Mindbody और QuickBooks: मासिक डेटा प्रविष्टि के बिना हर बिक्री को सिंक करें

मैनुअल बहीखाता पद्धति की छिपी हुई लागत

एक ऐसे वेलनेस ब्रांड की कल्पना कीजिए जिसका कई स्थानों पर विस्तार है और जो लेखांकन के लिए QuickBooks Online का उपयोग करता है। Mindbody की प्रत्येक बिक्री (खुदरा, सेवाएं, सदस्यता, टिप्स, खाता भुगतान) को QuickBooks में सही ढंग से, सही खाते में, सही कर प्रबंधन के साथ और सही स्थान के लिए दर्ज किया जाना चाहिए।

आज अकाउंटेंट हर महीने माइंडबॉडी की बिक्री रिपोर्ट एक्सपोर्ट करता है, उसे स्प्रेडशीट में फॉर्मेट करता है और क्विकबुक्स में इम्पोर्ट करता है। इस प्रक्रिया में हर महीने प्रति लोकेशन एक पूरा दिन लगता है। ब्रांड के चार लोकेशन हैं। यानी हर महीने अकाउंटेंट के चार दिन डेटा एंट्री में खर्च होते हैं।

कैश फ्लो की स्पष्टता सबसे बड़ा चूका हुआ अवसर है। मासिक क्लोजिंग के साथ, ब्रांड को अपने वास्तविक राजस्व की जानकारी तीन सप्ताह देरी से मिलती है। भर्ती, मार्केटिंग खर्च और बड़ी खरीदारी से संबंधित निर्णय पुराने डेटा के आधार पर लिए जाते हैं। बिक्री को तुरंत क्विकबुक्स में दर्ज करने से मालिक और नियंत्रक को वर्तमान कैश स्थिति का पता चलता है, जिस पर वे इस सप्ताह कार्रवाई कर सकते हैं, न कि अगले महीने।

मासिक आयात की वास्तविक लागत क्या है

बुनियादी एकीकरण बिक्री को एकमुश्त राशि के रूप में प्रस्तुत करते हैं, जिससे आपके लेखाकार को आवश्यक प्रत्येक वस्तु का विस्तृत विवरण नहीं मिल पाता। अनुकूलित समाधान आमतौर पर मैपिंग तो सही कर लेते हैं, लेकिन जैसे ही ब्रांड कोई नई सेवा या नया स्थान जोड़ता है, वे विफल हो जाते हैं।

सदस्यता लेखांकन में सरल दृष्टिकोण सबसे बड़ी विफलता का कारण बनता है। मासिक सदस्यता भुगतान एकमुश्त नहीं, बल्कि सदस्यता अवधि के दौरान अर्जित किया जाता है। एक 12 महीने का अनुबंध जिसका भुगतान अग्रिम रूप से किया जाता है, उसे 12 महीनों में अर्जित किया जाता है। अधिकांश बुनियादी एकीकरण पूर्ण भुगतान को तुरंत रिकॉर्ड कर लेते हैं, जिससे इस महीने का राजस्व अधिक दिखाया जाता है और वर्ष के अंत में लेखांकन में गड़बड़ी पैदा हो जाती है।

AppConnect बिक्री होते ही उसे कैसे स्ट्रीम करता है

AppConnect का सेल्स और लाइन आइटम्स कनेक्टर Mindbody की हर बिक्री को QuickBooks Online में तुरंत पहुंचा देता है। हर बिक्री की पूरी जानकारी उपलब्ध होती है: अलग-अलग आइटम, कीमत, टैक्स, छूट, स्थान और भुगतान विधि। हर आइटम QuickBooks में सही खाते में और सही स्थान पर दर्ज होता है।

आपके अकाउंटेंट को मासिक बैच इंपोर्ट के बजाय एक अद्यतन, सटीक क्विकबुक्स लेजर मिलता है।

AppConnect तात्कालिक बिक्री (खुदरा बिक्री, ग्राहक, टिप) और आवर्ती या अनुबंध राजस्व के बीच अंतर रखता है। समय के साथ अर्जित होने वाली धनराशि को सही जगह पर रखा जा सकता है और उचित मासिक किस्तों में दर्ज किया जा सकता है, जिससे आपके बही-खातों में राजस्व की सही पहचान दर्ज हो जाती है और नियंत्रक को महीने के अंत में मैन्युअल प्रविष्टियाँ करने की आवश्यकता नहीं पड़ती।

