Mindbody dan ActiveCampaign: Hentikan Penggunaan Spreadsheet dan Kirim Email ke Anggota yang Tepat

Masuklah ke ruang belakang sebuah dojo karate dengan 230 siswa dan Anda akan menemukan banyak spreadsheet. Satu untuk peringkat sabuk saat ini, yang disimpan oleh instruktur kepala. Satu untuk daftar peserta ujian sabuk mendatang, yang disimpan oleh seorang asisten. Satu untuk pesanan perlengkapan, seragam, bantalan sparing, senjata, yang disimpan oleh resepsionis. Satu untuk pendaftaran turnamen. Satu untuk keanggotaan keluarga, yang disimpan oleh siapa pun yang kebetulan ingat siswa mana yang bersaudara.

Tidak satu pun dari spreadsheet ini saling terhubung. Tidak satu pun dari spreadsheet ini terhubung ke alat email Anda. Jadi, ketika dojo mengirimkan pengingat ujian kenaikan sabuk, pengingat tersebut terkirim ke semua orang, termasuk pemegang sabuk putih yang ujian pertamanya masih enam bulan lagi dan orang tua dari pemegang sabuk cokelat yang anaknya mengikuti ujian minggu lalu. Jumlah pelanggan yang berhenti berlangganan meningkat. Kepercayaan terhadap email Anda perlahan terkikis.

Ambil contoh hipotetis. Stone Pine Karate (sebagai ilustrasi), sebuah dojo dengan satu lokasi yang memiliki 230 siswa dan banyak keanggotaan keluarga, mengalami masalah yang persis sama. Pemiliknya telah mencoba dua kali untuk "memasukkan semuanya ke dalam alat email kami" dan menyerah kedua kalinya, karena spreadsheet dan Mindbody selalu tidak sepakat dalam berbagai hal.

Postingan ini membahas tentang menghentikan penggunaan spreadsheet dan beralih ke pengiriman email anggota yang akurat dan tepat sasaran.

Berapa Biaya Sebenarnya yang Harus Anda Keluarkan untuk Spreadsheet?

Biaya yang paling jelas adalah waktu. Empat atau lima spreadsheet, masing-masing dikelola oleh orang yang berbeda, dan masing-masing membutuhkan pembaruan terus-menerus, dengan mudah menghabiskan empat hingga enam jam waktu staf setiap minggu. Itu berarti sekitar 250 jam setahun yang dihabiskan tim Anda untuk menjadi basis data manusia, alih-alih mengajar atau melayani anggota.

Biaya tersembunyinya lebih buruk. Ketika anggota terus menerima email yang jelas-jelas bukan untuk mereka, mereka berhenti membaca email Anda sama sekali, atau mereka berhenti berlangganan. Pada saat Anda memiliki sesuatu yang benar-benar penting untuk dikirim, perubahan jadwal, penutupan, promosi nyata, separuh daftar Anda telah mengabaikan Anda. Email yang tidak relevan bukanlah gratis. Anda membayarnya dengan perhatian yang tidak akan pernah bisa Anda dapatkan kembali.

Gunakan Data yang Sudah Anda Miliki

Mindbody sudah menyimpan informasi yang dilacak oleh spreadsheet tersebut: peringkat sabuk, kelompok usia, keanggotaan keluarga, ukuran perlengkapan, kelayakan turnamen, tanggal ujian. CRMConnect secara otomatis memasukkan semua informasi tersebut ke ActiveCampaign dan memperbaruinya secara berkala.

Artinya, satu catatan anggota di ActiveCampaign memuat semuanya: peringkat sabuk siswa, kelompok usia, keluarga tempat mereka berasal, siapa yang membayar keanggotaan, ukuran seragam mereka, kapan ujian sabuk berikutnya, dan apakah mereka memenuhi syarat untuk turnamen. Satu catatan menggantikan empat baris spreadsheet, dan catatan tersebut memperbarui dirinya sendiri.

Tiga Daftar yang Menggantikan Tiga Spreadsheet

Di ActiveCampaign, buat tiga daftar tersimpan. Masing-masing menggantikan satu spreadsheet, dan masing-masing memperbarui dirinya sendiri.

