क्लिनीको और सेल्सफोर्स: देखें कि कौन से रेफरल चैनल आपके ओटी नेटवर्क को फंड करते हैं

जब रेफरल Salesforce के माध्यम से आते हैं लेकिन इलाज Cliniko में होता है, तो नेतृत्व यह नहीं देख पाता कि वास्तव में कौन से चैनल व्यवसाय को वित्त पोषित कर रहे हैं। प्रवेश समन्वयक रेफरल देखता है। शेड्यूलर अपॉइंटमेंट देखते हैं। इनके बीच का संबंध कोई नहीं देख पाता, इसलिए कोई भी उस प्रश्न का उत्तर नहीं दे पाता जो अगले वर्ष के साझेदारी निवेश को निर्धारित करता है: कौन से रेफरल चैनल वास्तव में पूर्ण देखभाल योजनाएँ तैयार करते हैं।

एक उदाहरण लेते हैं: मेरिडियन ऑक्यूपेशनल थेरेपी ग्रुप, एक काल्पनिक क्षेत्रीय प्रदाता जिसके 6 क्लीनिक, 28 ऑक्यूपेशनल थेरेपिस्ट (ओटी) हैं और रेफरल बेस में बीमा कंपनियां, जनरल प्रैक्टिशनर, स्कूल डिस्ट्रिक्ट और सेल्फ-रेफरल शामिल हैं। इंटेक टीम सेल्सफोर्स में काम करती है। शेड्यूलिंग और क्लिनिकल परिणाम क्लिनिको में मौजूद हैं। नेतृत्व को यह पता नहीं चल पाता कि कौन से रेफरल चैनल पहले आकलन को पूरा करने में परिवर्तित होते हैं, देखभाल योजनाओं को पूरा करने की बात तो दूर की है। चैनल निवेश के निर्णय अंतर्ज्ञान के आधार पर लिए जाते हैं।

जहां तस्वीर टूटती है

छह क्लीनिकों के नेटवर्क में एक सामान्य प्रक्रिया इस प्रकार है: फैक्स, पोर्टल या फोन के माध्यम से रेफरल प्राप्त होता है; रेफरल समन्वयक रेफरल स्रोत का उल्लेख करते हुए एक Salesforce रिकॉर्ड बनाता है; रेफरल को एक क्लीनिक में असाइन किया जाता है; उस क्लीनिक में रोगी का Cliniko में पंजीकरण किया जाता है; Cliniko में अपॉइंटमेंट निर्धारित किए जाते हैं; और उपचार Cliniko में होता है। Salesforce रिकॉर्ड और Cliniko रोगी दो अलग-अलग रिकॉर्ड हैं जिनका आपस में कोई सीधा संबंध नहीं है। रेफरल का पहला मूल्यांकन पूरा हुआ या नहीं, और देखभाल योजना पूरी हुई या नहीं, यह जानकारी केवल Cliniko से प्राप्त डेटा से मैन्युअल रूप से ही प्राप्त की जा सकती है।

मैनुअल तरीके से काम करने पर आपको क्यों अनिश्चितता का सामना करना पड़ता है

रेफरल को एक दिशा में क्लिनिको में भेजना और तिमाही निर्यात वापस लेना आपको पुरानी और अधूरी जानकारी देता है। जब तक निर्यात का मिलान होता है, तब तक इनटेक टीम को फिर से प्रशिक्षित करने या रेफरल साझेदारी को समायोजित करने का समय बीत चुका होता है। इससे भी बड़ी समस्या यह है कि रेफरल स्रोत शायद ही कभी पूरी तरह से सुरक्षित रहता है। यह सेल्सफोर्स रिकॉर्ड में तो रहता है, लेकिन क्लिनिको रोगी के रिकॉर्ड में विश्वसनीय रूप से रिपोर्ट करने योग्य जानकारी के रूप में दर्ज नहीं हो पाता। इसलिए, मैन्युअल निर्यात भी "रेफरल चैनल द्वारा पूर्ण देखभाल योजनाएँ" का उत्तर नहीं दे सकता।

क्लोज्ड-लूप रेफरल ट्रैकिंग कैसे काम करती है

जब CRMConnect, Cliniko को Salesforce से जोड़ता है, तो प्रवेश के समय बनाया गया Salesforce रिकॉर्ड मरीज़ से जुड़ा रहता है और उनकी पूरी यात्रा के दौरान Cliniko की लाइव गतिविधि से समृद्ध होता रहता है। अपॉइंटमेंट की स्थिति (बुक किया गया, पहुंचे, अनुपस्थित, रद्द) के साथ Salesforce में आ जाती है। देखभाल संबंधी जानकारी (रेफरल स्रोत, रेफर करने वाला चिकित्सक, महत्वपूर्ण चरण, सत्र सीमा) भी आ जाती है। अब आपकी Salesforce रिपोर्ट रेफरल चैनल के आधार पर समूहबद्ध हो सकती हैं और उन चीज़ों को गिन सकती हैं जो वास्तव में मायने रखती हैं: पहले पहुंचे आकलन और पूर्ण देखभाल योजनाएं।

