क्लिनीको और सेल्सफोर्स: एक संबद्ध स्वास्थ्य क्लिनिक के लिए 90 दिनों का राजस्व पूर्वानुमान

एक वित्त प्रबंधक द्वारा हर सोमवार को स्प्रेडशीट में पूर्वानुमान को फिर से तैयार करना इस बात का स्पष्ट संकेत है कि व्यवसाय अपने पूर्वानुमान उपकरणों से आगे निकल चुका है। एक निश्चित आकार के बाद, स्प्रेडशीट अब उपयोगी उपकरण नहीं रह जाती, बल्कि एक बाधा बन जाती है।

एक उदाहरण लेते हैं: साउथबैंक इंटीग्रेटेड हेल्थ, एक काल्पनिक बड़ा क्लिनिक है जिसमें फिजियोथेरेपी, आहार विज्ञान, मनोविज्ञान और व्यायाम शरीर विज्ञान के 19 चिकित्सक हैं और इसका वार्षिक राजस्व लगभग 3.1 मिलियन डॉलर है। वित्त प्रबंधक हर सोमवार को 90 दिनों का पूर्वानुमान हाथ से तैयार करता है। इनवॉइस का प्रबंधन क्लिनिको के पास है। पाइपलाइन का प्रबंधन सेल्सफोर्स के पास है। किसी को भी इस पूर्वानुमान पर पूरा भरोसा नहीं है। वित्त पोषित देखभाल योजनाओं के कारण बिल योग्य गतिविधियों की एक अतिरिक्त परत जुड़ जाती है जिसे स्प्रेडशीट में ठीक से प्रबंधित नहीं किया जा सकता। नेतृत्व की बैठकों में हर मंगलवार का काफी समय इस बात पर बहस करने में व्यतीत होता है कि कौन सा आंकड़ा सही है, बजाय इसके कि सही आंकड़े के आधार पर कार्रवाई की जाए।

सोमवार की स्प्रेडशीट आपको क्यों रोक रही है?

इतने बड़े पैमाने पर स्प्रेडशीट के माध्यम से किया गया पूर्वानुमान तीन मोर्चों पर विफल रहता है:

• यह जल्दी बासी हो जाता है। यह बनने के समय सटीक होता है और एक दिन के भीतर ही पुराना हो जाता है।
• इसे काटने में समय लगता है। चिकित्सक या सेवा क्षेत्र के आधार पर बदलाव करने में घंटों लग जाते हैं, और कॉलम के नामकरण पर कभी सहमति नहीं बनती।
• यह वित्त पोषित योजना की सीमाओं को पूरा नहीं करता है। वित्तपोषित देखभाल योजनाओं में बिल की अधिकतम सीमा निर्धारित होती है। स्प्रेडशीट शायद ही कभी इसे सही ढंग से दर्शाती है, इसलिए यह या तो पहले से निर्धारित सीमा से अधिक वित्तपोषित राजस्व का अनुमान लगाती है, या आगामी नवीनीकरणों का कम अनुमान लगाती है।

इसका नतीजा यह है कि नेतृत्व भविष्यवाणियों पर अमल करने के बजाय उन पर बहस करता रहता है। असली लागत वित्त प्रबंधक के काम के घंटों में नहीं है, हालांकि वे भी महत्वपूर्ण हैं। असली लागत फैसलों में आने वाली देरी में है।

अन्य दृष्टिकोण क्यों अपर्याप्त साबित होते हैं?

क्लिनीको और सेल्सफोर्स के बीच अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर लगाने से आपको टैक्स-ग्रेड राजस्व आंकड़े तो मिल जाते हैं, लेकिन परिचालन पूर्वानुमान नहीं मिलता, क्योंकि अकाउंटिंग का दृष्टिकोण पहले से जारी किए गए इनवॉइस पर आधारित होता है, न कि पहले से बुक की गई नियुक्तियों पर। क्लिनीको एक्सपोर्ट पर एक स्टैंडअलोन रिपोर्टिंग डैशबोर्ड नेतृत्व को एक चार्ट तो देता है, लेकिन सेल्सफोर्स के भीतर कोई कार्यक्षेत्र नहीं देता, जहां बिक्री पाइपलाइन और कार्यक्रम की गतिविधियां पहले से मौजूद होती हैं। और पूर्वानुमान को एक अलग टूल में विभाजित करने से दो ऐसे सिस्टम बन जाते हैं जो आपस में असंगत हैं।

स्वतः अद्यतन होने वाला पूर्वानुमान कैसे काम करता है

जब CRMConnect, Cliniko को Salesforce से जोड़ता है, तो आपके Cliniko इनवॉइस और अपॉइंटमेंट, सेशन लिमिट और बिलिंग कैप जैसी केयर-प्लान जानकारी के साथ, Salesforce में अपने आप आ जाते हैं। आपका पूर्वानुमान तीन लेयर्स पर बनी Salesforce रिपोर्ट बन जाता है और यह अपने आप अपडेट होती रहती है। सोमवार को रीबिल्ड करने की ज़रूरत नहीं पड़ती।

