Mindbody dan ActiveCampaign: Dapatkan Paket Sesi Sebelum Klien Berpindah

Paket kelas dan paket sesi adalah peluang menghasilkan uang mudah yang terus Anda lewatkan. Keanggotaan diperbarui secara otomatis. Sesi sekali datang jelas merupakan kunjungan satu kali. Paket adalah pilihan yang kurang ideal: klien membeli 10 sesi, menggunakan satu sesi per minggu, dan sekitar sesi kedelapan, pelatih seharusnya "melakukan pembicaraan tentang perpanjangan keanggotaan." Setengah dari waktu, pelatih lupa. Setengah lainnya, mereka baru ingat setelah dua sesi, klien mengambil jeda tiga minggu, dan jeda itu diam-diam berubah menjadi jeda permanen.

Ambil contoh hipotetis. North Ridge Strength (sebagai ilustrasi), sebuah studio pelatihan pribadi dengan satu lokasi yang memiliki enam pelatih dan 180 klien yang menggunakan paket sesi, melakukan audit manual dan menemukan bahwa sekitar 22 persen klien paket membiarkan paket terakhir mereka kedaluwarsa dan tidak pernah memperbaruinya. Sebagian besar klien tersebut tidak memutuskan untuk berhenti. Mereka hanya berhenti datang karena ritme latihannya terganggu.

Para pelatih itu bukannya malas. Mereka berusaha melatih klien sekaligus menjadi sistem pelacakan perpanjangan kontrak. Pekerjaan kedua itu tidak bisa dilakukan jika jumlah klien per pelatih melebihi sekitar 30 orang.

Berapa Biaya Sebenarnya dari Paket yang Tidak Terdaftar?

Klien yang menyelesaikan paket perawatan dan tidak memperbarui langganannya bukanlah kerugian kecil. Mereka adalah klien yang sudah membayar Anda, sudah datang, sudah mendapatkan hasil, dan Anda kehilangan mereka bukan karena pesaing, tetapi karena kekosongan jadwal. Itulah jenis kehilangan klien yang paling mudah dicegah.

Alasan mengapa hal ini terus terjadi adalah karena momen pembaruan tidak terlihat sampai terlambat. Pada saat seorang pelatih menyadari bahwa klien belum memesan sesi latihan selama tiga minggu, kebiasaan itu sudah terputus dan percakapan telah bergeser dari "ingin sesi latihan lagi" menjadi "ingin kembali". Itu adalah percakapan yang sangat berbeda, dan percakapan kedua menghasilkan konversi yang jauh lebih buruk.

Studio Anda selalu mengetahui berapa banyak sesi yang tersisa.

CRMConnect menjaga jumlah sesi tersisa setiap klien tetap terkini di ActiveCampaign, memperbaruinya tepat setelah setiap kunjungan. CRMConnect juga menyimpan nama paket, tanggal kedaluwarsa, detail kunjungan terakhir, dan status keanggotaan.

Karena penghitungan itu selalu akurat dan selalu terkini, Anda tidak perlu lagi bergantung pada pelatih untuk mengingatnya. Saat sesi tersisa klien memasuki zona bahaya, sistem Anda sudah mengetahuinya, dan dapat mengambil tindakan.

Bagaimana Urutan Pembaruan Bekerja

Di ActiveCampaign, buat satu urutan otomatis yang dimulai saat klien aktif memiliki kurang dari tiga sesi tersisa.

Sentuhan 1, hari yang sama, malam hari. Sebuah email singkat yang ditulis seperti pesan teks dari pelatih: “Hai, sesi latihan Anda tinggal beberapa sesi lagi. Mau saya atur sesi berikutnya agar kita tidak melewatkan satu minggu pun?” Kirimkan dari pelatih klien agar terasa personal.

Sentuhan 2, dua hari kemudian Jika klien masih belum memperbarui langganannya, berikan dorongan yang sedikit lebih kuat dengan tautan perpanjangan sekali klik.

Touch 3, hari sesi terakhir mereka. “Yang terakhir dalam paket Anda hari ini, sampai jumpa di janji temu Anda.” Ini penting karena memudahkan percakapan perpanjangan kontrak secara tatap muka. Pelatih tahu klien baru saja menerima email tentang hal itu, jadi permintaan tersebut tidak lagi canggung.

Sentuhan ke-4, tiga hari setelah paket habis jika tidak ada paket baru yang dibeli. Sebuah catatan ajakan untuk kembali bergabung yang lebih lembut, mungkin dengan penawaran sesi bonus kecil.

Sertakan satu langkah pengecekan keamanan: jika klien belum berkunjung selama lebih dari 14 hari, lewati upaya perpanjangan kontrak dan kirimkan penawaran untuk menarik kembali klien. Penawaran perpanjangan kontrak tidak akan efektif pada klien yang sudah mulai menjauh. Anda harus membangun kembali kebiasaan klien terlebih dahulu.

Pastikan itu berasal dari pelatih, bukan dari studio.

Klien memiliki hubungan dengan Mira atau Tomas, bukan dengan “North Ridge Strength.” Jadi, email perpanjangan keanggotaan harus berasal dari pelatih, bukan dari studio.

Susun urutan email agar setiap klien pelatih mendapatkan email yang berisi nama pelatih, tanda tangan, dan bahkan penawaran bonus mereka sendiri ("sesi pertama paket baru gratis"). Pelatih tidak perlu repot. Urutan email akan menanganinya. Dalam konteks ini, email perpanjangan keanggotaan yang menampilkan nama pelatih memiliki tingkat konversi sekitar dua kali lipat dibandingkan email generik yang menampilkan nama studio.

Manajer studio Anda juga mendapatkan gambaran mingguan yang jelas tentang siapa yang mendekati masa berlaku paket layanannya berakhir, dan dapat melihat pola: “Klien Mira memperbarui paket layanan mereka pada 75 persen, klien Tomas pada 45 persen. Mari kita pasangkan mereka selama seminggu.”

Mengapa Hal Ini Penting bagi Keuntungan Anda

Dalam penerapan yang representatif di studio dengan skala seperti ini, tingkat perpanjangan paket, yang berarti paket baru dibeli dalam waktu tujuh hari setelah sesi terakhir paket sebelumnya, biasanya meningkat dari angka dasar 60 hingga 70 persen menjadi kisaran 80 hingga 88 persen dalam waktu 90 hari. Faktor pendorong terbesar adalah email pertama, catatan pribadi "ingin saya menyiapkan sesi berikutnya?", karena menawarkan langkah selanjutnya yang mudah.

Dengan 180 klien yang menjalankan sekitar satu paket setiap delapan minggu, studio tersebut melihat sekitar 75 hingga 100 perpanjangan kontrak per bulan. Peningkatan 15 poin dalam tingkat perpanjangan kontrak dapat mengembalikan sekitar 11 hingga 15 klien per bulan yang seharusnya akan beralih ke klien lain. Dengan harga $600 per paket 10 (sebagai ilustrasi), itu berarti sekitar $7.000 hingga $9.000 pendapatan bulanan yang dapat dikembalikan, atau sekitar $90.000 per tahun, hanya dari satu rangkaian otomatis.

Angka-angka ini hanyalah ilustrasi. Penetapan harga paket Anda dan jeda waktu tipikal antar paket akan menentukan hasil sebenarnya. Namun prinsipnya tetap berlaku: Anda sudah kehilangan klien energi terbarukan hanya karena perbedaan waktu, dan perbedaan waktu inilah yang diperbaiki oleh solusi ini.

Ingin melihat CRMConnect Mindbody ke ActiveCampaign beraksi? Lihat halaman Aplikasi API.