Dasbor Papan Penggalangan Dana Langsung dari Data DonorPerfect di HubSpot

Laporan penggalangan dana bulanan untuk dewan adalah dokumen rutin termahal yang dihasilkan oleh organisasi nirlaba kecil. Bukan dalam hal uang, tetapi dalam hal waktu. Direktur pengembangan Anda menghabiskan tiga hari setiap bulan untuk mengambil data ekspor, membuat tabel pivot, memberi kode warna pada daftar donor yang berhenti berdonasi, dan menyusun hasilnya ke dalam slide. Pada saat presentasi sampai ke dewan, data tersebut sudah berusia dua minggu dan direktur pengembangan telah kehilangan setengah minggu kerja yang tidak akan pernah bisa didapatkan kembali.

Pola ini berulang di setiap yayasan sekolah, dana alumni, dan yayasan komunitas di negara ini. Dewan pengurus menginginkan garis tren, segmen yang terpotong, dan kemajuan terhadap target. Data tersebut ada di DonorPerfect. Lapisan pelaporan tidak ada, sehingga lapisan pelaporan tersebut menjadi seorang individu.

Mengapa solusi yang tampak jelas tidak cocok untuk toko kecil?

Insting kita adalah membeli alat intelijen bisnis. Sebagian besar alat tersebut gagal memenuhi batasan organisasi nirlaba.

Perangkat lunak BI kelas berat membutuhkan koneksi basis data langsung atau alur ekspor terjadwal ditambah seseorang yang mahir dalam bahasa rumus yang digunakan. Orang tersebut biasanya tidak ada dalam tim pengembangan yang hanya beranggotakan empat orang.

Dasbor bawaan DonorPerfect telah meningkat, tetapi dasbor tersebut membagi data donasi sesuai keinginan DonorPerfect, bukan sesuai keinginan dewan pengurus. Menggabungkan donasi dengan keterlibatan alumni atau kehadiran acara membutuhkan data yang berada di luar DonorPerfect.

Dan spreadsheet yang dibuat secara manual akan rusak begitu kolom ditambahkan, baris dipindahkan, atau kode baru muncul. Apa pun yang Anda buat, itu akan membusuk, dan perbaikannya akan menjadi tanggung jawab penggalang dana senior Anda setiap bulan.

Lapisan pelaporan yang mungkin sudah Anda bayar

Lapisan dasbor termurah yang sudah dimiliki sebagian besar yayasan adalah HubSpot. HubSpot menawarkan laporan gratis, dasbor berbayar, dan model perizinan yang memungkinkan anggota dewan membaca dasbor tanpa melihat hal-hal yang seharusnya tidak mereka lihat.

CRMConnect untuk DonorPerfect dan HubSpot menjaga gambaran keuangan tetap terkini: donasi seumur hidup, rata-rata donasi, donasi terbesar, tanggal donasi pertama dan terakhir, jenis donatur, dan catatan lengkap setiap donasi. Dasbor mencerminkan donasi hari ini, bukan ekspor minggu lalu. Saat Anda menambahkan kampanye atau permohonan baru di DonorPerfect, dasbor HubSpot Anda tetap berfungsi tanpa perlu ada yang mengetik ulang apa pun. Detail DonorPerfect apa pun yang Anda butuhkan, tahun angkatan alumni, orang tua dari siswa saat ini, afiliasi dewan, dapat dimasukkan ke HubSpot untuk segmentasi.

Enam dasbor yang benar-benar dibaca oleh seorang ketua dewan direksi.

Berikut adalah skenario ilustratif. Northbrook Schools Foundation adalah yayasan distrik sekolah hipotetis dengan 6.500 alumni dan donatur keluarga. Ini bukan organisasi nyata.

Pendapatan versus target, tahun berjalan. Satu grafik: pendapatan kumulatif tahun fiskal ini dibandingkan tahun lalu dan dibandingkan target yang disetujui dewan direksi. Ini adalah hal pertama yang dilihat sebagian besar ketua dewan direksi.

Pendapatan per kampanye. Tabel yang dapat diurutkan untuk setiap kampanye tahun ini, dengan pendapatan yang terkumpul, target, donasi yang diterima, rata-rata donasi, dan persentase pencapaian target. Ini adalah tampilan yang digunakan direktur pengembangan Anda setiap hari Senin.

