Mindbody और ActiveCampaign: स्प्रेडशीट को अलविदा कहें और सही सदस्यों को ईमेल भेजें

230 छात्रों वाले कराटे डोजो के बैक ऑफिस में जाइए और आपको कई स्प्रेडशीट मिलेंगी। एक मौजूदा बेल्ट रैंक की, जिसे मुख्य प्रशिक्षक संभालते हैं। एक आगामी बेल्ट परीक्षा के लिए छात्रों की सूची, जिसे सहायक संभालते हैं। एक गियर ऑर्डर, यूनिफॉर्म, स्पैरिंग पैड, हथियार आदि की, जिसे फ्रंट डेस्क संभालता है। एक टूर्नामेंट पंजीकरण की। एक पारिवारिक सदस्यता की, जिसे वह व्यक्ति संभालता है जिसे याद रहता है कि कौन से छात्र भाई-बहन हैं।

इनमें से कोई भी स्प्रेडशीट आपस में जुड़ी नहीं है। इनमें से कोई भी आपके ईमेल टूल को डेटा नहीं भेजती। इसलिए जब डोजो बेल्ट टेस्ट का रिमाइंडर भेजता है, तो यह सभी को जाता है, जिसमें व्हाइट बेल्ट वाले भी शामिल हैं जिनका पहला टेस्ट छह महीने बाद है और ब्राउन बेल्ट वाले बच्चों के माता-पिता भी शामिल हैं जिनका टेस्ट पिछले हफ्ते ही हुआ था। अनसब्सक्राइब करने वालों की संख्या बढ़ती जा रही है। आपके ईमेल पर भरोसा धीरे-धीरे कम होता जा रहा है।

एक काल्पनिक उदाहरण लीजिए। स्टोन पाइन कराटे (उदाहरण के तौर पर), एक ही स्थान पर स्थित कराटे प्रशिक्षण केंद्र है जिसमें 230 छात्र और कई पारिवारिक सदस्य हैं, और इसे ठीक यही समस्या थी। मालिक ने दो बार "सारा डेटा हमारे ईमेल टूल में डालने" की कोशिश की, लेकिन दोनों बार असफल रहा, क्योंकि स्प्रेडशीट और माइंडबॉडी के परिणाम हर बार अलग-अलग थे।

यह पोस्ट उन स्प्रेडशीट को बंद करने और इसके बजाय सटीक, लक्षित सदस्य ईमेल भेजने के बारे में है।

स्प्रेडशीट से आपको वास्तव में कितना खर्च करना पड़ता है

सबसे बड़ा नुकसान समय का है। चार या पाँच स्प्रेडशीट, जिनमें से प्रत्येक को अलग-अलग व्यक्ति द्वारा व्यवस्थित किया जाता है और जिन्हें लगातार अपडेट करने की आवश्यकता होती है, आसानी से कर्मचारियों का चार से छह घंटे का समय प्रति सप्ताह बर्बाद कर देती हैं। इसका मतलब है कि आपकी टीम लगभग 250 घंटे प्रति वर्ष सदस्यों को पढ़ाने या उनकी सेवा करने के बजाय एक मानव डेटाबेस के रूप में काम करने में व्यतीत करती है।

इसका छिपा हुआ नुकसान और भी बुरा है। जब सदस्यों को लगातार ऐसे ईमेल मिलते रहते हैं जो स्पष्ट रूप से उनके लिए नहीं होते, तो वे आपके ईमेल पढ़ना पूरी तरह बंद कर देते हैं या अनसब्सक्राइब कर देते हैं। जब तक आपके पास भेजने के लिए कोई वास्तव में महत्वपूर्ण सूचना होती है, जैसे कि शेड्यूल में बदलाव, किसी काम को पूरा करना या कोई बड़ा प्रमोशन, तब तक आपकी आधी लिस्ट आपको नज़रअंदाज़ कर चुकी होती है। अप्रासंगिक ईमेल मुफ़्त नहीं होते। आप इसके बदले में ऐसा ध्यान खो देते हैं जो कभी वापस नहीं मिल सकता।

आपके पास पहले से मौजूद डेटा का उपयोग करें

Mindbody के पास पहले से ही उन स्प्रेडशीट में दर्ज जानकारी मौजूद है: बेल्ट रैंक, आयु वर्ग, परिवार की सदस्यता, गियर का आकार, टूर्नामेंट में भाग लेने की योग्यता, परीक्षा की तारीखें। CRMConnect यह सारी जानकारी ActiveCampaign में स्वचालित रूप से स्थानांतरित कर देता है और उसे अद्यतन रखता है।

इसका मतलब है कि ActiveCampaign में एक ही सदस्य रिकॉर्ड में सारी जानकारी होती है: छात्र का बेल्ट रैंक, आयु वर्ग, परिवार, सदस्यता शुल्क का भुगतान कौन करता है, यूनिफॉर्म का साइज़, अगली बेल्ट परीक्षा की तारीख और टूर्नामेंट में भाग लेने की योग्यता। एक रिकॉर्ड स्प्रेडशीट की चार पंक्तियों की जगह ले लेता है और यह अपने आप अपडेट होता रहता है।

तीन सूचियाँ जो तीन स्प्रेडशीट का स्थान ले सकती हैं

ActiveCampaign में, तीन सेव्ड लिस्ट बनाएं। प्रत्येक लिस्ट एक स्प्रेडशीट की जगह लेगी, और प्रत्येक लिस्ट खुद को अपडेट करती रहेगी।

