वह किसी अजनबी के औपचारिक पत्र जैसा लगता है।

दूसरा पहलू है सटीकता। एक नया दानदाता जो पहले से ही समर्थक था, वह कोई नया संपर्क नहीं है, बल्कि वह एक मौजूदा संपर्क है जिसे एक नई भूमिका दी गई है। यदि आपकी प्रक्रिया उन्हें केवल एक नए रिकॉर्ड के रूप में जोड़ती है, तो आपके पास एक डुप्लिकेट रिकॉर्ड बन जाता है। यदि यह पुराने रिकॉर्ड को कभी अपडेट नहीं करता है, तो वे एक ही समय में दो अलग-अलग प्रक्रियाओं में फंसे रहते हैं।

तीसरी समस्या है अस्थिरता। आप जो भी वैकल्पिक समाधान बनाते हैं, वह उस क्षण टूट जाता है जब आपकी टीम कोई नया अपील कोड जोड़ती है या फॉर्म के काम करने के तरीके में बदलाव करती है। रूपांतरण प्रक्रिया चुपचाप रुक जाती है और जब तक संख्या में गिरावट नहीं आती, तब तक किसी को पता नहीं चलता।

समर्थकों को दानदाताओं से जोड़ने का एक स्वच्छ तरीका

डोनरपरफेक्ट और एक्टिवकैंपेन के लिए CRMConnect प्रत्येक समर्थक को एक ऐसे व्यक्ति के रूप में मानता है जो एक ही समय में समर्थक और दाता दोनों हो सकता है। जब डोनरपरफेक्ट में पहला दान आता है, तो वह दान राशि और दान इतिहास के साथ तुरंत एक्टिवकैंपेन में दिखाई देता है। समर्थक लेबल हट जाते हैं, दाता लेबल लग जाते हैं, और संपर्क एक्शन-अलर्ट ट्रैक से निकलकर एक वास्तविक दाता स्वागत यात्रा में शामिल हो जाता है। कोई निर्यात नहीं, कोई डुप्लिकेट रिकॉर्ड नहीं, कोई विलंब नहीं।

आपकी टीम को डोनरपरफेक्ट के अंदर पूरी जानकारी मिलती रहती है, जहां डेवलपमेंट स्टाफ पहले से ही काम करता है। ईमेल एंगेजमेंट और डोनर जर्नी स्टेटस की जानकारी अपने आप वापस आ जाती है, इसलिए किसी को भी डोनर की स्थिति जानने के लिए किसी दूसरे सिस्टम में लॉग इन करने की जरूरत नहीं पड़ती।

पैरोकार से दाता तक की यात्रा कैसे काम करती है

यहां एक उदाहरण दिया गया है। ब्लू रिज वाटरशेड ट्रस्ट एक काल्पनिक भूमि ट्रस्ट है जो 24,000 एकड़ भूमि की रक्षा करता है और इसके 7,500 समर्थक हैं। यह एक वास्तविक संगठन नहीं है, लेकिन नीचे दी गई प्रक्रिया बिल्कुल वैसी ही है जैसे एक वास्तविक संगठन काम करता है।

जब कोई दीर्घकालिक समर्थक अपना पहला दान करता है, तो सिस्टम उन्हें एक नए संपर्क के रूप में नहीं, बल्कि उसी व्यक्ति के रूप में पहचानता है। उनके समर्थन संबंधी लेबल हटा दिए जाते हैं ताकि कार्रवाई संबंधी अलर्ट बंद हो जाएं, और वे 21-दिवसीय स्वागत यात्रा में प्रवेश करते हैं जो लेन-देन के बजाय अर्जित किए गए जैसा महसूस कराने के लिए बनाई गई है:

• दिन 0: कार्यकारी निदेशक की ओर से व्यक्तिगत धन्यवाद, जिसमें उस जलक्षेत्र का नाम बताया गया है जिसकी रक्षा उनके दान से होती है और उस कार्य का भी उल्लेख किया गया है जो इसके माध्यम से संभव हो पाता है।
• दिन 3: हाल ही में हुए भूमि अधिग्रहण की एक कहानी, साथ ही संरक्षित भूमि का एक छोटा वीडियो। कोई अनुरोध नहीं।
• दिन 7: दानदाताओं के क्षेत्र के निकट स्थित एक विशेष स्थल के भ्रमण का निमंत्रण।
• दिन 14: एक प्रभाव मानचित्र जिसमें जलक्षेत्र और संरक्षित क्षेत्र को दर्शाया गया है, साथ ही दाता के दान को भी इसमें शामिल किया गया है।
• दिन 21: मासिक दानदाता बनने का एक सौम्य निमंत्रण, जिसे इस रूप में प्रस्तुत किया गया है कि आप उन 600 सदस्यों में शामिल हो रहे हैं जो पूरे वर्ष जलक्षेत्र की रक्षा करते हैं।

