क्लिनीको और एक्टिवकैंपेन: महिला स्वास्थ्य क्लिनिक के लिए वास्तविक समय में चिकित्सक रिपोर्टिंग

क्लिनिक के विकास में एक ऐसा मोड़ आता है जब मासिक चिकित्सक रिपोर्ट को हाथ से तैयार करना व्यावहारिक नहीं रह जाता। रिपोर्ट के नेतृत्व टीम के इनबॉक्स तक पहुँचते-पहुँचते आंकड़े पुराने हो चुके होते हैं। उन्हें विभाग के अनुसार विभाजित करने में पूरा दिन लग जाता है। और यह स्पष्ट रूप से पता नहीं चल पाता कि कौन से मरीज़ लंबे समय तक क्लिनिक से जुड़े रहते हैं और कौन धीरे-धीरे क्लिनिक छोड़ देते हैं।

एक उदाहरण लेते हैं। ऑरोरा विमेंस हेल्थ कलेक्टिव एक काल्पनिक क्लिनिक है जिसके तीन केंद्र हैं और इसमें 11 चिकित्सक कार्यरत हैं, जिनमें पेल्विक फिजियोथेरेपिस्ट, महिला स्वास्थ्य विशेषज्ञ और स्तनपान सलाहकार शामिल हैं। आज, नेतृत्व क्लिनिको से प्राप्त डेटा को स्प्रेडशीट में पेस्ट करके महीने में एक बार चिकित्सकों के प्रदर्शन की रिपोर्ट करता है। ये आंकड़े पिछले महीने के हैं। इन्हें विषय के अनुसार अलग-अलग करना एक मैनुअल प्रक्रिया है। और इससे यह पता नहीं चलता कि छह महीने बाद भी किस चिकित्सक के मरीज़ उनके पास वापस आ रहे हैं।

स्प्रेडशीट का आकार बढ़ना क्यों बंद हो जाता है?

तीन स्थानों और विभिन्न विषयों में कार्यरत 11 चिकित्सकों के लिए, मासिक स्प्रेडशीट को निम्नलिखित प्रश्नों का उत्तर देना होता है:

• चिकित्सक, स्थान और सेवा श्रेणी के अनुसार अपॉइंटमेंट की जानकारी प्राप्त की गई।
• प्रति चिकित्सक औसत बिल मूल्य।
• पुनः आने की दर, यानी निर्धारित समय सीमा के भीतर कितने मरीज वापस आते हैं।
• दीर्घकालिक सहभागिता: छह महीने पहले देखे गए कितने मरीज अभी भी सक्रिय हैं?
• प्रसवपूर्व और प्रसवोत्तर कक्षाओं के लिए समूह सत्र में उपस्थिति।

इनमें से प्रत्येक का विश्लेषण अलग-अलग होता है। रिपोर्ट तैयार करने में आधा दिन लग जाता है, और जब तक नेतृत्व इसकी समीक्षा करता है, तब तक डेटा दो सप्ताह पुराना हो चुका होता है और उस पर कार्रवाई करने का समय बीत चुका होता है।

क्लिनिको द्वारा आपकी रिपोर्टिंग प्राप्त करने के बाद यह कैसे काम करता है

CRMConnect Cliniko से ActiveCampaign आपके मरीज़ों की गतिविधियों को आपके मार्केटिंग और रिपोर्टिंग टूल के साथ स्वचालित रूप से जोड़ता है। प्रत्येक संपर्क में उनकी वास्तविक अपॉइंटमेंट हिस्ट्री होती है: उन्होंने किस स्थान का दौरा किया, उनकी पिछली अपॉइंटमेंट की तारीख, उनकी कुल अपॉइंटमेंट की संख्या और हाल ही में उनकी कितनी अपॉइंटमेंट हुई हैं। अपॉइंटमेंट पूरी होने पर, प्रत्येक संपर्क को चिकित्सक, स्थान और अपॉइंटमेंट के प्रकार के साथ स्वचालित रूप से लेबल किया जाता है। इनवॉइस संबंधी गतिविधियाँ भी सिंक में रहती हैं।

इसका मतलब है कि आपके मार्केटिंग टूल में मौजूद रिपोर्ट और मार्केटिंग कैंपेन दोनों ही लगातार अपडेट होने वाले एक ही डेटा का उपयोग करते हैं। मासिक स्प्रेडशीट बनाने की झंझट खत्म हो जाती है।

यहां आप लाइव देख सकते हैं:

• चिकित्सक का दृष्टिकोण: प्रति माह प्राप्त नियुक्तियों की संख्या, पहली बार आने वाले मरीज़ों की संख्या बनाम बार-बार आने वाले मरीज़ों की संख्या, और औसत बिल मूल्य।
• स्थान के अनुसार दृश्य: प्राप्त अपॉइंटमेंट, नए रोगियों का प्रवेश, और नए और पुराने रोगियों के बीच का विभाजन।
• दीर्घकालिक जुड़ाव का एक परिप्रेक्ष्य: उन रोगियों का, जिनकी पहली अपॉइंटमेंट छह महीने पहले हुई थी, जो अभी भी सक्रिय हैं और जिन्होंने इलाज बंद कर दिया है। यह वह परिप्रेक्ष्य है जिसकी मार्केटिंग टीम को सबसे अधिक आवश्यकता है और जिसे देखने का फिलहाल उनके पास कोई तरीका नहीं है।

