डोनरपरफेक्ट और हबस्पॉट के साथ धार्मिक समुदायों के लिए चार जीवन-चरण ईमेल ट्रैक

एक धार्मिक समुदाय कोई मार्केटिंग समूह नहीं है। यह जीवन के विभिन्न चरणों में, दान करने की अलग-अलग क्षमता वाले और समुदाय के साथ अपने सफर के अलग-अलग पड़ावों पर मौजूद लोगों का एक नेटवर्क है। इसे एक ईमेल सूची की तरह मानना इसकी सारी अहमियत को खत्म कर देता है।

अधिकांश मंडली अंततः वहीं पहुँच जाती हैं। पादरी दल हर महीने हर परिवार को एक व्यक्तिगत संदेश भेजना चाहता है। लेकिन हकीकत यह है कि 540 परिवारों को एक ही सामान्य न्यूज़लेटर भेजा जाता है, जिसमें "प्रिय मित्र" जैसा आशा भरा अभिवादन होता है और कोई खास वर्गीकरण नहीं होता। पिछले हफ्ते शामिल हुए परिवार को भी वही संदेश मिलता है जो उस पुराने दानदाता को मिलता है जिसके परिवार ने तीन पीढ़ियों से दान दिया है। सहभागिता दरें लागत को दर्शाती हैं।

सामान्य संचार से किसी मंडली को नुकसान क्यों होता है?

धार्मिक समुदायों की कुछ विशिष्ट आवश्यकताएं होती हैं जिन्हें एक ही प्रकार का न्यूजलेटर पूरा नहीं कर सकता।

आध्यात्मिक संवेदनशीलता महत्वपूर्ण है। मुश्किल दौर से गुजर रहे परिवार को साल के अंत में आक्रामक तरीके से चंदा नहीं मांगना चाहिए। किसी सदस्य को खोने वाले परिवार को "रविवार को आपकी कमी महसूस हुई" जैसे सामान्य संदेश नहीं मिलने चाहिए। इन क्षणों को सम्मान देने के लिए आवश्यक जानकारी डोनरपरफेक्ट के अंदर मौजूद आध्यात्मिक संदेशों में निहित है, न कि किसी मार्केटिंग प्लेटफॉर्म में।

श्रद्धांजलि भेंट करते समय सावधानी बरतनी चाहिए। किसी के सम्मान में दिया जाने वाला स्मृति उपहार अक्सर शोक संतप्त परिवार के सदस्य द्वारा ही दिया जाता है। धन्यवाद देना, सम्मानित व्यक्ति के परिवार को आभार व्यक्त करना और भविष्य में उनसे संपर्क बनाए रखना, ये सभी चीजें एक सामान्य उपहार से अलग होती हैं।

संचार संबंधी प्राथमिकताएँ अनिवार्य हैं। जो समूह 'संपर्क न करें' या 'केवल ईमेल' जैसी प्राथमिकता को अनदेखा करता है, वह सबसे बुरे तरीके से विश्वास तोड़ रहा है। एक सामान्य न्यूज़लेटर टूल अपने आप इनमें से किसी भी बात का ध्यान नहीं रख सकता, क्योंकि इसके लिए आवश्यक जानकारी डोनरपरफेक्ट में मौजूद है।

