HubSpot में DonorPerfect डेटा से लाइव फंडरेज़िंग बोर्ड डैशबोर्ड

मासिक फंड जुटाने संबंधी बोर्ड रिपोर्ट किसी भी छोटे गैर-लाभकारी संगठन द्वारा तैयार किया जाने वाला सबसे महंगा आवर्ती दस्तावेज़ होता है। पैसों के हिसाब से नहीं, बल्कि घंटों के हिसाब से। आपका विकास निदेशक हर महीने तीन दिन डेटा निकालने, पिवट टेबल बनाने, निष्क्रिय दानदाताओं की सूचियों को रंग के अनुसार व्यवस्थित करने और परिणामों को स्लाइड में पिरोने में व्यतीत करता है। जब तक रिपोर्ट बोर्ड के सामने प्रस्तुत की जाती है, डेटा दो सप्ताह पुराना हो चुका होता है और विकास निदेशक का आधा कार्य सप्ताह बर्बाद हो चुका होता है, जो उन्हें कभी वापस नहीं मिलेगा।

देश भर के हर स्कूल फाउंडेशन, पूर्व छात्र कोष और सामुदायिक फाउंडेशन में यही पैटर्न दोहराया जाता है। बोर्ड को रुझान रेखाएँ, खंड कटौती और लक्ष्य के मुकाबले प्रगति चाहिए। डेटा डोनरपरफेक्ट में मौजूद है। रिपोर्टिंग स्तर पर यह डेटा उपलब्ध नहीं है, इसलिए रिपोर्टिंग का काम किसी व्यक्ति को सौंप दिया गया है।

छोटे स्टोर के लिए स्पष्ट समाधान क्यों उपयुक्त नहीं हैं?

आम तौर पर लोग बिजनेस इंटेलिजेंस टूल खरीदना चाहते हैं। लेकिन उनमें से अधिकतर गैर-लाभकारी संस्थाओं की सीमाओं के कारण विफल हो जाते हैं।

भारी-भरकम BI टूल्स के लिए सीधे डेटाबेस कनेक्शन या एक निर्धारित निर्यात पाइपलाइन के साथ-साथ उनके फॉर्मूले की भाषा में पारंगत किसी व्यक्ति की आवश्यकता होती है। चार लोगों की विकास टीम में आमतौर पर ऐसा व्यक्ति मौजूद नहीं होता।

डोनरपरफेक्ट के मूल डैशबोर्ड में सुधार हुआ है, लेकिन वे दान को उस तरह से विभाजित करते हैं जिस तरह से डोनरपरफेक्ट इसे विभाजित करना चाहता है, न कि उस तरह से जिस तरह से बोर्ड इसे देखना चाहता है। दान को पूर्व छात्रों की सहभागिता या कार्यक्रम में उपस्थिति के साथ संयोजित करने के लिए ऐसे डेटा की आवश्यकता होती है जो डोनरपरफेक्ट से बाहर उपलब्ध हो।

और हाथ से बनाई गई स्प्रेडशीट में जैसे ही कोई कॉलम जोड़ा जाता है, कोई पंक्ति इधर-उधर की जाती है, या कोई नया कोड आता है, वह तुरंत खराब हो जाती है। आप जो भी बनाते हैं, वह खराब हो जाता है, और हर महीने उसे दोबारा बनाने का काम आपके सबसे वरिष्ठ फंडरेज़र को करना पड़ता है।

एक रिपोर्टिंग लेयर जिसके लिए आप शायद पहले से ही भुगतान कर रहे हों।

अधिकांश संस्थानों में पहले से मौजूद सबसे सस्ता डैशबोर्ड हबस्पॉट है। यह मुफ्त रिपोर्ट, सशुल्क डैशबोर्ड और एक अनुमति मॉडल प्रदान करता है जो बोर्ड सदस्यों को बिना किसी ऐसी चीज़ को देखे डैशबोर्ड पढ़ने की अनुमति देता है जिसे उन्हें नहीं देखना चाहिए।

डोनरपरफेक्ट और हबस्पॉट के लिए CRMConnect वित्तीय स्थिति को अद्यतन रखता है: जीवन भर का दान, औसत दान, सबसे बड़ा दान, पहले और आखिरी दान की तारीख, दाता का प्रकार और प्रत्येक दान का पूरा रिकॉर्ड। डैशबोर्ड में आज के दान प्रदर्शित होते हैं, न कि पिछले सप्ताह के निर्यात। जब आप डोनरपरफेक्ट में कोई नया अभियान या अपील जोड़ते हैं, तो आपके हबस्पॉट डैशबोर्ड बिना कुछ दोबारा टाइप किए काम करते रहते हैं। डोनरपरफेक्ट की कोई भी जानकारी, जैसे पूर्व छात्र का कक्षा वर्ष, वर्तमान छात्र के माता-पिता, बोर्ड से संबद्धता, आप हबस्पॉट में सेगमेंटेशन के लिए जोड़ सकते हैं।

बोर्ड अध्यक्ष द्वारा वास्तव में पढ़े जाने वाले छह डैशबोर्ड

यहां एक उदाहरण दिया गया है। नॉर्थब्रुक स्कूल्स फाउंडेशन एक काल्पनिक स्कूल जिला फाउंडेशन है जिसमें 6,500 पूर्व छात्र और पारिवारिक दानदाता हैं। यह एक वास्तविक संगठन नहीं है।

राजस्व बनाम लक्ष्य, वर्ष-दर-वर्ष। एक चार्ट: इस वित्तीय वर्ष का संचयी राजस्व पिछले वर्ष और बोर्ड द्वारा अनुमोदित लक्ष्य के मुकाबले। अधिकांश बोर्ड अध्यक्ष सबसे पहले इसी पर ध्यान देते हैं।

