ActiveCampaign में DonorPerfect डेटा से लाइव प्लेज-ड्राइव बोर्ड डैशबोर्ड

सार्वजनिक रेडियो के लिए चंदा जुटाना एक नेतृत्वकारी अभ्यास है जिसे 72 घंटों में पूरा करना होता है। साल में दो बार चंदा जुटाने के अभियान से ही स्टेशन के अधिकांश समर्थकों की संख्या बढ़ती है। अभियान के दौरान, बोर्ड के कोषाध्यक्ष को हर घंटे के आंकड़े चाहिए होते हैं। अनुदान देने वाली टीम यह जानना चाहती है कि कौन से ऑन-एयर विज्ञापन प्रभावी हो रहे हैं। महाप्रबंधक को यह तय करना होता है कि अभियान को एक दिन के लिए बढ़ाया जाए या नहीं।

लाइव डेटा के अभाव में, ये निर्णय अंतर्ज्ञान और कल के कुल आंकड़ों के आधार पर लिए जाते हैं। डोनरपरफेक्ट की दान रिपोर्ट दिन में ज़्यादा से ज़्यादा एक बार ही प्रकाशित होती है। बोर्ड के कोषाध्यक्ष शाम 4 बजे अपडेट मांगते हैं और उन्हें अगले दिन शाम 5 बजे मिलता है। तब तक दान अभियान उस स्तर से आगे निकल चुका होता है जहां आंकड़ों से कोई खास फर्क नहीं पड़ता।

एक अभियान सामान्य रिपोर्टिंग को क्यों बाधित करता है?

चंदा जुटाने का अभियान आपके धन संग्रह डेटा के लिए सबसे कठिन परीक्षा साबित होता है। दान की मात्रा में अचानक वृद्धि होती है, कोई भी देरी बर्दाश्त नहीं कर सकता, और कई नेता एक ही समय में जवाब चाहते हैं।

डोनरपरफेक्ट रिपोर्ट्स निर्धारित समय पर चलने के लिए बनाई गई हैं, लाइव डिस्प्ले के लिए नहीं। किसी अभियान के दौरान हर पंद्रह मिनट में इन्हें चलाना तकनीकी रूप से तो संभव है, लेकिन व्यवहार में थका देने वाला होता है। किसी एक विश्लेषक द्वारा बनाया गया कस्टम डैशबोर्ड केवल उसी विश्लेषक के लिए काम करता है, और अभियान के दौरान वह विश्लेषक स्टूडियो में होता है, न कि डेस्क पर बैठकर कोषाध्यक्ष के सवालों का जवाब दे रहा होता है। आपके ईमेल और रिपोर्टिंग टूल में डैशबोर्ड की क्षमता तो है, लेकिन वह डोनरपरफेक्ट दान को अपने आप नहीं देख सकता। इसलिए, जिन लोगों को सबसे ज़्यादा आंकड़ों की ज़रूरत होती है, वे ही अंधेरे में काम कर रहे होते हैं।

एक साझा डैशबोर्ड जिसे कमरे में मौजूद सभी लोग पढ़ सकते हैं

डोनरपरफेक्ट और एक्टिवकैंपेन के लिए CRMConnect रियल टाइम में अपडेट होता है, जो किसी भी अभियान के दौरान सबसे महत्वपूर्ण गति है। नए समर्थकों के पंजीकरण, आवर्ती अपग्रेड और एकमुश्त दान डोनरपरफेक्ट में दर्ज होने के कुछ ही सेकंड में दिखाई देते हैं। प्रत्येक दान में उसकी राशि, प्रकार और अभियान-दिवस कोड होता है, जिससे अभियान के दौरान डैशबोर्ड आंकड़ों का विश्लेषण कर सकता है। अभियान समाप्त होने के बाद, समर्थकों द्वारा किए गए दान के मूल्य की गणना डोनरपरफेक्ट में वापस आ जाती है, जिससे आपके विकास निदेशक अभियान के प्रदर्शन को उसी सिस्टम में देख सकते हैं जिसका वे पहले से उपयोग कर रहे हैं।

बोर्ड का दृश्य: चार संख्याएँ

यहां एक उदाहरण दिया गया है। WPRN पब्लिक रेडियो एक काल्पनिक NPR सदस्य स्टेशन है जिसके 18,500 नियमित सदस्य हैं और यह साल में दो बार प्रचार अभियान चलाता है। यह एक वास्तविक स्टेशन नहीं है।

बोर्ड को बीस मापदंडों की आवश्यकता नहीं है। चार मापदंड ही बोर्ड का संपूर्ण दृष्टिकोण प्रस्तुत करते हैं।

प्रति घंटे उपहारों की संख्या, निरंतर बदलती रहती है। पिछले 24 घंटों के लिए प्रति घंटे उपहारों की संख्या की एक पंक्ति, पिछली ड्राइव की समान अवधि के साथ तुलना करके दिखाई जाती है। यह गति को किसी भी अन्य चीज़ से बेहतर ढंग से दर्शाती है।

आज नए दानदाता जोड़े गए हैं। एक काउंटर जो नियमित दान प्राप्त होने पर लगभग वास्तविक समय में बढ़ता है।