सामूहिक प्रसवपूर्व और प्रसवोत्तर कक्षाओं को व्यक्तिगत मुलाकातों से अलग रखा जाता है, इसलिए समूह में उपस्थिति कभी भी किसी चिकित्सक के व्यक्तिगत आंकड़ों को प्रभावित नहीं करती है।

आंकड़े आमतौर पर कैसे दिखते हैं

ऑरोरा जैसी स्थिति वाले क्लिनिक आमतौर पर पहले 60 दिनों के भीतर तीन चीजें पाते हैं। ये आंकड़े केवल उदाहरण के तौर पर हैं, लेकिन यह पैटर्न हमेशा एक जैसा ही रहता है।

सबसे पहले, मासिक स्प्रेडशीट बनाने की झंझट खत्म हो जाती है, जिससे हर महीने लगभग आधा दिन बच जाता है। दूसरे, नेतृत्व को पता चलता है कि एक या दो चिकित्सकों की छह महीने की रोगी प्रतिधारण दर अन्य चिकित्सकों की तुलना में काफी अधिक है, जिससे नैदानिक और परिचालन संबंधी ऐसी चर्चा शुरू होती है जिसे पुरानी रिपोर्टिंग पूरी तरह से छिपा देती थी। तीसरे, स्थान के अनुसार नए रोगियों की संख्या वास्तविक समय में दिखाई देने लगती है, जिससे मार्केटिंग टीम तिमाही के बजाय साप्ताहिक रूप से विभिन्न स्थानों के बीच खर्च को स्थानांतरित कर सकती है।

व्यक्तिगत आंकड़ों को विकृत किए बिना समूह सत्र

सामूहिक प्रसवपूर्व कक्षाएं, प्रसवोत्तर स्वास्थ्य लाभ समूह और श्रोणि स्वास्थ्य कक्षाएं महिला स्वास्थ्य क्लिनिक के लिए आय का मुख्य स्रोत हैं, और इनका मापन किया जाना चाहिए। लेकिन समूह में उपस्थित लोगों की संख्या को चिकित्सक के व्यक्तिगत परामर्श में शामिल करने से दोनों में गड़बड़ी हो जाती है। एकीकरण से दोनों अलग-अलग हो जाते हैं: एक समूह सत्र को समूह उपस्थिति के रूप में दर्ज किया जाता है, न कि प्रत्येक प्रतिभागी के लिए एक व्यक्तिगत अपॉइंटमेंट के रूप में, इसलिए चिकित्सक की व्यक्तिगत उपस्थित लोगों की संख्या साफ रहती है जबकि समूह उपस्थिति को एक अलग रिपोर्टिंग लाइन मिल जाती है।

एक बात का ध्यान रखना जरूरी है

एक बार जब लेबल स्वचालित रूप से बनने लगते हैं, तो उन्हें दूसरे रोगी रिकॉर्ड के रूप में उपयोग करने का प्रलोभन हो सकता है। ऐसा न करें। ये लेबल केवल रिपोर्टिंग और मार्केटिंग के लिए संकेत मात्र हैं, इससे अधिक कुछ नहीं। रोगी रिकॉर्ड क्लिनिको में रहता है। यदि आप "रोगी वर्तमान में गर्भवती है" या "रोगी प्रसवोत्तर स्वास्थ्य लाभ में है" जैसे लेबल बना रहे हैं, तो रुक जाएं। पहला लेबल मार्केटिंग टूल में बिल्कुल नहीं होना चाहिए, यह नैदानिक संदर्भ है जिसमें सहमति की आवश्यकता होती है। दूसरा लेबल, यदि इसका कोई उपयोग है, तो क्लिनिको से आना चाहिए, न कि मैन्युअल रूप से।

यह आपके अभ्यास के लिए क्यों महत्वपूर्ण है

अपॉइंटमेंट पूरे होने पर चिकित्सक और स्थान के लेबल स्वचालित रूप से लागू होना ही मूल आधार है। पहले इन्हें सुचारू रूप से काम करने दें, फिर इनके ऊपर रिपोर्ट बनाएं।

व्यक्तिगत और समूह अपॉइंटमेंट नंबरों को अलग-अलग स्ट्रीम में रखें, क्योंकि इन्हें मिलाने से चिकित्सक के स्कोरकार्ड भ्रामक हो सकते हैं। और याद रखें कि मार्केटिंग लेबल रोगी का रिकॉर्ड नहीं होते। क्लिनिको ही रोगी का रिकॉर्ड है। एकीकरण इन दोनों को एक साथ रखता है और कभी भी एक को दूसरे से भ्रमित नहीं होने देता।

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