Ubah Penandatangan Petisi Menjadi Donatur Baru dengan DonorPerfect dan ActiveCampaign

Daftar pendukung Anda adalah aset yang paling kurang dimanfaatkan oleh organisasi Anda. Penandatangan petisi, RSVP acara, pengajuan komentar, pelanggan pemberitahuan aksi: ribuan orang yang cukup peduli untuk memberikan alamat email mereka kepada Anda, tetapi belum cukup peduli untuk memberikan uang mereka. Jalur dari pendukung menjadi donor pertama kali adalah tempat sebagian besar organisasi nirlaba konservasi kehilangan potensi pertumbuhan terbesar.

Proses peralihan hampir tidak pernah berjalan mulus. Seorang pendukung menandatangani petisi. Beberapa bulan kemudian, orang yang sama memberikan sumbangan $25 melalui kampanye akhir tahun Anda. Tetapi alat email Anda masih menganggap mereka sebagai pendukung. Pemberitahuan aksi terus berdatangan. Seri ucapan selamat datang kepada donor tidak pernah dimulai. Donor baru tetap berada dalam percakapan yang salah dan diam-diam berhenti memberikan dukungan selama enam bulan berikutnya. Anda baru saja mendapatkan seorang donor dan langsung mulai kehilangan mereka.

Berapa biaya yang harus Anda keluarkan untuk proses manual?

Jika tim Anda menjembatani kesenjangan ini secara manual, biayanya akan terlihat di tiga tempat.

Pertama, soal kecepatan. Seseorang harus mengekspor daftar donatur dari DonorPerfect dan mengunggahnya ke ActiveCampaign. Pada saat unggahan mingguan itu terjadi, donatur baru tersebut sudah menerima tiga pemberitahuan tindakan lagi dan berhenti membukanya. Ucapan terima kasih, ketika akhirnya tiba, terasa seperti surat balasan standar dari orang asing.

Yang kedua adalah akurasi. Donor baru yang sudah menjadi pendukung bukanlah kontak baru, melainkan kontak yang sudah ada dengan peran baru. Jika proses Anda hanya menambahkan mereka sebagai catatan baru, Anda sekarang memiliki duplikat. Jika proses tersebut tidak pernah memperbarui catatan lama, mereka berada dalam dua alur proses sekaligus.

Yang ketiga adalah kerapuhan. Solusi apa pun yang Anda buat cenderung rusak begitu tim Anda menambahkan kode banding baru atau mengubah cara kerja formulir. Konversi berhenti secara diam-diam dan tidak ada yang menyadarinya sampai angkanya menurun.

Cara yang lebih bersih untuk mengarahkan para pendukung ke arah pembinaan donor.

CRMConnect untuk DonorPerfect dan ActiveCampaign memperlakukan setiap pendukung sebagai satu orang yang dapat menjadi pendukung sekaligus donor. Ketika donasi pertama masuk ke DonorPerfect, donasi tersebut langsung muncul di ActiveCampaign, dengan jumlah donasi dan riwayat pemberian yang terlampir. Label pendukung dihapus, label donor ditambahkan, dan kontak tersebut keluar dari jalur peringatan tindakan dan masuk ke perjalanan penyambutan donor yang sebenarnya. Tidak ada ekspor, tidak ada catatan duplikat, tidak ada jeda.

Tim Anda juga terus melihat gambaran lengkap di dalam DonorPerfect, tempat staf pengembangan sudah bekerja. Keterlibatan email dan status perjalanan mengalir kembali, sehingga tidak ada yang perlu masuk ke sistem kedua untuk mengetahui posisi seorang donor.

Bagaimana perjalanan dari pendukung menjadi donor berlangsung

Berikut adalah skenario ilustratif. Blue Ridge Watershed Trust adalah lembaga pengelola lahan hipotetis yang melindungi 24.000 hektar lahan dengan 7.500 pendukung. Ini bukan organisasi nyata, tetapi alur di bawah ini persis seperti bagaimana lembaga nyata akan beroperasi.

