क्लिनीको और सेल्सफोर्स: एक बहु-क्लिनिक खेल चिकित्सा समूह के लिए नेटवर्क रिपोर्टिंग

कई क्लीनिकों वाले खेल चिकित्सा नेटवर्क में सबसे मुश्किल रिपोर्ट वो होती है जिसे नेतृत्व सबसे ज़्यादा चाहता है, लेकिन वो कभी बन ही नहीं पाती। हर क्लीनिक अपना क्लिनिको शेड्यूल चलाता है। हर अनुबंधित टीम अपनी रिपोर्ट चाहती है। नेतृत्व पूरे नेटवर्क का एक व्यापक अवलोकन चाहता है। पाँच अलग-अलग स्रोतों से इन सभी जानकारियों को एक साथ जोड़ना एक ऐसा प्रोजेक्ट है जिसे हर तिमाही टाल दिया जाता है, क्योंकि हर बार इसमें बहुत ज़्यादा मैन्युअल काम लगता है और इसे करना उचित नहीं लगता।

एक उदाहरण लेते हैं। मान लीजिए कि एपेक्स स्पोर्ट्स मेडिसिन नेटवर्क एक काल्पनिक समूह है जिसके 2 राज्यों में 5 क्लीनिक, 24 चिकित्सक और दो पेशेवर खेल टीमों के साथ अनुबंध हैं। प्रत्येक क्लीनिक, प्रत्येक अनुबंधित टीम और नेटवर्क नेतृत्व सभी एक ही मूल डेटा का अलग-अलग विश्लेषण चाहते हैं। 5 अलग-अलग क्लिनिको निर्यात से उन रिपोर्टों को निकालना और उन्हें मैन्युअल रूप से मिलाना धीमा और त्रुटिपूर्ण है। यही वह रिपोर्ट है जिस पर नेतृत्व टीम अनुबंधों और क्लीनिक स्तर पर निवेश के निर्णय लेने के लिए निर्भर करता है।

5 अलग-अलग शेड्यूल पर 5 क्लीनिक चलाने की छिपी हुई लागत

पांच क्लीनिक और 24 चिकित्सकों वाले एक नेटवर्क में एक सामान्य माह में लगभग 2,800 से 3,500 अपॉइंटमेंट, 1,200 से 1,500 इनवॉइस और अनुबंधित टीमों और व्यक्तिगत रेफरल के माध्यम से 30 से 50 सक्रिय वित्तपोषित मामले होते हैं। प्रत्येक क्लीनिक अपना डेटा निर्यात करता है। प्रत्येक अनुबंधित टीम की रिपोर्ट में उस टीम के खिलाड़ियों को फ़िल्टर करना शामिल है। नेटवर्क व्यू का अर्थ है सभी पांच निर्यातों में चिकित्सक और क्लीनिक की पहचान का मिलान करना, क्योंकि एक ही चिकित्सक दो क्लीनिक में काम कर सकता है और एक ही क्लीनिक एक से अधिक टीमों को सेवाएं प्रदान कर सकता है।

इन सभी कार्यों को हाथ से करने में हर महीने डेढ़ से ढाई दिन का समय लग जाता है। गलतियाँ बढ़ती जाती हैं, और रिपोर्ट तैयार होते ही पुरानी हो जाती है।

क्लिनीको और सेल्सफोर्स के बीच तालमेल बने रहने पर यह कैसे काम करता है

CRMConnect Cliniko to Salesforce आपके चिकित्सकों, क्लिनिक स्थानों, नियुक्तियों और बिलों को एक ही Salesforce वातावरण में लाता है और उन्हें स्वचालित रूप से अपडेट रखता है। जितने भी क्लिनिको शेड्यूल इसमें शामिल हों, प्रत्येक चिकित्सक और प्रत्येक स्थान एक स्थिर पहचान के साथ दर्ज होते हैं। नियुक्तियाँ और बिल सही चिकित्सक और सही क्लिनिक से जुड़े हुए आते हैं। नेटवर्क-व्यापी, क्लिनिक-स्तरीय और अनुबंधित-टीम रिपोर्ट सभी एक ही डेटा सेट पर आधारित डैशबोर्ड बन जाते हैं।

