Mindbody और Shopify: अपने आंकड़ों को सटीक रूप से मिलाएं

महीने के अंत में पूरा दिन क्यों बर्बाद हो जाता है?

एक ऐसे वेलनेस ब्रांड की कल्पना कीजिए जो रिटेल काउंटर और शॉपिफाई स्टोरफ्रंट दोनों के माध्यम से सप्लीमेंट्स और कपड़े बेचता है। हर तिमाही में, टैक्स फाइलिंग में थोड़ी-थोड़ी गड़बड़ी हो जाती है। प्रति ऑर्डर कुछ सेंट की गड़बड़ी, लेकिन ये मिलकर अकाउंटेंट के लिए तिमाही सिरदर्द बन जाती है और अकाउंटेंट के साथ तनावपूर्ण बहस का कारण बनती है।

इसका कारण Shopify या Mindbody नहीं है। बल्कि इन दोनों के बीच का अंतर है। हर सिस्टम का टैक्स कैलकुलेट करने और डिस्काउंट देने का अपना तरीका है। जब कोई बिक्री एक सिस्टम से दूसरे सिस्टम में ट्रांसफर होती है, तो कुल योग या तो दोबारा कैलकुलेट किया जाता है (जो मूल रसीद से मेल नहीं खाता) या फिर टैक्स के विवरण के बिना कॉपी किया जाता है (इसलिए अकाउंटेंट को संख्याओं को हाथ से दोबारा भरना पड़ता है)। दोनों ही मामलों में, बिक्री प्रक्रिया में देरी होती है।

इस समस्या का एक रूप आपके ग्राहकों को भी देखने को मिलता है। एक ग्राहक ऑनलाइन $40 का सप्लीमेंट खरीदता है और उसे एक रसीद मिलती है जिसमें टैक्स की कुल राशि अलग लिखी होती है। बाद में वह उसे काउंटर पर लौटा देती है। माइंडबॉडी रिफंड टैक्स की गणना थोड़ी अलग तरीके से करती है और उसे $39.83 वापस देती है। वह इस बात पर ध्यान देती है, कारण पूछती है, लेकिन आपके कर्मचारियों के पास इसका कोई संतोषजनक जवाब नहीं होता। छोटी-मोटी गड़बड़ियां उम्मीद से कहीं ज्यादा तेजी से विश्वास को कम कर देती हैं।

मैनुअल प्रक्रिया से आपको वास्तव में कितना खर्च करना पड़ता है

अधिकांश सामान्य कनेक्टर्स टैक्स और डिस्काउंट को एक ही संख्या मानते हैं। वे एक टैक्स टोटल और एक डिस्काउंट टोटल दिखाते हैं। यह तब ठीक है जब सभी आइटम पर एक ही तरह से टैक्स लगता है और डिस्काउंट पूरे ऑर्डर पर एक निश्चित प्रतिशत के रूप में मिलता है। लेकिन यह तब गड़बड़ हो जाता है जब एक आइटम पर टैक्स लगता है और दूसरे पर नहीं, या जब मेंबर डिस्काउंट केवल रिटेल पर लागू होता है, सेवाओं पर नहीं, या जब स्टूडियो में मेंबर रेट के ऊपर ऑनलाइन प्रोमो कोड लागू होता है।

अस्थायी समाधानों में छोटी-छोटी, लेकिन महंगी गलतियाँ हो जाती हैं। मद और उप-योग सही दिखते हैं, लेकिन कुल योग में 47 सेंट का अंतर होता है। इसे प्रति माह 800 ऑर्डर से गुणा करें, तो आपका लेखापाल हर तिमाही में 375 डॉलर के अंतर को ठीक करने में लगा रहता है।

बिक्री कर से जुड़े मामले आपके व्यवसाय के लगभग सभी अन्य पहलुओं से कहीं अधिक जटिल होते हैं। जैसे कि कार्ट में एक कर योग्य और एक कर-मुक्त वस्तु होना। यह कि आपकी कीमतों में कर शामिल है या आप इसे अलग से जोड़ते हैं। ऐसे क्षेत्र जहां राज्य, काउंटी और शहर के कर एक साथ जुड़ जाते हैं। कर-मुक्त ग्राहक, जैसे कि गैर-लाभकारी संस्था के सदस्य। जहां गणना को राउंड ऑफ किया जाता है। इनमें से प्रत्येक का एक सही उत्तर होता है, और अधिकांश मिडलवेयर इनमें से कम से कम एक का उत्तर गलत देते हैं। जब हिसाब-किताब मेल नहीं खाता है, तो आपका अकाउंटेंट ठीक यही गलत उत्तर पाता है।

शॉपकनेक्ट दोनों पक्षों को ईमानदार कैसे बनाए रखता है

ShopConnect का सटीक कर और छूट फ़ीचर वह महत्वपूर्ण चीज़ है जो इस समस्या को हल करती है। कर और छूट एकमुश्त राशि के रूप में नहीं, बल्कि प्रत्येक आइटम पर अलग-अलग लागू होते हैं। Shopify के एक ऑर्डर में तीन कर योग्य आइटम और एक कर-मुक्त आइटम होने पर Mindbody में प्रत्येक आइटम पर सही कर के साथ चार लाइनें दिखाई देती हैं। आपके काउंटर पर लागू की गई सदस्य छूट Shopify रिकॉर्ड में सही आइटमों पर सही ढंग से वितरित दिखाई देती है।