बेल्ट टेस्ट रोस्टर। अगले 30 दिनों में बेल्ट टेस्ट देने वाले सभी सक्रिय छात्रों को स्वचालित रूप से शामिल कर लेता है। जिस दिन मुख्य प्रशिक्षक माइंडबॉडी में परीक्षा तिथि निर्धारित करता है, वह छात्र सूची में दिखाई देता है। अब मैन्युअल रूप से रोस्टर अपडेट करने की आवश्यकता नहीं है।

गियर रीऑर्डर। इसमें वे छात्र स्वतः शामिल हो जाते हैं जिनका अंतिम यूनिफॉर्म ऑर्डर नौ महीने से अधिक पहले दिया गया था। इससे उन बच्चों को भी शामिल किया जा सकता है जिनका यूनिफॉर्म शायद छोटा हो गया हो, और इसके लिए हर तिमाही में हर परिवार को परेशान करने की ज़रूरत नहीं पड़ती।

टूर्नामेंट पूल। यह स्वचालित रूप से सही बेल्ट रैंक और आयु वर्ग के टूर्नामेंट के लिए योग्य छात्रों को शामिल करता है। आपका टूर्नामेंट आयोजक पंजीकरण खुलने के समय, हर बार, एक अद्यतन सूची निकालता है।

फिर अभिभावकों के लिए एक और सूची जोड़ें: पारिवारिक सदस्यता से जुड़े भुगतान करने वाले वयस्कों की पारिवारिक संचार सूची। नौ वर्षीय बच्चे के लिए बेल्ट-टेस्ट रिमाइंडर अभिभावक को भेजा जाना चाहिए, न कि बच्चे को, और पारिवारिक संबंध डेटा इसे स्वचालित बना देता है।

ऐसे ईमेल जो अपने आप चलते हैं

उन सूचियों के तैयार हो जाने के बाद, तीन सरल स्वचालित ईमेल अनुक्रम स्थापित करें।

बेल्ट टेस्ट की तैयारी। जब कोई छात्र बेल्ट टेस्ट रोस्टर में शामिल होता है, तो उसे परीक्षा से 30 दिन पहले एक संक्षिप्त श्रृंखला प्राप्त होती है: एक पुष्टिकरण, "क्या उम्मीद करें" संबंधी एक नोट, वर्दी जांच अनुस्मारक, परीक्षा से एक दिन पहले की व्यवस्था और परीक्षा के एक दिन बाद परिणाम संबंधी एक नोट।

गियर रीऑर्डर। जब कोई छात्र गियर रीऑर्डर सूची में शामिल हो जाता है, तो उसे एक साइज-चेक ईमेल प्राप्त होता है जिसमें आपके पास पहले से मौजूद साइज दिखाया जाता है, साथ ही यदि कोई ऑर्डर नहीं आता है तो एक फॉलो-अप ईमेल भी भेजा जाता है।

टूर्नामेंट चक्र। जब कोई छात्र टूर्नामेंट पूल में प्रवेश करता है, तो उसे पंजीकरण शुरू होने, पंजीकरण बंद होने और टूर्नामेंट से एक दिन पहले की व्यवस्थाओं से संबंधित ईमेल प्राप्त होते हैं, और पंजीकरण करने के बाद वह स्वचालित रूप से प्रक्रिया से बाहर हो जाता है।

आप ActiveCampaign के अंदर प्रत्येक छात्र की उपस्थिति के रुझान को भी ट्रैक कर सकते हैं, ताकि मुख्य प्रशिक्षक बिना कोई और स्प्रेडशीट खोले यह देख सकें कि कौन लगातार उपस्थित हो रहा है और कौन अनियमित रूप से अनुपस्थित हो रहा है।

इसका आपके स्टूडियो के लिए क्या मतलब है?

इस पैमाने के प्रशिक्षण केंद्रों में एक प्रतिनिधि कार्यान्वयन में, उन स्प्रेडशीट को बंद करने से कर्मचारियों का लगभग चार से छह घंटे प्रति सप्ताह, यानी लगभग 250 घंटे प्रति वर्ष की बचत होती है। इससे भी महत्वपूर्ण बात यह है कि आपकी टीम स्प्रेडशीट पर भरोसा करना बंद कर देती है और Mindbody को एकमात्र विश्वसनीय स्रोत के रूप में मानने लगती है, जिसका अर्थ है कि Mindbody में मौजूद डेटा अधिक साफ-सुथरा हो जाता है क्योंकि कोई भी उसकी "वास्तविक" प्रतिलिपि अलग से नहीं रखता है।

आपके ईमेल परिणामों में भी तेज़ी से बदलाव आता है। ब्रॉडकास्ट ईमेल पर अनसब्सक्राइब करने की दर आमतौर पर 60 दिनों के भीतर आधी हो जाती है, क्योंकि छात्रों को ऐसे संदेश मिलना बंद हो जाते हैं जो स्पष्ट रूप से उनके लिए नहीं होते। ब्राउन बेल्ट वाले छात्रों को अब व्हाइट बेल्ट वाले छात्रों के लिए तैयार किए गए ओरिएंटेशन ईमेल नहीं मिलते।

स्टोन पाइन के लिए, पहले तिमाही में गियर रीऑर्डर प्रक्रिया ने ही एकीकरण की लागत को पूरा कर दिया। नौ महीने बाद, रीऑर्डर की एक समान दर, जो माता-पिता द्वारा स्वयं ध्यान दिए जाने के कारण 35 प्रतिशत थी, साइज-आधारित रिमाइंडर के कारण बढ़कर 65 से 70 प्रतिशत तक पहुंच गई।

ये आंकड़े उदाहरण मात्र हैं। जिन डोजो में रिकॉर्ड पहले से ही सुव्यवस्थित होते हैं, उनमें समय की बचत कम होती है। वहीं, अव्यवस्थित रिकॉर्ड वाले डोजो में समय की बचत काफी अधिक होती है।

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