एक बार की सेटअप प्रक्रिया महत्वपूर्ण है। एकीकरण चालू होने पर, चिकित्सक और क्लिनिक की पहचान एक बार में ही हो जाती है, इसलिए दो क्लिनिकों में काम करने वाले चिकित्सक का रिकॉर्ड एक ही होता है, दो नहीं, और क्लिनिक के नाम मानकीकृत हो जाते हैं ताकि नेटवर्क सही ढंग से समूह बना सके। यह एक बार का कॉन्फ़िगरेशन कार्य है जिसका लाभ बाद के प्रत्येक रिपोर्टिंग चक्र में मिलता है।

एक बार यह व्यवस्था हो जाने के बाद, रिपोर्टें अपने आप तैयार हो जाती हैं:

• चिकित्सकों का दृष्टिकोण: उपस्थित होने वाले अपॉइंटमेंट, अनुपस्थिति दर, प्रति सत्र औसत बिल, पुनः बुकिंग दर और प्रत्येक चिकित्सक के घंटों का पूर्ण उपयोग।
• क्लिनिक का दृष्टिकोण: उपयोग, नए रोगियों की प्राप्ति, औसत केस अवधि, प्रति चिकित्सक राजस्व और अनुबंधित टीम की गतिविधि में हिस्सेदारी।
• अनुबंधित टीम का दृष्टिकोण: देखे गए एथलीट, दिए गए सत्र, केस माइलस्टोन प्रगति और खेल में वापसी का औसत समय, प्रत्येक टीम के लिए एक रिपोर्ट के साथ जो अपने आप अपडेट होती रहती है।
• एक लीडरशिप डैशबोर्ड: क्लिनिक के अनुसार अपॉइंटमेंट की संख्या, बिल से प्राप्त राजस्व, अनुपस्थिति दर और उपयोगिता के साथ-साथ नेटवर्क के कुल आंकड़े, जो 90 सेकंड में पढ़े जा सकते हैं।

आंकड़े आमतौर पर कैसे दिखते हैं

एपेक्स के प्रोफाइल से मेल खाने वाला नेटवर्क आमतौर पर मासिक मैन्युअल रिपोर्ट तैयार करने की प्रक्रिया को पूरी तरह से समाप्त कर देता है, जिससे हर महीने डेढ़ से ढाई दिन का समय बचता है। ये आंकड़े केवल उदाहरण के तौर पर हैं, लेकिन बचत वास्तव में होती है।

अनुबंधित टीमों की रिपोर्टें मैन्युअल रूप से तैयार होने के बजाय स्वचालित रूप से तैयार की जाती हैं, और अनुबंध बनाए रखने की संभावना बढ़ जाती है क्योंकि टीम के सदस्यों को अब देर से मिलने वाली रिपोर्टों के बजाय स्पष्ट और समय पर रिपोर्ट मिलती हैं। लीडरशिप डैशबोर्ड प्रबंधन टीम के लिए जानकारी का एकमात्र विश्वसनीय स्रोत बन जाता है, जिससे क्लिनिक में निवेश, भर्ती और अनुबंध मूल्य निर्धारण के बारे में निर्णय अनुमानों के बजाय वास्तविक आंकड़ों के आधार पर लिए जाते हैं।

यह आपके अभ्यास के लिए क्यों महत्वपूर्ण है

अपने चिकित्सकों और क्लिनिक के स्थानों को एक साझा प्रणाली में व्यवस्थित और स्थिर रिकॉर्ड के रूप में रखना ही आधार है। इसके बिना, विभिन्न क्लिनिकों के बीच की हर रिपोर्ट का मैन्युअल मिलान करना पड़ता है, जिससे हर कोई परेशान हो जाता है।

लीडरशिप डैशबोर्ड को सबसे आखिर में बनाएं, लेकिन इसकी डिजाइन पहले ही तैयार कर लें, ताकि प्रैक्टिशनर, क्लिनिक और अनुबंधित टीम की सभी रिपोर्टें एक्जीक्यूटिव व्यू में आसानी से शामिल हो जाएं। अनुबंधित टीम की रिपोर्टों पर विशेष ध्यान दें। ये सबसे स्पष्ट सफलता साबित होती हैं, क्योंकि साझेदार तब ध्यान देते हैं जब उनकी मासिक रिपोर्ट नियमित रूप से और बिना किसी त्रुटि के प्राप्त होती है, और यह विश्वसनीयता अनुबंध नवीनीकरण को काफी हद तक प्रभावित करती है।

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