Daftar Peserta Ujian Sabuk. Secara otomatis menyertakan setiap siswa aktif yang akan mengikuti ujian sabuk dalam 30 hari ke depan. Pada hari instruktur utama menetapkan tanggal ujian di Mindbody, siswa tersebut akan muncul dalam daftar. Tidak perlu lagi melakukan pemeliharaan daftar secara manual.

Penataan Ulang Perlengkapan. Secara otomatis menyertakan siswa yang pesanan seragam terakhirnya lebih dari sembilan bulan yang lalu. Ini mencakup anak-anak yang mungkin sudah kekecilan seragamnya tanpa harus mengingatkan setiap keluarga setiap tiga bulan sekali.

Grup Turnamen. Secara otomatis menyertakan siswa yang memenuhi syarat turnamen pada tingkatan sabuk dan kelompok usia yang tepat. Penyelenggara turnamen Anda mengambil daftar terbaru pada pagi hari saat pendaftaran dibuka, setiap saat.

Kemudian tambahkan satu daftar lagi untuk orang tua: daftar Komunikasi Keluarga yang berisi orang dewasa yang membayar iuran keanggotaan keluarga. Pengingat tes sabuk pengaman untuk anak berusia sembilan tahun harus dikirimkan kepada orang tua, bukan kepada anak tersebut, dan data hubungan keluarga akan membuat hal itu otomatis.

Email yang Berjalan Sendiri

Setelah memiliki daftar tersebut, siapkan tiga rangkaian email otomatis sederhana.

Persiapan Ujian Sabuk. Ketika seorang siswa bergabung dalam Daftar Ujian Sabuk, mereka akan menerima serangkaian pemberitahuan singkat selama 30 hari sebelum ujian: konfirmasi, catatan "apa yang diharapkan", pengingat pengecekan seragam, informasi logistik sehari sebelum ujian, dan catatan hasil sehari setelah ujian.

Penataan Ulang Perlengkapan. Ketika seorang siswa masuk ke daftar Pemesanan Ulang Perlengkapan, mereka akan menerima email pengecekan ukuran yang sudah menunjukkan ukuran yang Anda miliki dalam arsip, ditambah satu email lanjutan jika tidak ada pesanan yang masuk.

Siklus Turnamen. Ketika seorang siswa masuk ke dalam Grup Turnamen, mereka akan menerima email pemberitahuan pendaftaran dibuka, pendaftaran ditutup, dan informasi logistik sehari sebelum acara, dan mereka akan secara otomatis keluar dari rangkaian tersebut setelah mendaftar.

Anda juga dapat melacak tren kehadiran setiap siswa di dalam ActiveCampaign, sehingga instruktur utama dapat melihat siapa yang hadir secara konsisten dan siapa yang kehadirannya tidak menentu, tanpa perlu membuka spreadsheet lain.

Apa Artinya Ini bagi Studio Anda?

Dalam penerapan representatif di dojo dengan skala seperti ini, menghentikan penggunaan spreadsheet tersebut dapat menghemat sekitar empat hingga enam jam waktu staf per minggu, atau sekitar 250 jam per tahun. Lebih penting lagi, tim Anda berhenti mempercayai spreadsheet dan mulai mempercayai Mindbody sebagai satu-satunya sumber kebenaran, yang berarti data di Mindbody itu sendiri menjadi lebih bersih karena tidak ada yang menyimpan salinan "asli" di sampingnya.

Hasil email Anda juga berubah tajam. Tingkat berhenti berlangganan pada email siaran biasanya turun setengahnya dalam waktu 60 hari, hanya karena siswa berhenti menerima pesan yang jelas bukan untuk mereka. Pemegang sabuk cokelat tidak lagi menerima email orientasi sabuk putih.

Bagi Stone Pine, urutan pemesanan ulang perlengkapan saja sudah menutupi biaya integrasi pada kuartal pertama. Tingkat pemesanan ulang seragam pada bulan kesembilan meningkat dari angka rendah 35 persen, yang didorong oleh orang tua yang menyadarinya sendiri, menjadi angka yang stabil 65 hingga 70 persen, yang didorong oleh pengingat yang memperhatikan ukuran.

Angka-angka ini bersifat ilustratif. Dojo dengan catatan yang sudah rapi akan mengalami penghematan waktu yang lebih kecil. Dojo dengan catatan yang berantakan akan mengalami penghematan waktu yang jauh lebih besar.

Ingin melihat CRMConnect Mindbody ke ActiveCampaign beraksi? Lihat halaman Aplikasi API.