व्यापक स्तर पर पादरी देखभाल के साथ संवाद करने का एक तरीका

डोनरपरफेक्ट और हबस्पॉट के लिए CRMConnect को एक संबंधपरक संगठन के डेटा स्वरूप के लिए डिज़ाइन किया गया था, न कि एक लेन-देन संगठन के लिए। दाता प्रकार, सदस्य, आगंतुक, मित्र, विरासत संस्था, ये सभी हबस्पॉट में शामिल हो जाते हैं। साथ ही, मंडली द्वारा पहले से ट्रैक किए जाने वाले लेबल, जैसे युवा मंत्रालय के अभिभावक, गायक मंडल, पिछले 12 महीनों में शोक संतप्त, या पूंजी अभियान दाता, भी शामिल हो जाते हैं। मंत्रालय की रुचियां, परिवार में भूमिका और पादरी देखभाल की स्थिति विभाजन के लिए उपलब्ध होती हैं। संचार प्राथमिकताएं, जैसे ईमेल नहीं, फोन नहीं, डाक नहीं, पसंदीदा तरीका, सभी शामिल हो जाते हैं और बिना किसी अपवाद के उनका सम्मान किया जाता है। और श्रद्धांजलि संबंधी विवरण भी शामिल हो जाते हैं ताकि स्मारक उपहार एक अलग, संवेदनशील प्रक्रिया के माध्यम से भेजे जा सकें।

जीवन के चार चरणों से संबंधित ट्रैक

यहां एक उदाहरण दिया गया है। ग्रेस हिल कांग्रेगेशन एक काल्पनिक समुदाय है जिसमें 950 सदस्य और 540 दानदाता परिवार हैं। यह कोई वास्तविक संगठन नहीं है।

पिछले 12 महीनों में शामिल हुआ नया परिवार। 90 दिनों का स्वागत समारोह, जिसमें परिवार के अपनेपन पर ज़ोर दिया गया, दान देने पर नहीं। मुख्य पादरी का एक संदेश, नए सदस्यों के लिए आयोजित ब्रंच का निमंत्रण, और उन धार्मिक स्थलों का संक्षिप्त दौरा जहाँ परिवार को अपनापन महसूस हो सकता है। दान देने का पहला निमंत्रण 60 दिन बाद ही आता है, और वह भी तब जब परिवार ने किसी कार्यक्रम में भाग लेकर कुछ सक्रिय भागीदारी दिखाई हो।

एक स्थापित दानदाता परिवार, जो एक वर्ष से अधिक समय से नियमित रूप से दान करता आ रहा है। एक मासिक कार्यक्रम जिसमें तीन भाग होते हैं: धार्मिक कैलेंडर से जुड़ा एक आध्यात्मिक संदेश, परिवार द्वारा पसंद किए जाने वाले किसी सेवा कार्य से संबंधित एक कहानी, और प्रत्येक तिमाही में अब तक किए गए दान का संक्षिप्त विवरण। परिवार ने पहले ही दान करने का निर्णय लिया है, इसलिए संदेश में अधिक दान के लिए दबाव डालने के बजाय दान करने के कारण को दोहराया जाता है।

स्थायी दानदाता, निर्धारित सीमा से अधिक दानदाता या स्थायी दान समिति के सदस्य। त्रैमासिक, मुख्यतः व्यक्तिगत संपर्क। वरिष्ठ पादरी द्वारा उपलब्धियों पर व्यक्तिगत संदेश, दानदाताओं के छोटे समूह के कार्यक्रमों में आमंत्रण, और वर्ष के अंत में अपील चक्र के बजाय एक वार्षिक परामर्श। इन परिवारों को कभी भी पहले से तैयार ईमेल नहीं भेजा जाना चाहिए।

पिछले 14 महीनों में कोई दान दर्ज नहीं किया गया है, लेकिन पहले नियमित रूप से दान करते थे। एक सौम्य, गैर-लेनदेन वाली प्रक्रिया: हालचाल पूछना, सप्ताह के मध्य में होने वाली प्रार्थना सभा में आमंत्रित करना और किसी पादरी से फ़ोन पर बात करना। पहले 60 दिनों में दान के लिए कोई अनुरोध नहीं किया जाएगा। उद्देश्य पुनः संपर्क स्थापित करना है, न कि दान की वसूली करना।

