माइंडबॉडी और हाईलेवल: अपने स्टूडियो में रविवार के अनुबंध के सुलह-समझौते को समाप्त करें

अनुबंधों को हाथ से ट्रैक करने का साप्ताहिक कर

पर्सनल ट्रेनिंग स्टूडियो का अस्तित्व अनुबंधों पर निर्भर करता है। अनुबंध में ऑटो-पेमेंट की शर्तें, सत्रों की संख्या, नवीनीकरण की तिथि और रद्द करने का प्रावधान होता है। सदस्य के लिए अनुबंध ही एकमात्र महत्वपूर्ण दस्तावेज़ है जब वे यह तय करते हैं कि उन्हें सेवा जारी रखनी है या नहीं। और अधिकांश स्टूडियो में, यह अनुबंध माइंडबॉडी पीडीएफ के रूप में होता है जिसे आपकी टीम के किसी सदस्य को बार-बार आपके मार्केटिंग टूल में कॉपी करना पड़ता है।

काल्पनिक उदाहरण: बेडरॉक परफॉर्मेंस (उदाहरण के तौर पर) एक स्टूडियो है जिसका एक ही स्थान पर आठ प्रशिक्षक और अनुबंध आधारित सदस्यता वाले 220 ग्राहक हैं। हर रविवार रात को, मालिक दो घंटे माइंडबॉडी अनुबंध खोलने और एक-एक करके रिकॉर्ड अपडेट करने में बिताता है: नवीनीकरण तिथि, शेष सत्र, भुगतान की स्थिति। हर हफ्ते दो घंटे, और इसका कोई अंत नहीं दिखता। और मंगलवार तक आंकड़े पहले ही गलत हो जाते हैं, क्योंकि तीन ग्राहकों ने सोमवार को सत्र ले लिए थे।

मैनुअल प्रक्रिया से आपको वास्तव में कितना खर्च करना पड़ता है

अनुबंध केवल एक साधारण संख्या नहीं है। इसमें बिलिंग शेड्यूल, सेशन क्रेडिट की सूची, नवीनीकरण तिथि, भुगतान के प्रयास और रद्द करने की शर्तें शामिल होती हैं। जब आप इसे मैन्युअल रूप से ट्रैक करते हैं, तो सबसे महत्वपूर्ण जानकारी को नज़रअंदाज़ करने की संभावना सबसे अधिक होती है: सदस्य का ऑटो-पे सफल है, पुनः प्रयास कर रहा है या विफल हो गया है।

इसमें एक गणितीय समस्या भी है। बचे हुए सेशन की संख्या खरीदी गई संख्या में से उपयोग किए गए सेशन और पहले से बुक किए गए सेशन को घटाकर निकाली जाती है। यदि आप केवल साइन अप के समय ही जाँच करते हैं, तो यह संख्या कुछ ही दिनों में पुरानी हो जाती है। इसका खामियाजा छूटे हुए रिन्यूअल, देर से पता चलने वाली भुगतान विफलताओं और ऐसे प्रशिक्षक के रूप में सामने आता है जो बिना छानबीन किए यह नहीं बता सकता कि "सारा के पास कितने सेशन बचे हैं"।

आपके अनुबंध का डेटा हमेशा अद्यतन रहेगा, बिना किसी डेटा प्रविष्टि के।

CRMConnect Mindbody से HighLevel तक सभी अनुबंध स्वचालित रूप से सिंक्रनाइज़ रहते हैं। नवीनीकरण तिथि, भुगतान की स्थिति और लाइव सेशन बैलेंस अपने आप HighLevel में आ जाते हैं और सदस्यों द्वारा सेशन बुक करने और उपयोग करने पर अपडेट होते रहते हैं।

प्रत्येक अनुबंध अपने आप में एक रिकॉर्ड बन जाता है, जो उस सदस्य से जुड़ा होता है जिससे वह संबंधित है। यह उन ग्राहकों के लिए महत्वपूर्ण है जिनके पास एक से अधिक सदस्यताएँ हैं, क्योंकि प्रत्येक समझौता अलग और पठनीय रहता है। किसी को भी किसी भी चीज़ का मिलान करने के लिए माइंडबॉडी खोलने की आवश्यकता नहीं होती है। डेटा बिल्कुल सटीक होता है।

यह आपके फ्रंट डेस्क और प्रशिक्षकों के लिए कैसे काम करता है

सेशन बैलेंस वह फ़ील्ड है जो रविवार की दिनचर्या को समाप्त करता है। यह हर बार सेशन बुक होने या पूरा होने पर अपने आप अपडेट हो जाता है। आपके प्रशिक्षक माइंडबॉडी खोले बिना और आपसे पूछे बिना, सदस्य के रिकॉर्ड पर देख सकते हैं कि कितने सेशन बचे हैं।

