Dasbor Papan Penggalangan Dana Langsung dari Data DonorPerfect di ActiveCampaign

Penggalangan dana radio publik adalah latihan kepemimpinan yang dipadatkan menjadi 72 jam. Dua kali penggalangan dana per tahun menyumbang sebagian besar pertumbuhan pendonor tetap stasiun Anda. Selama penggalangan dana, bendahara dewan ingin mengetahui angka per jam. Tim sponsor ingin mengetahui proposal siaran mana yang berhasil. Manajer umum harus memutuskan apakah akan memperpanjang penggalangan dana selama satu hari.

Tanpa data langsung, keputusan-keputusan itu dibuat berdasarkan intuisi dan total kemarin. Laporan donasi DonorPerfect paling banyak berjalan sekali sehari. Bendahara dewan meminta pembaruan pada pukul 4 sore dan menerimanya pada pukul 5 sore keesokan harinya. Pada saat itu, penggalangan dana telah melewati titik di mana angka tersebut akan mengubah apa pun.

Mengapa sebuah perjalanan menyimpang dari pelaporan biasa?

Penggalangan dana massal adalah ujian terberat yang dihadapi data penggalangan dana Anda. Volume donasi melonjak, tidak ada yang bisa mentolerir penundaan, dan beberapa pemimpin menginginkan jawaban pada saat yang bersamaan.

Laporan DonorPerfect dirancang untuk dijalankan secara terjadwal, bukan untuk tampilan langsung di layar. Menjalankannya setiap lima belas menit selama penggalangan dana secara teknis dimungkinkan tetapi melelahkan dalam praktiknya. Dasbor khusus yang dibuat oleh satu analis hanya berfungsi untuk analis tersebut dan bukan untuk orang lain, dan selama penggalangan dana, analis tersebut berada di studio, bukan di meja menjawab pertanyaan bendahara. Email dan alat pelaporan Anda memiliki kemampuan dasbor tetapi tidak dapat melihat donasi DonorPerfect secara mandiri. Jadi, orang-orang yang paling membutuhkan angka-angka tersebut adalah mereka yang bekerja tanpa informasi yang lengkap.

Dasbor bersama yang dapat dibaca oleh seluruh ruangan.

CRMConnect untuk DonorPerfect dan ActiveCampaign diperbarui secara real-time, yang merupakan satu-satunya kecepatan yang penting selama kampanye penggalangan dana. Pendaftaran donatur tetap baru, peningkatan donasi berulang, dan donasi satu kali muncul dalam hitungan detik setelah dicatat di DonorPerfect. Setiap donasi mencantumkan jumlah, jenis, dan kode hari kampanye, sehingga dasbor dapat menguraikan angka-angka tersebut saat kampanye berlangsung. Setelah kampanye, perhitungan nilai donatur tetap akan kembali ke DonorPerfect sehingga direktur pengembangan Anda dapat melihat kinerja kampanye dalam sistem yang sudah mereka gunakan.

Tampilan papan: empat angka

Berikut adalah skenario ilustratif. WPRN Public Radio adalah stasiun anggota NPR hipotetis dengan 18.500 anggota tetap yang menjalankan dua siaran per tahun. Ini bukan stasiun nyata.

Papan tersebut tidak memerlukan dua puluh metrik. Empat metrik sudah mencakup keseluruhan gambaran papan.

Jumlah hadiah per jam, bergulir. Grafik jumlah hadiah per jam selama 24 jam terakhir, dibandingkan dengan periode yang sama pada kunjungan terakhir. Ini menunjukkan kecepatan pengumpulan data dengan lebih baik daripada yang lain.

Donatur tetap baru ditambahkan hari ini. Sebuah penghitung yang terus meningkat hampir secara real-time seiring dengan masuknya donasi berkala.