एक चैनल मिश्रण जो सीमा का उल्लंघन नहीं करता

ईमेल इन चारों माध्यमों का मुख्य हिस्सा है। टेक्स्ट संदेश केवल उन परिवारों के लिए आरक्षित हैं जिन्होंने स्पष्ट रूप से इसके लिए सहमति दी है, और इन्हें केवल उचित समय पर भेजा जाता है और कभी भी किसी पवित्र दिन या धार्मिक अनुष्ठान के दौरान नहीं भेजा जाता है। प्रत्यक्ष डाक अभी भी दानदाताओं और शोक संतप्त परिवारों के लिए कारगर है, जिसमें हबस्पॉट यह तय करता है कि किसे संदेश प्राप्त होगा और एक प्रिंटिंग पार्टनर इसे प्रकाशित करता है।

श्रद्धांजलि और स्मृति चिन्ह के रूप में दिए जाने वाले उपहारों के लिए अलग से विवरण दिया गया है।

श्रद्धांजलि स्वरूप दिया गया दान दो समानांतर प्रक्रियाओं को क्रियान्वित करता है। दानकर्ता को श्रद्धांजलि के लिए एक मानक धन्यवाद पत्र प्राप्त होता है। सम्मानित व्यक्ति के परिवार को, या यदि दान किसी प्रियजन की स्मृति में दिया गया है तो सम्मानित व्यक्ति को, एक अलग धन्यवाद पत्र प्राप्त होता है, न कि कोई धन जुटाने वाला ईमेल। सम्मानित व्यक्ति का रिकॉर्ड केवल उस दान के आधार पर सामान्य दान प्रक्रिया से अलग रखा जाता है, इसलिए किसी शोक संतप्त परिवार को कभी भी अपील में शामिल नहीं किया जाता है क्योंकि किसी ने उनके प्रियजन की स्मृति में दान दिया है।

शांत समय, छूट के विकल्प और पादरी का निर्णय

तीन नियमों का सख्ती से पालन करना होगा, उन्हें मान लेना उचित नहीं है। जिन परिवारों को चंदा मांगने से मना किया गया है, उन्हें हर तरह के स्वचालित संदेश से बाहर रखा जाएगा। कोई भी स्वचालित संदेश देर रात, रविवार की सुबह या किसी धार्मिक दिवस पर नहीं भेजा जाएगा। और जिन परिवारों में पिछले 12 महीनों में किसी अपने की मृत्यु हुई है, उन्हें चंदा जुटाने से संबंधित कोई भी संदेश नहीं भेजा जाएगा, हालांकि उन्हें पादरी द्वारा किए गए हालचाल के संदेश मिलते रहेंगे। एक भी संदेश भेजने से पहले, इस सुरक्षा कवच को पहले तैयार करें। जब कोई ईमेल पता काम करना बंद कर दे या कोई सदस्यता रद्द कर दे, तो यह जानकारी डोनरपरफेक्ट में दर्ज हो जाएगी, ताकि चर्च प्रशासक ऐसे परिवार को कॉल न करे जिसका ईमेल एक साल से निष्क्रिय है।

यह आपके मिशन के लिए क्यों महत्वपूर्ण है

ग्रेस हिल (540 दानदाता परिवार, 1.1 मिलियन डॉलर का परिचालन बजट) जैसी एक उदाहरण के तौर पर, एक सामान्य न्यूज़लेटर से चार अलग-अलग जीवन-चरणों के न्यूज़लेटर पर जाने से लक्षित संदेशों पर लोगों की सहभागिता सामान्य न्यूज़लेटर की तुलना में काफी बढ़ जाती है। इससे भी महत्वपूर्ण बात यह है कि नवंबर में किसी नए परिवार से साल के अंत में दान मांगने या शोक संतप्त परिवार को कोई वीडियो भेजने जैसी असहजता दूर हो जाती है। इसमें पादरी कर्मचारियों का विवेकपूर्ण निर्णय शामिल होता है, न कि याददाश्त पर निर्भर रहना। यही असली लाभ है: एक ऐसा समुदाय जो खुद को जाना-पहचाना महसूस करता है, न कि जिसे कोई मार्केटिंग का निशाना बनाया जा रहा हो।

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