Mindbody dan HighLevel: Akhiri Rekonsiliasi Kontrak Hari Minggu di Studio Anda

Pajak Mingguan untuk Melacak Kontrak Secara Manual

Keberhasilan atau kegagalan studio pelatihan pribadi bergantung pada kontrak. Kontrak tersebut memuat ketentuan pembayaran otomatis, jumlah sesi, tanggal perpanjangan, dan klausul pembatalan. Ini adalah satu-satunya dokumen yang penting ketika anggota memutuskan apakah akan tetap berlangganan. Dan di sebagian besar studio, kontrak tersebut berupa file PDF Mindbody yang harus disalin secara manual oleh seseorang di tim Anda ke dalam alat pemasaran Anda.

Hipotesis: Bedrock Performance (sebagai ilustrasi) adalah studio dengan satu lokasi, delapan pelatih, dan 220 klien dengan keanggotaan berbasis kontrak. Setiap Minggu malam, pemilik menghabiskan dua jam untuk membuka kontrak Mindbody dan memperbarui catatan satu per satu: tanggal perpanjangan, sesi yang tersisa, status pembayaran. Dua jam, setiap minggu, tanpa ada tanda-tanda akan berakhir. Dan pada hari Selasa, angka-angka tersebut sudah salah, karena tiga klien telah menggunakan sesi pada hari Senin.

Berapa Biaya Sebenarnya yang Harus Anda Keluarkan untuk Proses Manual?

Sebuah kontrak bukanlah sekadar angka sederhana. Kontrak tersebut memuat jadwal penagihan, sejumlah kredit sesi, tanggal perpanjangan, upaya pembayaran, dan ketentuan pembatalan. Ketika Anda melacaknya secara manual, bidang yang paling mungkin Anda lewatkan adalah bidang yang paling penting: apakah pembayaran otomatis anggota berjalan lancar, sedang dicoba ulang, atau gagal.

Ada juga masalah matematika. Sesi yang tersisa adalah jumlah yang mereka beli, dikurangi jumlah yang mereka gunakan, dikurangi jumlah yang sudah mereka pesan. Jika Anda hanya memeriksa saat pendaftaran, angka tersebut akan menjadi usang dalam beberapa hari. Biaya tersebut muncul sebagai perpanjangan yang terlewat, kegagalan pembayaran yang baru Anda sadari terlambat, dan seorang pelatih yang tidak dapat menjawab "berapa sesi tersisa untuk Sarah" tanpa harus mencari tahu lebih lanjut.

Data Kontrak Anda, Selalu Terbarui, Tanpa Perlu Memasukkan Data Apa Pun

CRMConnect Mindbody ke HighLevel secara otomatis menyinkronkan setiap kontrak. Tanggal perpanjangan, status pembayaran, dan saldo sesi aktif mengalir ke HighLevel secara otomatis dan tetap terkini seiring anggota memesan dan menggunakan sesi.

Setiap kontrak menjadi catatan tersendiri, yang terhubung dengan anggota yang bersangkutan. Hal ini penting bagi klien yang memiliki lebih dari satu keanggotaan, karena setiap perjanjian tetap terpisah dan mudah dibaca. Tidak ada yang membuka Mindbody untuk mencocokkan apa pun. Datanya sudah benar.

Bagaimana Cara Kerjanya untuk Resepsionis dan Pelatih Anda

Saldo sesi adalah kolom yang mengakhiri ritual hari Minggu. Kolom ini diperbarui secara otomatis setiap kali sesi dipesan atau diselesaikan. Pelatih Anda dapat melihat, pada catatan anggota, berapa banyak sesi yang tersisa, tanpa perlu membuka Mindbody dan tanpa perlu bertanya kepada Anda.