Rata-rata jumlah pelanggan tetap baru setiap bulan. Jumlah pelanggan tetap baru hari ini dibandingkan dengan rata-rata berjalan pada periode ini dan jumlah akhir pada periode sebelumnya.

Total pendapatan dari penggalangan dana dibandingkan target. Indikator penggalangan dana. Satu angka yang diinformasikan bendahara kepada manajer umum melalui pesan singkat tengah malam.

Menambahkan metrik kelima dan keenam tidak membantu. Hal itu malah membuat dasbor lebih lambat dibaca, tepat pada saat kecepatan membaca sangat dibutuhkan.

Pandangan penjaminan

Tim penjaminan Anda membutuhkan berbagai macam materi promosi, yang ditinjau setiap beberapa jam untuk penyesuaian taktis. Konversi berdasarkan promosi di siaran, sehingga tim pagi dapat mengubah promosi sore berdasarkan hasil yang didapatkan. Pembagian antara donor baru, pendukung tetap yang memperbarui donasi, dan pendukung tetap yang meningkatkan donasi, karena beberapa promosi lebih efektif bagi calon donatur dan yang lainnya bagi basis pendukung yang memperbarui donasi. Dan pembagian antara donasi online, telepon, dan seluler, sehingga jika donasi online tertinggal, tim dapat memeriksa apakah formulirnya bermasalah atau promosi audionya lemah.

Kami menyambut para pendukung baru dengan segera.

Saat pelanggan baru mendaftar, donasi akan muncul di email Anda dan serangkaian ucapan selamat datang akan dimulai. Dalam waktu lima menit, akan ada ucapan terima kasih yang menyebutkan jumlah donasi dan jadwalnya, beserta sambutan dari manajer umum. Pada hari ke-2, akan ada pesan "selamat bergabung dengan keluarga pelanggan" beserta manfaat keanggotaan. Pada hari ke-7, akan ada cerita di balik layar tentang liputan terbaru stasiun tersebut. Pelanggan baru yang menunggu tiga hari untuk menerima ucapan terima kasih berisiko lebih tinggi untuk berhenti berlangganan.

Beberapa kasus yang patut diperhatikan

Donatur yang meningkatkan donasi bulanan dari $10 menjadi $25 dianggap sebagai peningkatan, bukan donatur tetap baru, dan dihitung secara terpisah agar jumlah donatur tetap baru tetap akurat. Beberapa donatur membatalkan donasi selama masa kampanye, sehingga pengurus melihat jumlah donatur tetap baru bersih serta jumlah kotor. Donasi melalui telepon seringkali tiba dengan penundaan melalui batch terpisah, sehingga dasbor memberi sinyal ketika jumlah donasi melalui telepon mungkin tertinggal. Dan donatur tetap baru yang memilih untuk tidak menerima email saat pendaftaran secara otomatis tidak akan dimasukkan ke dalam rangkaian email selamat datang.

Apa artinya ini bagi penggalangan dana Anda?

Untuk stasiun radio seukuran WPRN (18.500 pelanggan tetap, anggaran $6,9 juta), beralih dari laporan donasi kemarin ke dasbor langsung biasanya mengubah dua keputusan per kampanye, yaitu apakah akan memperpanjangnya dan ke mana harus mengarahkan promosi siaran, yang bersama-sama menambah 5 hingga 10 persen pendapatan kampanye. Pada kampanye senilai $400.000, itu berarti $20.000 hingga $40.000 per kampanye, dua kali setahun, dari keputusan yang lebih baik yang dibuat lebih cepat.

Manfaat yang lebih sulit diukur adalah kepercayaan. Bendahara berhenti bertanya "apa yang sedang terjadi" dan mulai bertanya "apa yang harus kita lakukan selanjutnya." Percakapan itu hanya terjadi ketika data ada di hadapan kedua orang tersebut secara bersamaan.

Ingin melihat CRMConnect DonorPerfect dan ActiveCampaign beraksi? Lihat halaman Aplikasi API.