अनुबंध नवीनीकरण के रिमाइंडर भी अपने आप चलते रहते हैं। अनुबंध समाप्त होने से लगभग 60 दिन पहले, सदस्य को उनके मुख्य प्रशिक्षक की ओर से नवीनीकरण प्रस्ताव के साथ एक शुभकामना संदेश मिलता है। लगभग 45 दिन पहले, यदि उनके पास कई अप्रयुक्त सत्र बचे हैं, तो उन्हें एक दोस्ताना संदेश मिलता है जिसमें उन्हें याद दिलाया जाता है कि "चलिए, हम आपकी बुकिंग करवा देते हैं"। लगभग 30 दिन पहले, सिस्टम उनके प्रशिक्षक के लिए एक कार्य बनाता है ताकि वे अगले सत्र में व्यक्तिगत रूप से नवीनीकरण पर चर्चा कर सकें। अंतिम दो हफ्तों में कुछ और रिमाइंडर भेजे जाते हैं। जैसे ही कोई सदस्य नवीनीकरण करता है, पुराने रिमाइंडर अपने आप बंद हो जाते हैं।

ट्रेनर का काम ही निर्णायक होता है। सिस्टम इसे चिह्नित करता है, ट्रेनर जिम में ट्रेनर से बातचीत करता है, और सदस्यता का नवीनीकरण हो जाता है। किसी को भी पीडीएफ स्टेटस रिपोर्ट के पीछे भागने की ज़रूरत नहीं है।

भुगतान में हुई असफलताओं को उसी दिन पकड़ना

जब किसी सदस्य का ऑटो-पेमेंट विफल हो जाता है, तो समय शुरू हो जाता है। उनका कार्ड एक्सपायर हो चुका होता है, वे सोमवार को आते हैं, काउंटर से उन्हें अंदर जाने दिया जाता है, और विफल भुगतान पर किसी का ध्यान नहीं जाता जब तक कि कई दिनों बाद कोई इसकी समीक्षा नहीं करता। तब तक सदस्य का पूरा वीकेंड खराब हो चुका होता है, उन्हें इसका पछतावा होने लगता है और वे दूसरे विकल्पों की तलाश में जुट जाते हैं।

कॉन्ट्रैक्ट सिंक के साथ, भुगतान विफल होने पर उसी दिन रिकवरी प्रक्रिया शुरू हो जाती है। सदस्य को कार्ड अपडेट करने के लिए एक लिंक के साथ एक संदेश मिलता है। यदि एक दिन बाद भी समस्या का समाधान नहीं होता है, तो उनके ट्रेनर को सूचित किया जाता है कि वे अगले सेशन में इस बारे में अनौपचारिक रूप से बात करें। यदि मामला लंबा खिंचता है, तो आपसे व्यक्तिगत रूप से बात की जाएगी। भुगतान होते ही रिमाइंडर बंद हो जाते हैं और सदस्य को तुरंत पुष्टि मिल जाती है।

उसी दिन भेजा गया संदेश 24 घंटे के भीतर समस्या का समाधान करने और सदस्य खोने के बीच का अंतर हो सकता है। साप्ताहिक भुगतान रिपोर्ट ऐसा नहीं कर सकती। लाइव डेटा ही ऐसा कर सकता है।

220 ग्राहकों के प्रतिनिधि परिणाम

ये केवल उदाहरण के तौर पर ली गई तस्वीरें हैं, वास्तविक ग्राहक की नहीं:

• अनुबंध के मिलान पर मालिक का समय: लगभग 2 घंटे प्रति सप्ताह, पूरी तरह से पुनः प्राप्त।
• प्रशिक्षक द्वारा "कितने सत्र शेष हैं" यह देखने में व्यतीत किया गया समय: समाप्त, क्योंकि यह सदस्य के रिकॉर्ड में दर्ज है।
• मैन्युअल माह-अंत प्रक्रिया के माध्यम से एक सप्ताह के भीतर भुगतान में हुई विफलता की वसूली की दर लगभग 35 से 45 प्रतिशत है।
• उसी दिन टेक्स्ट मैसेज भेजकर भुगतान में हुई विफलता की भरपाई करने की दर 65 से 78 प्रतिशत तक बढ़ जाती है।
• 60 दिनों की अवधि में अनुबंध नवीनीकरण दर में लगभग 5 से 9 प्रतिशत अंकों की वृद्धि हुई, जिसका मुख्य कारण प्रशिक्षक के साथ आमने-सामने की बातचीत थी।

आपके अनुबंध की कीमत और प्रशिक्षक संस्कृति के अनुसार संख्याएँ बदलती हैं। प्रक्रिया नहीं बदलती।

यह आपके मुनाफे के लिए क्यों मायने रखता है

रविवार को अनुबंधों का मिलान करने में लगने वाला समय केवल समय की बर्बादी नहीं है, बल्कि इससे राजस्व का भी नुकसान होता है। पुराने अनुबंध डेटा के कारण नवीनीकरण छूट जाते हैं, भुगतान में विफलताएँ चुपचाप अनुबंध रद्द होने में बदल जाती हैं, और प्रशिक्षक सही समय पर सही बातचीत नहीं कर पाते। जब डेटा लाइव होता है और रिमाइंडर अपने आप चलते हैं, तो आपकी टीम स्प्रेडशीट के बजाय सदस्यों पर ध्यान केंद्रित कर पाती है, और नवीनीकरण संबंधी बातचीत आमने-सामने होती है जहाँ वह वास्तव में पूरी होती है।

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