Mindbody और Klaviyo: शुरुआती दौर में ही ड्रॉप-ऑफ करने वाले छात्रों को पकड़कर स्विम स्कूल में पुनः नामांकन को बचाएं

मौसमी कार्यक्रमों में पुनः नामांकन के समय परिवार क्यों कम हो जाते हैं?

तैराकी स्कूल, बच्चों के मार्शल आर्ट कार्यक्रम, संगीत अकादमी, और ऐसे सभी कार्यक्रम जो सीजन के अनुसार चलते हैं, उन सभी में एक ही पैटर्न होता है: आठ से बारह सप्ताह का सत्र, सत्र के अंत में सख्त अंतिम तिथि, और एक अभिभावक जो चार अन्य गतिविधियों और अंशकालिक नौकरी के बीच तालमेल बिठा रहा होता है। यदि अंतिम तिथि से दो सप्ताह पहले आप उस अभिभावक का ध्यान आकर्षित नहीं कर पाते हैं, तो वह स्थान प्रतीक्षा सूची में शामिल परिवार को मिल जाता है और उनका बच्चा अगले सत्र में वापस नहीं आ पाता है।

यहां एक उदाहरण दिया गया है। टाइडपूल स्विम एकेडमी (एक काल्पनिक तैराकी स्कूल) एक 620 बच्चों का कार्यक्रम है जो एक इनडोर पूल में मौसमी सत्र आयोजित करता है। पुनः नामांकन प्रक्रिया स्वयं ठीक है। समस्या शुरुआत में ही है। जो परिवार बीच में ही पढ़ाई छोड़ देते हैं (लगातार दो बार नामांकन रद्द करना, छुट्टी पर जाना, या बीमारी के कारण एक सप्ताह का अवकाश) उन्हें कहीं भी चिह्नित नहीं किया जाता है। नामांकन खुलने से एक सप्ताह पहले सभी को एक ही तरह का पुनः नामांकन का संदेश भेजा जाता है। जिन बच्चों के पढ़ाई छोड़ने का सबसे अधिक खतरा होता है, उन्हें कभी भी विशेष रूप से प्रोत्साहित करने का प्रयास नहीं किया जाता है।

मैनुअल प्रक्रिया से आपको क्या नुकसान होता है

माइंडबॉडी को यहाँ की हर महत्वपूर्ण बात पता है। हर क्लास की अटेंडेंस लिस्ट होती है। हर कैंसलेशन का टाइमस्टैम्प होता है। हर एनरोलमेंट की शुरुआत और समाप्ति तिथि होती है। समस्या यह है कि इनमें से कोई भी जानकारी आपके मार्केटिंग टूल तक समय पर नहीं पहुँच पाती, जिससे कार्रवाई करना मुश्किल हो जाता है।

फ्रंट डेस्क शुक्रवार को "तीन या अधिक कक्षाएं छूटने" की रिपोर्ट निकालता है, जिसे सोमवार को मार्केटिंग कोऑर्डिनेटर को सौंप दिया जाता है, जो बुधवार तक एक सूची तैयार करता है। तब तक रद्द करने की समय सीमा समाप्त हो चुकी होती है। जिस परिवार को छूट की उम्मीद थी, उसे या तो कुछ नहीं मिला, या बहुत देर से मिला।

इसलिए मैन्युअल प्रक्रिया की लागत केवल सूचियाँ बनाने में लगने वाले घंटों तक ही सीमित नहीं है। इसमें वे पुनः नामांकन भी शामिल हैं जो आप हर सत्र में चुपचाप खो देते हैं क्योंकि चेतावनी के संकेत कभी उन लोगों तक नहीं पहुँचे जो उन पर कार्रवाई कर सकते थे।

CRMConnect किस प्रकार अंतर को पाटता है?

CRMConnect Mindbody से Klaviyo तक, यह आपके मार्केटिंग को आपकी कक्षाओं में वास्तव में क्या हो रहा है, उससे अवगत रखता है। API ऐप की तीन चीजें यह काम करती हैं:

• क्लास सिंक और अटेंडेंस ट्रैकिंग की मदद से क्लावियो आगामी बुकिंग, उपस्थिति और रद्द होने की जानकारी से अपडेट रहता है।
• रीयल-टाइम क्लाइंट प्रोफाइल सिंक से माता-पिता के संपर्क रिकॉर्ड संरेखित रहते हैं, जिसमें प्रत्येक बच्चे की नामांकन स्थिति भी जुड़ी रहती है।
• विज़िट ट्रैकिंग दैनिक आधार पर हाल की विज़िट का मिलान करती है, इसलिए किसी छूटी हुई कक्षा का फ्लो गलती से उस कक्षा पर ट्रिगर नहीं होता जिसमें बच्चा वास्तव में उपस्थित था।

क्लावियो की ओर से अभिभावक का ईमेल पता ही मुख्य आधार है। जिन बच्चों के पास अपना ईमेल पता नहीं होता (जो इस उम्र के लगभग सभी बच्चों के साथ होता है), वे अभिभावक के खाते से जुड़ जाते हैं, जिससे हर संदेश उस वयस्क तक पहुंचता है जो वास्तव में क्लास बुक करता है।

गिरावट आने से पहले ही अस्थिरता को संभालना

आपको जो पहला फ्लो चाहिए, वह छोटा होना चाहिए और उसका लक्ष्य डगमगाहट होना चाहिए, न कि चट्टान तक पहुंचना। यह इस तरह काम करता है:

यह प्रक्रिया तब शुरू होती है जब कोई क्लास रद्द हो जाती है, और इसे अगले 24 घंटों के भीतर होने वाली क्लास तक सीमित कर दिया जाता है। यह 4 घंटे का इंतजार करती है, ताकि बीमार बच्चे के माता-पिता को अचानक परेशानी न हो। फिर यह एक ईमेल भेजती है जिसमें लिखा होता है, "हमने अगले सप्ताह के लिए आपकी सीट सुरक्षित कर ली है", और बच्चे की अगली निर्धारित क्लास की तारीख और समय पहले से ही दर्ज कर दिया जाता है।

फिर यह जाँचता है कि उस परिवार ने पिछले 30 दिनों में कितनी बार बुकिंग रद्द की है। एक बुकिंग रद्द होना मामूली बात है, इसलिए प्रक्रिया वहीं समाप्त हो जाती है। दो या अधिक बुकिंग रद्द होना एक संकेत है, इसलिए प्रक्रिया दो दिन बाद दूसरे ईमेल के साथ जारी रहती है: बच्चे के कोच की ओर से एक नोट, जिसमें वैकल्पिक क्लास का विकल्प दिया जाता है। यह लक्षित समाधान है जो सामान्य ईमेल कभी नहीं कर सकते।

इसका ब्रांचिंग सिस्टम ही इसे उपयोगी बनाता है। एक बार कैंसिल करने का कोई मतलब नहीं है। लेकिन एक महीने में तीसरी बार कैंसिल करने का मतलब कुछ है, और आपके सेव करने के प्रयास में यह दिखना चाहिए।

पुनः नामांकन विंडो की प्रक्रिया

दूसरी प्रक्रिया प्रति सत्र में एक बार चलती है, और केवल सीमा रेखा पर स्थित परिवारों के विरुद्ध ही लागू होती है।

यह पुनः नामांकन खुलने से 14 दिन पहले शुरू होता है, और केवल सक्रिय रूप से नामांकित बच्चों पर ही ध्यान केंद्रित करता है। फिर यह परिवारों को इस आधार पर विभाजित करता है कि उनके बच्चे ने इस सत्र में कितनी अच्छी तरह से भाग लिया है:

• 80 प्रतिशत या उससे अधिक उपस्थिति: एक मानक "अपनी सीट सुरक्षित करें" ईमेल।
• 50 से 80 प्रतिशत: कोच के नोट और एक त्वरित चेक-इन सर्वेक्षण के साथ "हमने कुछ अनुपस्थित कक्षाओं को देखा है" वाला एक ईमेल।
• 50 प्रतिशत से कम मामलों में: कोई ईमेल नहीं भेजा जाता। ऐसे परिवारों को व्यक्तिगत कॉल के लिए मुख्य कोच से संपर्क कराया जाता है, और उन्हें फ्रंट डेस्क डैशबोर्ड पर चिह्नित कर दिया जाता है।

एक हफ्ते बाद, यह प्रक्रिया उन सभी लोगों को संदेश भेजना बंद कर देती है जिन्होंने पहले ही पुनः नामांकन करा लिया है, और उन सभी लोगों को अंतिम अनुस्मारक भेजती है जो अभी भी असमंजस में हैं, अंतिम तिथि से 48 घंटे पहले।

“ईमेल छोड़ें, कोच से संपर्क करें” वाला हिस्सा वह है जिसे ज़्यादातर ऑटोमेशन छोड़ देता है। सबसे कम उपस्थिति वाले परिवारों को एक और ईमेल की ज़रूरत नहीं होती। उन्हें एक इंसान की ज़रूरत होती है। टूलिंग निर्णय नहीं लेती। यह केवल यह सुनिश्चित करती है कि सही परिवारों को ही कोच मिले।

इसका आपके स्कूल पर क्या प्रभाव पड़ेगा?

ये उदाहरण स्वरूप प्रस्तुत की गई संयुक्त छवियां हैं, वास्तविक ग्राहक की छवि नहीं:

• संक्रमण फैलने से पहले पुनः नामांकन दर: लगभग 65 से 70 प्रतिशत।
• उपस्थिति-आधारित प्रवाह के साथ पुनः नामांकन दर: 75 से 82 प्रतिशत की सीमा तक वृद्धि, मुख्य रूप से 50 से 80 प्रतिशत उपस्थिति वाले समूह से, जिन्हें पहले केवल सामान्य सूचना मिलती थी।
• प्रत्येक सत्र में फ्रंट-डेस्क द्वारा सूचियाँ बनाने में लगने वाला समय: लगभग 6 से 8 घंटे, जो पूरी तरह से पुनः प्राप्त हो जाता है।
• “क्या मेरे बच्चे के पिछले हफ्ते स्कूल न आने के बाद किसी ने मुझसे संपर्क किया?” अभिभावकों की ये शिकायतें काफी कम हो गई हैं, क्योंकि किसी ने ऐसा किया।

आपकी वास्तविक सफलता आपके आधारभूत स्तर, आपकी मूल्य निर्धारण प्रणाली और इस बात पर निर्भर करती है कि मुख्य कोच वास्तव में निर्णय लेता है या नहीं। CRMConnect आपको सही समय पर सही सूची उपलब्ध कराता है।

यह आपके मुनाफे के लिए क्यों मायने रखता है

मौसमी कार्यक्रमों की सफलता या विफलता पुनः नामांकन की अंतिम तिथि पर निर्भर करती है। प्रत्येक सत्र में कुछ अतिरिक्त प्रतिशत नामांकन से सीटों की संख्या में उल्लेखनीय वृद्धि होती है और खाली सीटों की जगह प्रतीक्षा सूची बन जाती है। शुरुआती दौर में ही हिचकिचा रहे परिवारों को संभालना और उन्हें बचाने का वास्तविक प्रयास करना ही इन अंकों का स्रोत है।

क्या आप CRMConnect Mindbody से Klaviyo को क्रियान्वित होते देखना चाहते हैं? एपीआई ऐप पेज देखें.