Pengingat perpanjangan juga berjalan secara otomatis. Sekitar 60 hari sebelum kontrak berakhir, anggota akan menerima catatan hangat dari pelatih utama mereka dengan penawaran perpanjangan. Sekitar 45 hari sebelum kontrak berakhir, jika mereka memiliki banyak sesi yang belum digunakan, mereka akan mendapatkan pengingat ramah "mari kita jadwalkan sesi untuk Anda". Sekitar 30 hari sebelum kontrak berakhir, sistem akan membuat tugas bagi pelatih mereka untuk melakukan percakapan perpanjangan secara langsung pada sesi berikutnya. Beberapa pengingat lembut akan menyusul dalam dua minggu terakhir. Saat anggota memperbarui kontrak, pengingat lama akan berhenti dengan sendirinya.

Tugas pelatih adalah bagian yang menghasilkan konversi. Sistem menandainya, pelatih melakukan percakapan nyata di tempat gym, dan perpanjangan keanggotaan pun terjadi. Tidak ada yang mengejar laporan status PDF.

Mendeteksi Pembayaran Gagal di Hari yang Sama

Ketika pembayaran otomatis anggota gagal, hitungan mundur dimulai. Kartu mereka kedaluwarsa, mereka datang pada hari Senin, resepsionis mempersilakan mereka masuk, dan pembayaran yang gagal tersebut tidak disadari sampai seseorang meninjaunya beberapa hari kemudian. Pada saat itu, anggota tersebut telah melewatkan akhir pekan, mulai merasa bersalah, dan mulai mencari alternatif lain.

Dengan sinkronisasi kontrak, pembayaran yang gagal akan memicu alur pemulihan pada hari yang sama. Anggota akan menerima pesan teks ramah dengan tautan untuk memperbarui kartu mereka. Jika masih belum terselesaikan sehari kemudian, pelatih mereka akan diberi tahu untuk menyebutkannya secara santai pada sesi berikutnya. Jika berlarut-larut, masalah akan diteruskan kepada Anda untuk panggilan pribadi. Saat pembayaran berhasil, pengingat akan berhenti dan anggota akan mendapatkan konfirmasi cepat.

Pesan teks di hari yang sama adalah perbedaan antara perbaikan dalam 24 jam dan kehilangan pelanggan. Laporan pembayaran mingguan tidak dapat melakukan itu. Data langsung dapat melakukannya.

Hasil Representatif di 220 Klien

Ini adalah contoh ilustrasi, bukan pelanggan sebenarnya:

• Waktu yang dihabiskan pemilik untuk rekonsiliasi kontrak: sekitar 2 jam per minggu, sepenuhnya diklaim kembali.
• Waktu yang dihabiskan pelatih untuk mencari tahu "berapa sesi tersisa": dihilangkan, karena sudah tercantum dalam catatan anggota.
• Tingkat pemulihan pembayaran yang gagal dalam waktu seminggu, pada proses akhir bulan manual: sekitar 35 hingga 45 persen.
• Pemulihan pembayaran gagal dengan SMS di hari yang sama: peningkatan hingga kisaran 65 hingga 78 persen.
• Tingkat perpanjangan kontrak dalam jangka waktu 60 hari: peningkatan sekitar 5 hingga 9 poin persentase, sebagian besar berasal dari percakapan langsung dengan pelatih.

Angka-angka tersebut berubah seiring dengan penetapan harga kontrak dan budaya pelatih Anda. Mekanismenya tidak berubah.

Mengapa Hal Ini Penting bagi Keuntungan Anda

Rekonsiliasi hari Minggu bukan hanya membuang waktu, tetapi juga pendapatan. Data kontrak yang sudah usang berarti perpanjangan kontrak terlewatkan, kegagalan pembayaran diam-diam berubah menjadi pembatalan, dan pelatih tidak dapat melakukan percakapan yang tepat pada saat yang tepat. Ketika data selalu terbarui dan pengingat berjalan otomatis, tim Anda dapat mencurahkan energinya pada anggota, bukan pada spreadsheet, dan percakapan perpanjangan kontrak terjadi secara tatap muka di mana kesepakatan benar-benar tercapai.

Lihatlah untuk Studio Anda

Ingin melihat CRMConnect Mindbody to HighLevel beraksi? Lihat halaman Aplikasi API.