नए समर्थकों की औसत मासिक संख्या। आज के नए समर्थकों की संख्या की तुलना इस अभियान के चल रहे औसत और पिछले अभियान के अंतिम आंकड़े से की गई है।

लक्ष्य के मुकाबले कुल राजस्व। धन जुटाने का पैमाना। वह आंकड़ा जिसके बारे में कोषाध्यक्ष आधी रात को महाप्रबंधक को संदेश भेजता है।

पांचवां और छठा मापदंड जोड़ने से कोई फायदा नहीं होता। इससे डैशबोर्ड को पढ़ने में और भी ज्यादा समय लगता है, ठीक उसी समय जब पढ़ने की गति सबसे ज्यादा मायने रखती है।

अंडरराइटिंग का दृष्टिकोण

आपकी अंडरराइटिंग टीम को अलग-अलग तरह के दान तैयार करने की ज़रूरत है, जिनकी हर कुछ घंटों में समीक्षा करके रणनीतिक समायोजन किए जा सकें। ऑन-एयर पिच के ज़रिए दानदाताओं को आकर्षित करना ज़रूरी है, ताकि सुबह की टीम दोपहर की पिचों में उनके सकारात्मक प्रदर्शन के आधार पर बदलाव कर सके। नए दानदाताओं, नियमित दानदाताओं और अपग्रेड करने वाले दानदाताओं के बीच सही विभाजन ज़रूरी है, क्योंकि कुछ पिचें संभावित दानदाताओं को पसंद आती हैं, जबकि कुछ नियमित दानदाताओं को। ऑनलाइन, फ़ोन और मोबाइल के ज़रिए दिए गए दानों के बीच भी सही विभाजन ज़रूरी है, ताकि अगर ऑनलाइन दान में कमी आ रही हो, तो टीम यह जांच सके कि कहीं फ़ॉर्म में कोई खराबी तो नहीं है या ऑडियो प्रोमो कमज़ोर तो नहीं है।

नए समर्थकों का तुरंत स्वागत है

जैसे ही कोई नया समर्थक साइन अप करता है, दान की राशि आपके ईमेल टूल में दिखाई देती है और स्वागत संदेशों की एक श्रृंखला शुरू हो जाती है। पांच मिनट के भीतर, महाप्रबंधक की ओर से एक धन्यवाद संदेश आता है जिसमें समर्थक द्वारा दान की गई राशि और समय सारणी का उल्लेख होता है। दूसरे दिन, सदस्यों के लाभों के साथ "समर्थक परिवार में आपका स्वागत है" संदेश आता है। सातवें दिन, स्टेशन की हालिया रिपोर्टिंग के बारे में पर्दे के पीछे की जानकारी दी जाती है। जो नया समर्थक तीन दिन तक धन्यवाद संदेश का इंतजार करता है, उसके सेवा छोड़ने का जोखिम अधिक होता है।

कुछ मामले देखने लायक हैं

जो दानदाता हर महीने 10 डॉलर से 25 डॉलर तक का दान देते हैं, उन्हें अपग्रेड माना जाता है, नया समर्थक नहीं, और उनकी गिनती अलग से की जाती है ताकि नए समर्थकों की संख्या सटीक बनी रहे। कुछ दानदाता दान अभियान के दौरान अपना दान रद्द कर देते हैं, इसलिए बोर्ड को कुल समर्थकों के साथ-साथ नए समर्थकों की शुद्ध संख्या भी दिखाई देती है। फ़ोन द्वारा दिए गए दान अक्सर एक अलग बैच के माध्यम से देरी से आते हैं, इसलिए डैशबोर्ड संकेत देता है कि फ़ोन नंबरों में देरी हो सकती है। और जो नया समर्थक पंजीकरण के समय ईमेल सेवा बंद करने का विकल्प चुनता है, उसे स्वागत संदेशों की श्रृंखला से स्वचालित रूप से बाहर रखा जाता है।

इसका आपके धन जुटाने पर क्या असर पड़ेगा?

WPRN (18,500 समर्थक, 6.9 मिलियन डॉलर का बजट) जैसे एक उदाहरण स्टेशन के लिए, कल की दान रिपोर्ट से लाइव डैशबोर्ड पर जाने से आमतौर पर प्रत्येक अभियान में दो निर्णय बदल जाते हैं: अभियान को आगे बढ़ाना है या नहीं और ऑन-एयर प्रचार कहाँ करना है। ये दोनों मिलकर अभियान के राजस्व में 5 से 10 प्रतिशत की वृद्धि करते हैं। 400,000 डॉलर के अभियान पर, बेहतर निर्णय तेजी से लेने से प्रति अभियान 20,000 से 40,000 डॉलर की वृद्धि होती है, और यह वृद्धि साल में दो बार होती है।

विश्वास का लाभ मापना कठिन है। कोषाध्यक्ष "क्या हो रहा है" पूछना बंद कर देता है और "हमें आगे क्या करना चाहिए" पूछना शुरू कर देता है। यह बातचीत तभी संभव होती है जब डेटा दोनों व्यक्तियों के सामने एक ही समय पर मौजूद हो।

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