माइंडबॉडी और कीप: कीप में क्लाइंट डेटा को हाथ से दोबारा बनाना बंद करें

पिछले दो वर्षों में जिन स्टूडियो मालिकों ने अपनी मार्केटिंग को Keap पर स्विच किया है, उनसे पूछिए कि पहला महीना कैसा रहा। वे आपको स्प्रेडशीट, डेटा इंपोर्ट और हर ग्राहक की जानकारी को हाथ से दोबारा बनाने के थकाऊ और धीमी प्रक्रिया के बारे में बताएंगे। लक्ष्य, चोट का इतिहास, पैकेज बैलेंस, महत्वपूर्ण तिथियां - यह सब पहले से ही Mindbody में मौजूद था, और इसे बिल्कुल नए सिरे से बनाना पड़ा।

यदि आप एक ऐसा पर्सनल ट्रेनिंग स्टूडियो चलाते हैं जहाँ हर ट्रेनर अपने क्लाइंट से सीधे तौर पर जुड़ता है, तो प्रत्येक ट्रेनर क्लाइंट के लिए 8 से 15 विवरण ट्रैक करता है: लक्ष्य, शारीरिक संरचना, चोट का इतिहास, प्रशिक्षण संबंधी प्राथमिकताएँ, आहार संबंधी जानकारी, महत्वपूर्ण तिथियाँ, घर पर उपलब्ध उपकरण, समय की पाबंदियाँ। माइंडबॉडी इन सभी विवरणों को संभालता है। कीप अपने आप में खाली होता है। किसी को प्रत्येक विवरण को फिर से बनाना होता है, यह तय करना होता है कि वह कैसा दिखना चाहिए, उसे लेबल करना होता है, और फिर उसे माइंडबॉडी से जोड़ना होता है ताकि वह पूरी तरह से भर जाए।

यह काम धीमा है। एक मेहनती प्रशिक्षक बिल्डिंग, कनेक्शन और टेस्ट इंपोर्ट्स को मिलाकर एक घंटे में शायद चार ही डिटेल्स सेट कर पाता है। अगर इसमें 15 डिटेल्स हों, और फिर जितने प्रशिक्षक अपना अलग व्यू चाहते हों, उन्हें जोड़ दें, तो सिर्फ सेटअप में ही कई दिन लग जाते हैं। ज़्यादातर स्टूडियो आधे रास्ते में ही हार मान लेते हैं और उनके पास एक अधूरा Keap रह जाता है जिस पर किसी को भरोसा नहीं होता।

यहां एक उदाहरण दिया गया है। ग्रेनाइट बे पर्सनल ट्रेनिंग (एक काल्पनिक स्टूडियो), जिसमें 5 प्रशिक्षक और 140 क्लाइंट हैं, ने इसे मैन्युअल रूप से दो बार आजमाया। दोनों प्रयास सेटअप चरण में ही विफल हो गए। प्रशिक्षकों ने दो सप्ताह तक लंच ब्रेक के दौरान क्लाइंट की जानकारी को हाथ से दोबारा बनाने में समय बिताया, उन्हें यह काम बिल्कुल पसंद नहीं आया और वे वापस माइंडबॉडी का उपयोग करने लगे, साथ ही लक्ष्यों को ट्रैक करने के लिए एक स्प्रेडशीट का भी इस्तेमाल करते रहे।

पहले दिन आपका Keap खाता कैसा दिखेगा

CRMConnect Mindbody to Keap आपके लिए क्लाइंट की जानकारी सेट कर देता है। सेटअप के दौरान, यह उन सभी मूलभूत चीज़ों को तैयार कर देता है जिन पर एक वेलनेस व्यवसाय वास्तव में चलता है, इसके लिए किसी मैन्युअल कॉन्फ़िगरेशन की आवश्यकता नहीं होती है।

पहले दिन से ही, आपके Keap खाते को हर ग्राहक के लिए पहले से ही यह जानकारी होती है:

• वे कौन हैं और कहाँ से आए हैं: उनका माइंडबॉडी इतिहास, वर्तमान सदस्यता स्थिति, कुल मुलाकातें, अंतिम मुलाकात की तारीख, उनके द्वारा ली गई सेवा और वे किस कर्मचारी से मिले।
• पैकेज के संबंध में उनकी स्थिति: सदस्यता की समाप्ति तिथि, शेष सत्र, अनुबंध का विवरण और क्या ऑटो-पे सक्रिय है।
• उन्होंने क्या खरीदा है: इंट्रो ऑफर का इतिहास, उनकी आखिरी खरीदारी, राशि और तारीख।
• उनकी सक्रियता का स्तर: पहली विज़िट की तारीख, जीवन भर की कुल विज़िट और जीवन भर की आय।

यह एक सामान्य सेट से कहीं आगे जाता है। आपके स्टूडियो से जुड़ी विशिष्ट जानकारी भी इसमें शामिल हो जाती है। यदि आपका पर्सनल ट्रेनिंग स्टूडियो माइंडबॉडी में क्लाइंट के लक्ष्यों (वजन घटाना, गतिशीलता, ताकत, खेल-विशिष्ट, चोट के बाद की स्थिति) को ट्रैक कर रहा है, तो वह सटीक जानकारी स्वचालित रूप से कीप में आ जाती है। किसी को भी इसे कीप ड्रॉपडाउन में हाथ से टाइप नहीं करना पड़ता।

तो, एक प्रशिक्षक जो पहले दिन क्लाइंट का रिकॉर्ड खोलता है, उसे क्लाइंट के लक्ष्य, चोट संबंधी जानकारी, प्रशिक्षण के पसंदीदा दिन, वर्तमान पैकेज, शेष सत्र, कुल मुलाकातें, पिछली मुलाकात और अगली अपॉइंटमेंट की जानकारी मिल जाती है। वह सब कुछ जो वे पहले एक स्प्रेडशीट पर ट्रैक करते थे, अब मार्केटिंग टूल में उपलब्ध है।

डेटा न केवल पहले दिन सटीक होता है, बल्कि उपयोगी भी क्यों बना रहता है?

पहला दिन आसान होता है। असली चुनौती अगले 12 महीनों में आती है, जब ग्राहक नए पैकेज खरीदते हैं, लक्ष्य हासिल करते हैं, उद्देश्य बदलते हैं और अपनी प्राथमिकताएं अपडेट करते हैं। ग्राहक की जानकारी जो आज सही है और अगले महीने पुरानी हो जाती है, उसका कोई महत्व नहीं है। जो जानकारी हमेशा अपडेट रहती है, वही असल में आपके फॉलो-अप को आगे बढ़ाती है।

CRMConnect अपने आप सब कुछ अपडेट रखता है। जब कोई ग्राहक नया 12-सेशन का पैक खरीदता है, तो उसका पैकेज नाम, बचे हुए सेशन और पिछली खरीदारी की जानकारी Keap में तुरंत अपडेट हो जाती है और उसे सही कैंपेन के लिए टैग कर दिया जाता है। आपके द्वारा सेट किए गए किसी भी रिन्यूअल रिमाइंडर, उपलब्धि पर बधाई या ट्रेनर फॉलो-अप में यह बदलाव दिखाई देता है और उस पर कार्रवाई की जाती है। किसी को भी मैन्युअल रूप से कुछ भी अपडेट करने की आवश्यकता नहीं है।

ग्राहक की जानकारी उपयोगी बनी रहती है क्योंकि वह हमेशा अपडेट रहती है। यही तो मूल उद्देश्य है।

प्रशिक्षक अपनी कार्यसूची कैसे प्राप्त करते हैं

सभी क्लाइंट की जानकारी उपलब्ध होने के बाद, प्रत्येक प्रशिक्षक Keap में अपने स्वयं के व्यू बना सकता है, इसके लिए किसी तकनीकी कार्य की आवश्यकता नहीं है।

