Tata Kelola Data Cliniko ke Salesforce: Pola Tingkat Bidang untuk Grup Kiropraktik

Ekspor spreadsheet satu kali dari Cliniko ke Salesforce adalah solusi terburuk. Data tersebut cukup mutakhir sehingga terasa seperti integrasi. Namun, data tersebut juga cukup usang sehingga tidak akurat. Selain itu, data tersebut tidak lengkap sehingga tidak ada yang sepenuhnya mempercayainya. Dan hal ini tidak memberikan bukti apa pun kepada petugas kepatuhan ketika mereka perlu menunjukkan bagaimana data pasien ditangani.

Ambil contoh ilustratif: Summit Spine and Joint Chiropractic, sebuah grup hipotetis dengan 3 klinik, 9 ahli kiropraktik, dan pendapatan tahunan sekitar $1,4 juta. Praktik ini menjual paket perawatan multi-kunjungan. Petugas kepatuhan menginginkan kontrol ketat atas detail pasien mana yang sampai ke Salesforce, siapa di bagian penjualan dan pemasaran yang dapat melihatnya, dan catatan yang jelas tentang apa yang dipindahkan dan kapan. Pengaturan saat ini adalah ekspor spreadsheet berkala yang tidak sepenuhnya dipercaya oleh siapa pun. Tim pemasaran meminta data langsung. Petugas kepatuhan meminta tata kelola. Keduanya benar.

Mengapa ekspor spreadsheet berkala gagal?

Tiga alasan mengapa hal tersebut tidak dapat lolos tinjauan kepatuhan:

• Ini semua atau tidak sama sekali. Ekspor spreadsheet cenderung memuat semua detail pasien atau tidak sama sekali. Itu bertentangan dengan apa yang Anda inginkan, yaitu hanya membagikan informasi yang benar-benar dibutuhkan oleh bagian pemasaran.
• Tidak meninggalkan jejak. Setelah berkas diunggah ke Salesforce, tidak ada catatan mengenai pasien mana yang diimpor, kapan, atau oleh siapa. Tinjauan kepatuhan tidak memiliki apa pun untuk diperiksa.
• Barang itu sudah ketinggalan zaman begitu dibuat. Ekspor bulanan atau triwulanan berarti Salesforce mencerminkan data masa lalu. Koreksi yang Anda buat di Cliniko (pasien menarik persetujuan pemasaran, penggabungan duplikat, catatan yang diperbaiki) tidak pernah sampai ke Salesforce.

Insting petugas kepatuhan bahwa ada sesuatu yang salah adalah benar. Pengaturan yang tepat memungkinkan Anda memilih data satu per satu, menjaga kedua sistem tetap mutakhir, dan menyimpan catatan setiap perubahan.

Cara yang lebih aman untuk menghubungkan Cliniko dan Salesforce

CRMConnect Cliniko ke Salesforce memungkinkan Anda memutuskan, satu per satu, detail pasien mana yang akan dikirimkan ke Salesforce. Tidak ada yang dibagikan kecuali Anda sengaja mengaktifkannya. Pembaruan data pasien tetap terkini di kedua arah, jadi jika pasien menarik persetujuan atau Anda mengoreksi catatan di Cliniko, Salesforce akan mencerminkannya dalam hitungan menit, bukan pada kuartal berikutnya. Dan sistem ini menyimpan catatan tentang apa yang berubah, yang merupakan jejak yang tidak dapat diberikan oleh pendekatan spreadsheet.

Cara mengaturnya secara bertanggung jawab

Buat peta data sebelum Anda menyalakan apa pun. Cantumkan setiap detail Cliniko yang ingin Anda bagikan dengan Salesforce. Tandai setiap detail sebagai aman untuk pemasaran, aman untuk operasional, atau hanya untuk dokter. Detail yang hanya untuk dokter tidak akan pernah dibagikan. Petugas kepatuhan akan menandatangani peta tersebut.

