Ubah Donasi Pertama Menjadi Rangkaian Donasi Selamat Datang Selama 30 Hari dengan DonorPerfect dan HubSpot

Aturan utama dalam mempertahankan donor sangat sederhana. Donor pertama kali yang tidak pernah mendengar kabar dari Anda lagi akan memberikan donasi kedua kalinya dengan tingkat sekitar setengah dari tingkat donatur yang menerima sambutan hangat dalam tiga puluh hari pertama. Perhitungannya sangat kejam. Sebuah bank makanan regional yang menjalankan kampanye penggalangan dana liburan dapat menarik 800 donor online baru dalam tiga minggu, menyaksikan 60 persen dari mereka tidak pernah memberi donasi lagi, dan tidak pernah tahu langkah mana dalam proses tersebut yang gagal.

Tahap yang bermasalah biasanya sama. Donasi masuk ke DonorPerfect pukul 11 malam pada hari Selasa. Tidak ada yang mengekspor file donatur secara manual hingga Jumat pagi. Pada saat donatur tersebut sampai di email Anda, ucapan selamat datang tidak lagi terasa seperti ucapan selamat datang. Rasanya seperti tanda terima yang terlambat dari orang asing.

Biaya yang harus Anda tanggung jika melakukan serah terima manual.

Sebagian besar tim menggabungkan ini dengan ekspor berkala, dan kebiasaan itu secara diam-diam merugikan Anda dalam hal donasi.

Sistem ini berjalan berdasarkan jadwal manusia. Seseorang harus mengingatnya. Selama lonjakan permintaan liburan, orang tersebut juga menulis surat terima kasih, merekonsiliasi rekening pedagang, dan menjawab pertanyaan dewan direksi, sehingga ekspor pun tertunda.

Sinyalnya hilang. Ekspor kontak sederhana hanya memberikan nama dan alamat email pada alat email Anda, dan hampir tidak ada yang dapat Anda personalisasikan: bukan jumlah hadiah, bukan permohonan hadiah, bukan apakah ini hadiah pertama atau hadiah penghormatan.

Dan itu membusuk. Tiga bulan kemudian, direktur pengembangan Anda menambahkan kode permohonan baru di DonorPerfect, sambutan tersebut tidak lagi mengenalinya, pendaftaran berhenti secara diam-diam, dan tidak ada yang menyadarinya sampai musim perpanjangan tiba.

Sambutan yang dimulai di hari yang sama

CRMConnect untuk DonorPerfect dan HubSpot dirancang sesuai dengan cara DonorPerfect menyimpan data. Saat DonorPerfect mencatat donasi, tanggal donasi pertama donor akan muncul di HubSpot, dan itulah yang memulai proses penyambutan. Kode permohonan dan tipe donor Anda tetap tercermin di HubSpot tanpa perlu diketik ulang oleh siapa pun, sehingga permohonan baru tidak akan mengganggu alur proses. Dan setiap donasi menjadi transaksi HubSpot dengan jumlah dan kampanye yang terlampir, yang membuat konversi donasi kedua menjadi sesuatu yang dapat Anda ukur tanpa perlu melakukan ekspor ke Excel.

Cara kerja seri sambutan 30 hari

Berikut adalah skenario ilustratif di Riverbend Food Alliance, sebuah organisasi hipotetis, bukan organisasi nyata.

Ketika seorang donor memberikan sumbangan untuk pertama kalinya, sumbangan tersebut akan memicu proses penyambutan pada hari yang sama, yang dirancang sedemikian rupa sehingga setiap donor pertama kali mendapatkan tepat satu kali proses penyambutan:

• Hari ke-0: ucapan terima kasih singkat yang ditandatangani oleh direktur eksekutif, dengan jumlah donasi, tanggal, dan pernyataan dampak yang jelas.
• Hari ke-2: sebuah cerita pendek yang menampilkan mitra penyedia makanan dan bagaimana program ini berjalan.
• Hari ke-7: undangan sukarelawan, disesuaikan dengan wilayah donor jika lokasi tersedia.
• Hari ke-14: video di balik layar dari lantai gudang.
• Hari ke-21: permintaan hadiah kedua yang disampaikan dengan lembut, berfokus pada kebutuhan spesifik, seperti bahan bakar truk pendingin atau staf distribusi akhir pekan.
• Hari ke-30: survei singkat yang menanyakan bagaimana mereka mengetahui tentang Anda, apa yang ingin mereka lihat, dan apakah mereka lebih menyukai email atau pesan teks.

Alur ini juga mencegah orang yang salah masuk. Anggota dewan, staf, dan calon donatur utama dilewati, karena calon donatur utama membutuhkan seseorang, bukan serangkaian email, dan pemberi donasi penghormatan masuk ke jalur khusus untuk acara peringatan. Jika seorang donatur memiliki preferensi tanpa email di DonorPerfect, preferensi tersebut akan diteruskan dan secara otomatis mengecualikan mereka. Ketika alamat email mengalami hard-bounce atau seseorang berhenti berlangganan, status tersebut akan kembali ke DonorPerfect sehingga tim surat langsung Anda tidak membuang-buang ongkos kirim untuk alamat yang tidak aktif.

Mengukur apakah itu berhasil

Angka yang penting adalah donasi kedua. Karena setiap donasi baru menjadi kesepakatan HubSpot, Anda dapat melihat, untuk para donatur yang donasi pertamanya dilakukan tahun lalu, berapa banyak yang telah memberikan donasi lagi. Itulah tingkat konversi donasi kedua Anda yang sebenarnya, dan itulah yang ingin dicapai oleh rangkaian email sambutan. Memicu donasi berdasarkan donasi pertama, bukan saat catatan kontak dibuat, juga mencegah Anda menyambut orang-orang yang terdaftar untuk donasi penghormatan atau RSVP acara tetapi sebenarnya tidak pernah memberikan donasi.

Apa artinya ini bagi misi Anda?

Sebagai contoh organisasi seukuran Riverbend Food Alliance (1.200 donor aktif bulanan, anggaran $4,2 juta), rangkaian email sambutan yang dirancang dengan baik biasanya meningkatkan konversi donasi kedua dari donor online pertama kali dari sekitar 17 persen menjadi angka 20-an atau 30-an persen dalam waktu dua belas bulan. Untuk 800 donor baru di musim liburan, itu berarti sekitar 80 hingga 130 donasi kedua tambahan. Dengan rata-rata donasi online antara $60 hingga $90, itu berarti $5.000 hingga $11.000 pendapatan tahunan baru dari sebuah perjalanan donasi yang tidak memerlukan biaya operasional setelah dibangun.

Dan itu mengabaikan nilai seumur hidup. Donatur yang memberi dua kali di tahun pertama jauh lebih mungkin untuk memberi di tahun kedua dan ketiga, dan sebagian besar menjadi donatur tetap bulanan. Dalam kelompok tiga tahun, rangkaian donasi sambutan ini akan menguntungkan berkali-kali lipat.

Ingin melihat CRMConnect DonorPerfect dan HubSpot beraksi? Lihat halaman Aplikasi API.