एक प्रशिक्षक की दैनिक सूची में उनके सक्रिय ग्राहक अगली अपॉइंटमेंट के अनुसार क्रमबद्ध रूप में दिखाए जाते हैं। नए ग्राहक स्वचालित रूप से जुड़ जाते हैं। जो ग्राहक नियमित रूप से प्रशिक्षण लेना बंद कर देते हैं, वे स्वतः ही सूची से हट जाते हैं।

रिन्यूअल लिस्ट में उन क्लाइंट्स को दिखाया जाता है जिनके तीन या उससे कम सेशन बचे हैं, और उन्हें ट्रेनर के अनुसार ग्रुप किया जाता है, ताकि प्रत्येक ट्रेनर अपनी रिन्यूअल पाइपलाइन देख सके।

एक माइलस्टोन सूची उन ग्राहकों को चिह्नित करती है जिन्होंने 100 विज़िट पूरी कर ली हैं लेकिन अभी तक उन्हें बधाई नहीं दी गई है। इससे स्वचालित रूप से बधाई और उपहार कार्ड भेजने की प्रक्रिया शुरू हो जाती है, जो स्टूडियो की ग्राहक बनाए रखने की एक महत्वपूर्ण प्रक्रिया बन जाती है।

एक चोट निगरानी सूची उन खिलाड़ियों को दिखाती है जिनके पास सक्रिय चोट संबंधी रिकॉर्ड हैं और जिन्होंने पिछले सप्ताह प्रशिक्षण लिया था, ताकि मुख्य प्रशिक्षक उन लोगों की पहचान कर सके जिन्हें अनुवर्ती फॉर्म-चेक बातचीत की आवश्यकता है।

इसके लिए किसी तकनीकी सेटअप की आवश्यकता नहीं है। प्रशिक्षकों को स्प्रेडशीट रखने की भी आवश्यकता नहीं है। विवरण स्वतः भर जाते हैं। सूचियाँ स्वतः अपडेट हो जाती हैं।

इसका आपके स्टूडियो के लिए क्या मतलब है?

इस आकार के स्टूडियो में एक उदाहरण स्वरूप प्रयोग करने पर, स्वयं सेटअप करने में लगने वाला मैन्युअल सेटअप कार्य (5 प्रशिक्षकों के लिए प्रति प्रशिक्षक 4 से 6 घंटे, साथ ही 8 से 12 घंटे का प्रशासनिक कार्य) घटकर लगभग एक घंटे के कॉन्फ़िगरेशन तक सीमित हो जाता है। इस प्रकार, केवल सेटअप के दौरान ही प्रशिक्षक और प्रशासनिक कार्य में लगने वाले लगभग 30 से 40 घंटे का समय तुरंत बच जाता है।

इसके बाद भी बचत जारी रहती है। जब आप कोई नया प्रोग्राम लॉन्च करते हैं, तो आपको वापस जाकर कुछ भी दोबारा बनाने की ज़रूरत नहीं पड़ती। Mindbody में एक नया "मोबिलिटी मंडेज़" वर्कशॉप अपने आप Keap में जुड़ जाता है जैसे ही लोग इसे खरीदते हैं, Keap को किसी को छूने की ज़रूरत नहीं पड़ती।

ग्रेनाइट बे के लिए असली जीत प्रशिक्षकों द्वारा पहली बार Keap का उपयोग करना था। दो बार मैन्युअल सेटअप में असफल होने के बाद, तीसरा प्रयास सफल रहा क्योंकि प्रशिक्षकों को सेटअप स्वयं नहीं करना पड़ा। जिन ग्राहकों की जानकारी वे साइड स्प्रेडशीट पर ट्रैक कर रहे थे, उनके लक्ष्य और चोट संबंधी सभी विवरण सही सलामत प्राप्त हुए।

ये आंकड़े केवल उदाहरण के तौर पर हैं। आपके द्वारा बचाया जाने वाला समय इस बात पर निर्भर करता है कि आप माइंडबॉडी में पहले से ही ग्राहक की कितनी जानकारी रखते हैं और वह जानकारी कितनी सटीक है।

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