Ketika seorang pendukung lama memberikan donasi pertamanya, sistem mengenali mereka sebagai orang yang sama, bukan kontak baru. Label pendukung mereka dihapus sehingga peringatan tindakan berhenti, dan mereka memasuki perjalanan penyambutan selama 21 hari yang dirancang agar terasa seperti hasil dari usaha yang telah dilakukan, bukan sekadar transaksi:

• Hari ke-0: ucapan terima kasih pribadi dari direktur eksekutif, yang menyebutkan daerah aliran sungai yang dilindungi oleh sumbangan mereka dan pekerjaan yang dimungkinkan berkatnya.
• Hari ke-3: sebuah cerita dari akuisisi lahan baru-baru ini, dengan video singkat tentang lahan yang dilindungi. Tidak ada permintaan.
• Hari ke-7: undangan untuk kunjungan lapangan khusus anggota di dekat area donor.
• Hari ke-14: peta dampak yang menunjukkan daerah aliran sungai dan luas lahan yang dilindungi, dengan sumbangan dari donatur tercermin di dalamnya.
• Hari ke-21: ajakan lembut untuk menjadi donor bulanan, yang dikemas sebagai kesempatan bergabung dengan 600 anggota yang melindungi daerah aliran sungai sepanjang tahun.

Proses donasi juga disesuaikan dengan besarnya jumlah donasi. Donatur yang memberikan donasi di bawah $50 akan mendapatkan pengembangan hubungan dan langkah selanjutnya yang tidak terlalu menekan, seperti hari sukarelawan atau webinar. Donatur dengan donasi antara $50 hingga $499 akan mendapatkan informasi tentang manfaat keanggotaan dan undangan donasi bulanan secara diam-diam. Donasi sebesar $500 atau lebih akan melewati proses otomatis sepenuhnya dan langsung ditangani oleh petugas pengembangan, yang akan menghubungi donatur secara pribadi dengan riwayat donasi dan minat mereka yang sudah ada.

Situasi yang akan ditangani perjalanan Anda

Tidak setiap donor baru sesuai dengan jalur standar, dan sistem ini dibangun untuk menghormati pengecualian tersebut.

Beberapa pendukung memberikan ucapan terima kasih pada hari yang sama saat mereka menandatangani petisi. Jangka waktu yang singkat mencegah Anda mengirimkan ucapan terima kasih kepada donatur yang sudah dipersiapkan dengan baik sebelum konfirmasi petisi tiba.

Sebagian donatur memberikan sumbangan secara anonim. Preferensi tersebut tetap dipertahankan, dan proses penyambutan menghilangkan sentuhan pribadi yang akan terasa kurang tepat pada sumbangan anonim.

Sebuah rumah tangga dengan dua orang dewasa dan dua alamat email seharusnya hanya menerima email dari Anda sekali, bukan dua kali. Email tersebut akan tersampaikan langsung kepada pengirim utama, bukan kepada pasangan.

Dan ketika alamat email berhenti berfungsi, itu akan ditandai sehingga tim surat langsung Anda dapat memverifikasi alamat pos alih-alih mengirim surat ke tempat yang tidak diketahui.

Apa artinya ini bagi penggalangan dana Anda?

Sebagai contoh lembaga konservasi lahan seukuran Blue Ridge (pendapatan sekitar $3,1 juta dan 7.500 pendukung), basis pendukung yang secara historis mengubah 4 hingga 6 persen pendukung menjadi donor setiap tahun biasanya meningkat menjadi 9 hingga 12 persen setelah perjalanan ini berjalan. Dengan 6.000 pendukung aktif, itu berarti 240 hingga 360 donor baru tambahan setiap tahunnya. Dengan nilai donasi pertama sebesar $45 dan nilai tahun pertama sekitar $90 hingga $130, itu berarti pendapatan baru tahun pertama sebesar $20.000 hingga $45.000, ditambah basis donor yang jauh lebih besar untuk diperbarui.

Perubahan yang dirasakan tim Anda sama nyatanya. Staf advokasi Anda berhenti merasa seperti sedang mengisi saluran yang tak kunjung kosong. Staf pengembangan Anda berhenti mencari donor baru di spreadsheet dan mulai menjalankan sistem yang melakukannya untuk mereka.

Ingin melihat CRMConnect DonorPerfect dan ActiveCampaign beraksi? Lihat halaman Aplikasi API.