Bagikan hanya detail kontak, dari kedua arah. Informasi yang aman untuk pemasaran dan operasional, seperti nama, email, telepon, alamat surat, preferensi pemasaran, dan klinik tempat pasien berobat, dapat tetap diperbarui di kedua sistem. Namun, informasi klinis apa pun, catatan teks bebas, diagnosis, dan rencana perawatan apa pun, tidak akan dimasukkan.

Bagikan perkembangan rencana perawatan, bukan isi rencana perawatan. Salesforce dapat melihat fakta struktural tentang rencana perawatan: status kasus, berapa banyak sesi yang diizinkan, berapa banyak yang digunakan, batasan penagihan, kemajuan pencapaian. Namun, Salesforce tidak pernah melihat narasi klinis atau catatan yang menjelaskan kondisi pasien.

Cocokkan akses Salesforce dengan peta data. Staf yang berinteraksi langsung dengan pasien melihat detail yang aman untuk operasional. Staf penagihan melihat detail faktur dan pembayaran. Staf pemasaran hanya melihat detail yang aman untuk pemasaran. Siapa pun yang melihat informasi di luar batasan tersebut adalah pilihan yang disengaja, bukan karena pengaturan default.

Jadikan Cliniko sebagai satu-satunya sumber kebenaran untuk persetujuan. Jika pasien mencabut persetujuan pemasaran di Cliniko, hal itu akan langsung diteruskan ke Salesforce. Persetujuan tidak akan diubah dari sisi Salesforce kecuali ada proses yang terkontrol dan tercatat untuk itu.

Konfirmasikan apa yang direkam. Pastikan bahwa pembuatan catatan, pembaruan, perubahan bidang, dan sumber setiap perubahan semuanya tercatat, bahwa periode penyimpanan sesuai dengan posisi kepatuhan Anda, dan bahwa petugas kepatuhan mengetahui cara mencarinya.

Jadwalkan tinjauan triwulanan. Dua puluh menit setiap kuartal bersama petugas kepatuhan, pemilik integrasi, dan direktur klinis.

Tinjauan tata kelola triwulanan

Buatlah agenda yang singkat dan konsisten:

• Konfirmasikan bahwa peta data tidak berubah tanpa persetujuan. Catat setiap penambahan.
• Konfirmasikan perubahan akses Salesforce sejak kuartal terakhir. Identifikasi peran baru atau akses baru apa pun yang memengaruhi data bersama.
• Tinjau catatan perubahan untuk kuartal tersebut. Lakukan pemeriksaan acak pada sebagian kecil catatan untuk memastikan tidak ada konten klinis yang terlewatkan.
• Bandingkan jumlah persetujuan pemasaran. Konfirmasikan bahwa Cliniko dan Salesforce setuju. Selidiki setiap celah.
• Perhatikan tinjauan dalam berkas kepatuhan praktik tersebut.

Dua puluh menit per kuartal. Pendekatan spreadsheet memberi Anda nol menit waktu peninjauan karena tidak ada yang perlu ditinjau. Jejak yang terekamlah yang memungkinkan peninjauan tersebut.

Apa artinya ini bagi kelompok Anda?

Sebuah kelompok praktik kiropraktik yang mengikuti pola ini beralih dari "pemasaran dan kepatuhan tidak sepakat tentang apakah ini aman" menjadi "keduanya memiliki perjanjian tertulis, ditandatangani, dan ditinjau setiap kuartal." Tim pemasaran mendapatkan data langsung yang mereka inginkan, kemajuan rencana perawatan, sinyal pasien yang berhenti berobat, nilai pasien, tanpa mengekspos catatan yang akan membahayakan praktik tersebut. Petugas kepatuhan mendapatkan jejak yang mereka butuhkan. Dan CFO berhenti menerima pertanyaan tentang apakah pelaporan tersebut dapat dipercaya.

Ingin melihat CRMConnect Cliniko ke Salesforce beraksi? Lihat halaman Aplikasi API.