दान की राशि के अनुसार प्रक्रिया बदलती रहती है। 50 डॉलर से कम दान देने वाले दाता को संबंध बनाने और आगे के आसान चरणों, जैसे स्वयंसेवी दिवस या वेबिनार, के बारे में बताया जाता है। 50 डॉलर से 499 डॉलर के बीच दान देने वाले दाताओं को सदस्यता लाभों के बारे में जानकारी दी जाती है और उन्हें मासिक दान के लिए आमंत्रित किया जाता है। 500 डॉलर या उससे अधिक का दान पूरी तरह से स्वचालित प्रक्रिया से मुक्त होता है और सीधे एक विकास अधिकारी के पास जाता है, जो दाता के दान इतिहास और रुचियों की जानकारी के आधार पर उनसे व्यक्तिगत रूप से संपर्क करता है।

यात्रा के दौरान उत्पन्न होने वाली परिस्थितियाँ आपके लिए संभाली जाती हैं

हर नया दाता मानक प्रक्रिया के अनुरूप नहीं होता, और यह प्रणाली अपवादों का सम्मान करने के लिए बनाई गई है।

कुछ समर्थक याचिका पर हस्ताक्षर करने के उसी दिन दान देते हैं। यह छोटा सा समय अंतराल आपको याचिका की पुष्टि प्राप्त होने से पहले ही दानकर्ता को धन्यवाद का औपचारिक संदेश भेजने से रोकता है।

कुछ दाता गुमनाम रूप से दान करते हैं। उनकी यह प्राथमिकता बरकरार रहती है, और स्वागत प्रक्रिया में उन व्यक्तिगत स्पर्शों को नजरअंदाज कर दिया जाता है जो गुमनाम दान में अनुचित प्रतीत होते।

दो वयस्कों और दो ईमेल पतों वाले परिवार को आपसे एक बार ही संपर्क होना चाहिए, दो बार नहीं। यह प्रक्रिया मुख्य भेजने वाले व्यक्ति के लिए उपयोगी है, न कि जीवनसाथी के लिए।

और जब कोई ईमेल पता काम करना बंद कर देता है, तो उसे चिह्नित कर दिया जाता है ताकि आपकी डायरेक्ट मेल टीम डाक पते को सत्यापित कर सके और किसी भी तरह से गलत पते पर मेल न भेज दे।

इसका आपके धन जुटाने पर क्या असर पड़ेगा?

ब्लू रिज जैसे एक उदाहरण भूमि ट्रस्ट (लगभग 3.1 मिलियन डॉलर राजस्व और 7,500 समर्थक) के लिए, एक ऐसा समर्थक आधार जो ऐतिहासिक रूप से प्रत्येक वर्ष 4 से 6 प्रतिशत समर्थकों को दानदाताओं में परिवर्तित करता है, एक बार यह प्रक्रिया शुरू हो जाने पर आमतौर पर 9 से 12 प्रतिशत तक बढ़ जाता है। 6,000 सक्रिय समर्थकों के साथ, इसका अर्थ है प्रति वर्ष 240 से 360 अतिरिक्त नए दानदाता। 45 डॉलर के एक प्रतिनिधि पहले दान और लगभग 90 से 130 डॉलर के पहले वर्ष के मूल्य के साथ, यह पहले वर्ष में 20,000 से 45,000 डॉलर का नया राजस्व है, साथ ही नवीनीकरण करने वाले दानदाताओं का एक बहुत बड़ा आधार भी है।

आपकी टीम को जो बदलाव महसूस होता है, वह उतना ही वास्तविक है। आपके समर्थन दल को अब ऐसा नहीं लगता कि वे किसी ऐसे चंदे को भर रहे हैं जो गायब हो जाता है। आपके विकास दल को स्प्रेडशीट में नए दानदाताओं की खोज करने के बजाय एक ऐसी प्रणाली चलाने की ज़रूरत पड़ती है जो उनके लिए यह काम करती है।

क्या आप CRMConnect, DonorPerfect और ActiveCampaign को काम करते हुए देखना चाहते हैं? एपीआई ऐप पेज देखें.