तीन परतें:

पुष्टिकृत राजस्व। इस अवधि में भुगतान किए गए बिल। यह राशि पहले से ही मान्यता प्राप्त है।

राजस्व प्राप्त होने की प्रबल संभावना है। निर्धारित अवधि में बुक की गई और उपस्थित हुई नियुक्तियों की संख्या, आपकी ऐतिहासिक दर से गुणा की जाती है जिसके अनुसार आप उपस्थित हुई नियुक्ति को भुगतान किए गए बिल में परिवर्तित करते हैं, साथ ही लंबित चालानों को इस आधार पर भारित किया जाता है कि उनका भुगतान कितनी विश्वसनीयता से होता है।

नवीकरणीय, क्षमता-सीमित राजस्व। सक्रिय वित्तपोषित देखभाल योजनाओं में, अनुमानित राजस्व को योजना के तहत अभी भी बिल योग्य राशि तक सीमित रखा गया है। यही सबसे महत्वपूर्ण पहलू है: वित्तपोषित योजनाओं की एक सीमा होती है, और अनुमान कभी भी उस सीमा से आगे नहीं बढ़ना चाहिए।

एक बार ये तीनों स्तर स्थापित हो जाने पर, आप पूर्वानुमान को चिकित्सक और सेवा श्रेणी (प्रारंभिक मूल्यांकन, अनुवर्ती जांच, समूह कार्यक्रम, पैकेज) के आधार पर विभाजित कर सकते हैं। यही वह दृष्टिकोण है जो नेतृत्व को यह दिखाता है कि पूर्वानुमान कहाँ केंद्रित है और कहाँ क्षमता निष्क्रिय पड़ी है।

रिपोर्टिंग की लय

लीडरशिप टीम को एक साप्ताहिक पूर्वानुमान भेजें जो बिना किसी मैन्युअल बदलाव के अपने आप अपडेट हो जाए। वित्त विभाग के साथ मासिक आधार पर पूर्वानुमान और वास्तविक स्थिति की तुलना करते हुए, कुछ सप्ताह पहले के पूर्वानुमान की समीक्षा करें। इसी तुलना से पूर्वानुमान की सटीकता बढ़ती जाती है।

इससे आपको क्या मिलेगा

साउथबैंक जैसी क्लीनिक में, तीन-स्तरीय सेल्सफोर्स पूर्वानुमान लागू होने के बाद, पूर्वानुमान की सटीकता स्प्रेडशीट के 75 से 82 प्रतिशत के आधारभूत स्तर से बढ़कर 90 प्रतिशत के आसपास पहुंच जाती है। इससे वित्त प्रबंधक को प्रति सप्ताह 4 से 6 घंटे का समय बच जाता है। नेतृत्व पूर्वानुमान पर बहस करना बंद कर देता है और उस पर अमल करना शुरू कर देता है। साथ ही, वित्तपोषित राजस्व का अनुमान सही लगाया जाता है, न कि अधिक या कम, जो कई संबद्ध स्वास्थ्य क्लीनिकों में पूर्वानुमान त्रुटि का सबसे बड़ा कारण होता है।

वित्तपोषित योजनाओं का जिम्मेदारीपूर्वक प्रबंधन करना

वित्तपोषित देखभाल योजनाओं की ट्रैकिंग ही इस पूर्वानुमान को सटीक बनाती है, लेकिन इसके साथ एक ज़िम्मेदारी भी आती है। योजना, वित्तपोषण स्रोत और रोगी की पात्रता स्थिति संवेदनशील परिचालन विवरण हैं, न कि विपणन डेटा। इन्हें वित्त और परिचालन रिपोर्टों में प्रदर्शित करें। इन्हें विपणन रिपोर्टों से दूर रखें। चूंकि आप प्रत्येक जानकारी को साझा करने का निर्णय स्वयं लेते हैं, इसलिए आप इस सीमा को स्पष्ट रूप से निर्धारित कर सकते हैं।

यह आपके क्लिनिक के लिए क्यों महत्वपूर्ण है

जब पूर्वानुमान मैन्युअल रूप से दोबारा बनाया जाता है, तो वह एक स्नैपशॉट होता है जो मंगलवार तक गलत हो जाता है और बुधवार तक विवाद का विषय बन जाता है। लेकिन जब इसे सेल्सफोर्स के अंदर मौजूद लाइव क्लिनिको इनवॉइस, अपॉइंटमेंट और फंडेड-प्लान लिमिट के आधार पर बनाया जाता है, तो यह एक वर्तमान, विश्वसनीय आंकड़ा होता है जिसके आधार पर नेतृत्व स्टाफिंग, क्षमता और विकास की योजना बना सकता है। आपका वित्त प्रबंधक अब सिर्फ स्प्रेडशीट ऑपरेटर नहीं रह जाता, बल्कि एक विश्लेषक बन जाता है।

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