पर्दे के पीछे, शॉपकनेक्ट माइंडबॉडी और शॉपिफाई में मौजूद विभिन्न टैक्स टेबल, डिस्काउंट नियमों और राउंडिंग व्यवहार को एक साथ लाता है, उन्हें लगातार लागू करता है, और ऐसे कुल योग लिखता है जो एक-एक पैसे तक सटीक होते हैं।

छूटों में भी यही जालसाजी होती है। Shopify का प्रोमो कोड प्रतिशत छूट, एक निश्चित राशि की छूट या एक खरीदने पर एक मुफ्त छूट हो सकता है। Mindbody सदस्य छूट किसी मूल्य विकल्प, श्रृंखला या अनुबंध से जुड़ी हो सकती है। दोनों प्रणालियाँ एक ही विचार को पूरी तरह से अलग-अलग तरीकों से प्रस्तुत करती हैं। ShopConnect इन दोनों के बीच अनुवाद करता है, प्रत्येक आइटम पर सही नियम लागू करता है और एक रसीद तैयार करता है जो ग्राहक द्वारा वास्तव में भुगतान की गई राशि से बिल्कुल मेल खाती है। धनवापसी भी इसी तरह उलट जाती है, इसलिए आंशिक धनवापसी और एकल-आइटम धनवापसी भी सही रहती हैं।

आपके द्वारा लिया गया निर्णय सिंक हो जाएगा

दोनों सिस्टमों के बीच होने वाले लेन-देन पर आपका पूरा नियंत्रण रहता है। आप Mindbody में अपनी कर श्रेणियां एक बार सेट करते हैं (कर योग्य खुदरा बिक्री, कर-मुक्त सेवाएं, इत्यादि), और Shopify उन्हें अपने आप अपना लेता है। आप Mindbody में अपने सदस्यों के लिए विशेष छूट बनाते हैं, और सही खरीदारों को ऑनलाइन सही कीमत अपने आप मिल जाती है। आप यह भी चुन सकते हैं कि टिप्स, खाता भुगतान और हाउस अकाउंट Shopify में शामिल हों या नहीं। अधिकांश स्टूडियो ऑनलाइन स्टोरफ्रंट में टिप्स शामिल नहीं करते हैं।

जब आप इसे पहली बार चालू करते हैं, तो शॉपकनेक्ट पिछले महीने की जाँच करता है और उन सभी बिक्री को चिह्नित करता है जिनमें दर्ज कर अपेक्षित कर से भिन्न होता है। आमतौर पर ऐसी कुछ ही बिक्री होती हैं, जो एकीकरण शुरू होने से पहले की होती हैं। इसके बाद, आपके अकाउंटेंट को हर महीने एक निर्यात रिपोर्ट मिलती है जो शॉपिफाई और माइंडबॉडी दोनों के लिए सटीक कर का विवरण देती है, और आपके अकाउंटेंट की तिमाही समीक्षा बैठक के बजाय ईमेल के माध्यम से होती है।

340 सदस्यों पर प्रतिनिधि समय की बचत हुई

यहां एक उदाहरण दिया गया है। छह स्थानों पर मौजूद एक वेलनेस ब्रांड को प्रति माह 800 ऑर्डर मिलते हैं, जिनमें से लगभग 55/45 का अनुपात खुदरा और ऑनलाइन बिक्री में है। ShopConnect पर स्विच करने के बाद, जिसमें प्रत्येक आइटम पर टैक्स और छूट की सटीक जानकारी मिलती है, महीने के अंत में खातों और बिक्री के बीच का अंतर सामान्य 1.2 से 1.8 प्रतिशत से घटकर 0.05 प्रतिशत से भी कम हो जाता है (लगभग यही अनुमान है)। मासिक क्लोजिंग में अकाउंटेंट का समय लगभग छह घंटे से घटकर एक घंटे से भी कम हो जाता है। अकाउंटेंट तिमाही समीक्षा को मीटिंग के बजाय ईमेल के माध्यम से करने लगता है।

टैक्स फाइलिंग से जुड़े कई फायदे हैं, जिन्हें बताना जरूरी है। अगर आप कई राज्यों में बिक्री करते हैं, तो गलत डेटा के कारण टैक्स संबंधी जटिलताएं तेजी से बढ़ जाती हैं। आपके अकाउंटिंग टूल में आइटम-दर-आइटम टैक्स का साफ-सुथरा ब्यौरा होने से तिमाही फाइलिंग एक ऐसी रिपोर्ट बन जाती है जिसे आप डाउनलोड कर सकते हैं, न कि कोई जांच जिसे आपको खुद करना पड़े। साथ ही, आपको ऑडिट से बचाव का मौका भी लगभग मुफ्त में मिल जाता है, क्योंकि हर जानकारी एक वास्तविक बिक्री से जुड़ी होती है जिसका टैक्स रिकॉर्ड ज्ञात होता है।

यह आपके मुनाफे के लिए क्यों मायने रखता है

टैक्स और छूट आइटम स्तर पर दर्ज होते हैं, ऑर्डर स्तर पर नहीं। इन्हें एक ही संख्या मानकर गणना करने से अंततः आपके अकाउंटेंट को गलत जानकारी मिलेगी। केवल कुल योग पर ही नहीं, बल्कि आइटम-दर-आइटम मिलान करें, क्योंकि मिलान किया गया कुल योग उन त्रुटियों को छिपा सकता है जो एक-दूसरे को रद्द कर देती हैं। सेटअप का सबसे सस्ता घंटा वह है जो आपके अकाउंटेंट को मेमो लिखने से बचाता है। टैक्स का विवरण एक बार सही कर लें, फिर वह हमेशा सही रहेगा।

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