Segmen donor. Sebuah tabel jumlah donor: donor baru tahun ini, donor yang dipertahankan dari tahun lalu, donor yang pulih, donor yang berhenti berdonasi, donor tetap yang ditingkatkan, dan donor tetap yang diturunkan status donasinya. Dewan tidak membutuhkan perhitungan matematisnya. Mereka hanya perlu melihat apakah jumlah donor baru tahun ini melebihi jumlah donor yang berhenti berdonasi.

Daftar pantauan donasi besar. Daftar donatur yang total donasi seumur hidupnya melebihi ambang batas donasi besar Anda, tetapi donasi terakhir mereka lebih dari setahun yang lalu. Ini adalah donatur yang membutuhkan interaksi langsung dengan manusia, bukan sekadar email. Masing-masing donatur akan ditugaskan kepada petugas pengembangan dengan tugas tindak lanjut.

Kesehatan donasi berulang. Donatur aktif, rata-rata donasi bulanan, donatur yang ditambahkan bulan ini, donatur yang hilang bulan ini, tingkat pemulihan. Basis donatur biasanya merupakan pendapatan yang paling dapat diprediksi, dan dewan pengurus harus melihatnya setiap bulan.

Alur janji dan proposal. Peluang donasi besar berdasarkan tahapan, dengan perkiraan untuk dua kuartal berikutnya.

Membagikan ini kepada dewan direksi bukan berarti membelikan setiap orang tempat duduk. Dasbor dapat dikirim sebagai email PDF terjadwal, atau seluruh dewan direksi dapat berbagi satu login hanya-untuk-melihat.

Mengembalikan waktu malam Anda

Tanggal lima setiap bulan seharusnya tidak terasa seperti latihan darurat. Dengan dasbor yang sudah ada, materi rapat dewan berupa tangkapan layar dari tampilan yang sudah ada ditambah narasi satu halaman yang ditulis oleh direktur pengembangan Anda dalam 90 menit, bukan tiga hari. Pertanyaan pertengahan bulan seperti “bisakah Anda mengambil data donor yang memberikan sumbangan antara $500 dan $2.500 tahun lalu” menjadi filter lima menit, bukan tabel pivot setengah hari. Untuk laporan tahunan dan audit, total sumbangan dan klasifikasi segmen mengalir kembali ke DonorPerfect sehingga staf keuangan dan program melihat angka yang sama.

Apa yang sebaiknya tidak ditampilkan di dasbor?

Dewan pengurus cenderung menggunakan metrik yang dangkal: tingkat pembukaan email, pengikut media sosial, jumlah kunjungan situs web. Tolak hal itu. Tugas dewan pengurus adalah pengawasan fidusia, bukan taktik pemasaran. Pertahankan dasbor pada kas dan donatur. Jika komite pemasaran menginginkan data keterlibatan, berikan mereka dasbor terpisah. Dan hindari penambahan pemotongan anggaran. Enam dasbor adalah jumlah yang tepat untuk siklus rapat dewan pengurus setiap kuartal. Dasbor ketujuh dan kedelapan akan mengubah rapat menjadi tinjauan data, bukan tinjauan strategi.

Apa artinya ini bagi penggalangan dana Anda?

Untuk yayasan seukuran Northbrook (6.500 donor, sumbangan tahunan $2,4 juta), beralih dari pelaporan dewan manual ke dasbor HubSpot langsung biasanya menghemat 15 hingga 20 jam waktu staf per bulan. Di seluruh tim pengembangan yang terdiri dari tiga hingga lima orang, itu berarti penghematan kapasitas tahunan sekitar $25.000 hingga $40.000 yang dikembalikan ke penggalangan dana aktual. Pergeseran yang lebih besar adalah pertemuan itu sendiri: pertemuan bergeser dari "izinkan saya menjelaskan angka-angka ini" menjadi "inilah trennya dan inilah yang kami lakukan untuk mengatasinya."

Ingin melihat CRMConnect DonorPerfect dan HubSpot beraksi? Lihat halaman Aplikasi API.