अभियान के अनुसार राजस्व। इस वर्ष के सभी अभियानों का एक क्रमबद्ध तालिका, जिसमें जुटाया गया राजस्व, लक्ष्य, प्राप्त दान, औसत दान और लक्ष्य का प्रतिशत शामिल है। यह वह दृश्य है जिसका उपयोग आपका विकास निदेशक प्रत्येक सोमवार को करता है।

दानदाताओं के वर्ग। दानदाताओं की संख्या का एक ग्रिड: इस वर्ष नए दानदाता, पिछले वर्ष से बरकरार दानदाता, पुनः प्राप्त दानदाता, निष्क्रिय दानदाता, उन्नत दानदाता, अवमूल्यित दानदाता। बोर्ड को गणितीय गणना की आवश्यकता नहीं है। उन्हें यह देखना है कि क्या इस वर्ष नए दानदाताओं की संख्या निष्क्रिय दानदाताओं की संख्या से अधिक है।

प्रमुख दानदाताओं की निगरानी सूची। यह उन दानदाताओं की सूची है जिनका जीवन भर का दान आपके प्रमुख दान की सीमा से अधिक है, लेकिन जिनका अंतिम दान एक वर्ष से अधिक समय पहले हुआ था। ये वे दानदाता हैं जिन्हें ईमेल नहीं, बल्कि व्यक्तिगत संपर्क की आवश्यकता है। प्रत्येक दानदाता को एक विकास अधिकारी सौंपा जाता है, जिसे आगे की कार्रवाई का कार्य दिया जाता है।

नियमित दानदाताओं की स्थिति। सक्रिय दानदाता, औसत मासिक दानदाता, इस माह जोड़े गए दानदाता, इस माह दानदाता खोए, और पुनः प्राप्ति दर। दानदाताओं का आधार आमतौर पर आपकी सबसे अनुमानित आय का स्रोत होता है, और बोर्ड को इसे मासिक रूप से देखना चाहिए।

प्रतिज्ञा और प्रस्ताव प्रक्रिया। विभिन्न चरणों में बड़े दान के अवसर, अगले दो तिमाहियों के पूर्वानुमान के साथ।

इसे बोर्ड के साथ साझा करने का मतलब यह नहीं है कि सभी के लिए एक सीट खरीदनी होगी। डैशबोर्ड को निर्धारित समय पर पीडीएफ ईमेल के रूप में भेजा जा सकता है, या पूरा बोर्ड केवल देखने के लिए एक ही लॉगिन साझा कर सकता है।

अपनी शामें वापस पाना

हर महीने की पाँच तारीख किसी आपातकालीन स्थिति जैसी नहीं लगनी चाहिए। डैशबोर्ड तैयार होने के बाद, बोर्ड सामग्री पहले से मौजूद दृश्यों के स्क्रीनशॉट और एक पृष्ठ के विवरण तक सीमित हो जाती है, जिसे आपका विकास निदेशक तीन दिनों के बजाय 90 मिनट में लिख सकता है। महीने के मध्य में पूछे जाने वाले प्रश्न जैसे "क्या आप उन दानदाताओं की सूची निकाल सकते हैं जिन्होंने पिछले वर्ष $500 और $2,500 के बीच दान दिया था?" का उत्तर पाँच मिनट में मिल जाता है, न कि आधे दिन की पिवट टेबल बनाने में। वार्षिक रिपोर्ट और ऑडिट के लिए, दान की कुल राशि और श्रेणी वर्गीकरण डोनरपरफेक्ट में वापस आ जाते हैं, ताकि वित्त और कार्यक्रम कर्मचारी एक ही संख्या देख सकें।

डैशबोर्ड से क्या-क्या दूर रखना चाहिए

बोर्ड दिखावटी आंकड़ों की ओर आकर्षित होते हैं: ईमेल ओपन रेट, सोशल मीडिया फॉलोअर्स, वेबसाइट सेशन। ऐसा न करें। बोर्ड का काम वित्तीय निगरानी करना है, न कि मार्केटिंग रणनीति बनाना। कैश और दानदाताओं से संबंधित डैशबोर्ड ही रखें। यदि मार्केटिंग कमेटी को जुड़ाव संबंधी डेटा चाहिए, तो उन्हें एक अलग डैशबोर्ड दें। और अनावश्यक कटौती से बचें। तिमाही बोर्ड सत्र के लिए छह डैशबोर्ड पर्याप्त हैं। सातवां और आठवां डैशबोर्ड बैठक को रणनीति समीक्षा के बजाय डेटा समीक्षा में बदल देता है।

इसका आपके धन जुटाने पर क्या असर पड़ेगा?

नॉर्थब्रुक जैसे एक उदाहरण स्वरूप फाउंडेशन (6,500 दानदाता, वार्षिक दान में $2.4 मिलियन) के लिए, मैन्युअल बोर्ड रिपोर्टिंग से लाइव हबस्पॉट डैशबोर्ड पर जाने से कर्मचारियों के समय में आमतौर पर प्रति माह 15 से 20 घंटे की बचत होती है। तीन से पाँच सदस्यों की एक विकास टीम में, इससे लगभग $25,000 से $40,000 की वार्षिक क्षमता वास्तविक धन उगाहने में वापस आ जाती है। इससे भी बड़ा बदलाव बैठक के स्वरूप में ही है: यह "आइए मैं आपको इन आंकड़ों के बारे में बताता हूँ" से बदलकर "यह रुझान है और हम इसके बारे में क्या कर रहे हैं" पर केंद्रित हो जाती है।

क्या आप CRMConnect, DonorPerfect और HubSpot को काम करते हुए देखना चाहते हैं? एपीआई ऐप पेज देखें.