आप निम्नलिखित व्यवस्था कर सकते हैं:

प्रत्येक रोगी के लिए एक संबंधित रिकॉर्ड। क्लिनिको में रोगी के प्रवेश और रहने की जानकारी सेल्सफोर्स रिकॉर्ड में आपस में जुड़ी हुई है। क्लिनिको की ओर से सही किया गया फ़ोन नंबर, अपडेट किया गया पता, या कोई डुप्लिकेट फ़ाइल मर्ज करना, इनमें से कोई भी जानकारी सेल्सफोर्स में वापस आ जाती है।

सेल्सफोर्स में लाइव अपॉइंटमेंट गतिविधि। सेल्सफोर्स में प्रत्येक अपॉइंटमेंट अपने मरीज, चिकित्सक, क्लिनिक, प्रकार और स्थिति के साथ दिखाई देता है, और स्थिति में परिवर्तन कुछ ही मिनटों में हो जाते हैं।

चैनल एट्रिब्यूशन रिपोर्ट। रेफरल स्रोत के आधार पर समूह बनाएं। प्रत्येक चैनल के लिए: प्राप्त रेफरल, अपॉइंटमेंट बुक किए गए मरीज, पहले मूल्यांकन के लिए पहुंचे मरीज, पूर्ण देखभाल योजना वाले मरीज और कुल बिल। यह वह रिपोर्ट है जो नेतृत्व को पहले कभी नहीं मिली।

लागत-समायोजित चैनल प्रदर्शन। यदि आप प्रत्येक चैनल के लिए साझेदारी या विपणन व्यय को ट्रैक करते हैं, तो रिपोर्ट में प्रति पहले मूल्यांकन की लागत और प्रति पूर्ण देखभाल योजना की लागत दिखाई जा सकती है, न कि केवल प्रति रेफरल की लागत।

बिना श्रेय खोए रूटिंग। प्रत्येक अपॉइंटमेंट के साथ उसका निर्धारित क्लिनिक जुड़ा होता है, इसलिए किसी नए रेफरल को भौगोलिक स्थिति, विशेषज्ञता या बीमाकर्ता के आधार पर आपके 6 क्लिनिकों में से सही क्लिनिक में भेजा जा सकता है, जबकि मूल रेफरल स्रोत जुड़ा रहता है।

आप आमतौर पर क्या पाते हैं

मेरिडियन के प्रोफाइल से मेल खाने वाला नेटवर्क आमतौर पर पहली तिमाही के भीतर ही यह पाता है कि जिन एक या दो रेफरल चैनलों को वे मजबूत मानते थे, वे वास्तव में पूर्ण देखभाल योजनाओं के मामले में औसत दर्जे के हैं (रेफरल तो बहुत हैं, लेकिन मूल्यांकन में रूपांतरण दर कम है), जबकि एक छोटा चैनल चुपचाप सबसे अधिक मूल्यवान रोगियों को आकर्षित कर रहा है। यह एक ऐसी साझेदारी-निवेश संबंधी बातचीत है जो नेतृत्व पहले नहीं कर सकता था। इंटेक कोऑर्डिनेटर को रिपोर्ट को हाथ से दोबारा बनाने की आवश्यकता नहीं रहती। क्षेत्रीय निदेशक को पूर्ण देखभाल योजनाओं, बिल किए गए राजस्व और प्रति चैनल लागत के साथ एक ही सेल्सफोर्स डैशबोर्ड मिलता है, जो वास्तविक समय में अपडेट होता रहता है।

रेफरल को सही क्रम में भेजना, बिना प्रक्रिया को बाधित किए।

एक गलती जिससे बचना ज़रूरी है: जब आप किसी मरीज़ को दूसरे क्लिनिक में भेजते हैं, तो नए क्लिनिक में नया रिकॉर्ड न बनाएँ। इससे रेफरल का मूल स्रोत नष्ट हो जाता है। इसके बजाय, Salesforce में मूल रिकॉर्ड को बनाए रखें और केवल क्लिनिक का नाम बदल दें। इससे मरीज़ क्लिनिको में सही क्लिनिक में दर्ज हो जाएगा और रेफरल का स्रोत भी नहीं बदलेगा।

आपके नेटवर्क के लिए यह क्यों महत्वपूर्ण है

रेफरल बिजनेस, जिसका कन्वर्जन रेट स्पष्ट नहीं है, वह साझेदारी में लगने वाले समय और पैसे को सिर्फ अनुमान लगाने में बर्बाद कर रहा है। जब क्लिनिको के उपचार परिणाम सेल्सफोर्स में रेफरल स्रोत से जुड़ जाते हैं, तो "कौन से चैनल वास्तव में हमें फंड देते हैं" एक डैशबोर्ड पर एक संख्या बन जाती है, बहस का मुद्दा नहीं। आप उन साझेदारियों में निवेश करते हैं जो पूर्ण देखभाल योजनाएं तैयार करती हैं, और आप उन साझेदारियों पर प्रयास करना बंद कर देते हैं जो केवल रेफरल उत्पन्न करती हैं।

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