रिफंड प्रक्रिया को पूरा करते हैं। माइंडबॉडी में जारी किया गया रिफंड मूल प्रविष्टि के उलट प्रक्रिया के रूप में दर्ज होता है, जिसमें मूल बिक्री का संदर्भ दिया जाता है, जिससे ऑडिट ट्रेल साफ-सुथरा रहता है। रिफंड अब महीने के अंत में होने वाला अप्रत्याशित झटका नहीं रहता, बल्कि एक सुव्यवस्थित और निरंतर प्रक्रिया बन जाती है।

सरल शब्दों में यह कैसे काम करता है

आप सेल्स और लाइन आइटम्स कनेक्टर को चालू करते हैं, और उसके बाद माइंडबॉडी की हर बिक्री अपने आप क्विकबुक्स ऑनलाइन में दर्ज हो जाती है। हर आइटम को उसके रिटेल, सर्विस, मेंबरशिप आदि के आधार पर सही खाते से जोड़ा जाता है, और बिक्री सही स्थान और टैक्स प्रबंधन के साथ दर्ज हो जाती है। अगर कोई बिक्री मिलान नहीं हो पाती (जैसे कोई नया उत्पाद प्रकार), तो एक अलर्ट जारी होता है ताकि आपका अकाउंटेंट उसी दिन उसका निपटान कर सके।

पहले महीने के लिए, नए लाइव स्ट्रीम को उस डेटा के साथ-साथ चलाना फायदेमंद होगा जिसे अकाउंटेंट मैन्युअल रूप से तैयार करता। दोनों में सहमति होनी चाहिए। किसी भी असहमति की जांच की जाती है और मैपिंग को और सटीक बनाया जाता है। एक एक्सेप्शन अलर्ट (किसी भी बिक्री के पोस्ट न होने, बिना मैपिंग वाले नए आइटम, या टैक्स त्रुटि के लिए स्लैक पर सूचना) अकाउंटेंट को महीने के अंत में समस्याओं का पता लगाने के बजाय उसी दिन उनका समाधान करने में मदद करता है।

प्रतिनिधि बहीखाता संबंधी घंटों की बचत 4 स्थानों पर हुई

यहां एक काल्पनिक उदाहरण दिया गया है। चार स्थानों पर मौजूद एक वेलनेस ब्रांड हर महीने लगभग 3,400 लेनदेन करता है। QuickBooks में बिक्री डेटा को स्ट्रीम करने के बाद, Mindbody से QuickBooks में मासिक डेटा आयात करने में लगने वाला अकाउंटेंट का समय लगभग 32 घंटे से घटकर 3 घंटे से भी कम हो जाता है (केवल ऑडिट और अपवाद प्रबंधन के लिए)। महीने के अंत में क्लोजिंग का समय लगभग एक सप्ताह कम हो जाता है। QuickBooks में प्रत्येक आइटम के टैक्स विवरण को सुरक्षित रखने के कारण टैक्स फाइलिंग की सटीकता में सुधार होता है।

ऑडिट की विश्वसनीयता में काफी सुधार होता है। QuickBooks में हर लेन-देन Mindbody की एक विशिष्ट बिक्री से जुड़ा होता है, जिसमें आइटम, स्थान, भुगतान विधि और कर विवरण जैसी सभी जानकारी सटीक रूप से दर्ज होती है। साल के अंत में होने वाले ऑडिट तेजी से और सुव्यवस्थित तरीके से होते हैं। अकाउंटिंग फर्म को कम घंटों का बिल देना पड़ता है, जो कि एकीकरण से होने वाला उसका अपना लाभ है।

यह आपके मुनाफे के लिए क्यों मायने रखता है

वर्तमान लेखांकन, मासिक बैच लेखांकन से हर मायने में बेहतर है: सटीकता, समयबद्ध समापन और आपके द्वारा लिए गए निर्णयों की गुणवत्ता। प्रत्येक मद का विस्तृत विवरण आपके बहीखातों में होना चाहिए, क्योंकि एकमुश्त राशि जमा करने से आपके लेखाकार को आवश्यक जानकारी नहीं मिल पाती। और कई स्थानों पर कारोबार करने वाले ब्रांड के लिए प्रत्येक बिक्री को उसके स्थान के साथ दर्ज करना अनिवार्य है। डेटा जहां QuickBooks में दर्ज होता है, वहीं से इसे सही करें, इससे आगे आने वाली हर रिपोर्ट विश्वसनीय होगी।

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