Mindbody dan HubSpot: Lihat Pelatih Mana yang Benar-Benar Meningkatkan Retensi di Gym Anda

Mengapa Ulasan Pelatih Didasarkan pada Intuisi?

Tanyakan kepada kepala pelatih, anggota staf mana yang memiliki tingkat retensi terbaik. Mereka akan memberikan jawaban yang percaya diri. Namun, mintalah mereka untuk membuktikannya dengan angka, dan jawabannya akan berubah menjadi "ya, Anda tahu, Anda bisa merasakannya."

Laporan Mindbody dirancang untuk akuntansi, bukan pelatihan. Anda dapat menarik data kehadiran kelas. Anda dapat menarik laporan penjualan. Anda dapat menarik daftar anggota yang tidak hadir. Tidak satu pun dari data tersebut saling berkaitan, dan tidak ada seorang pun di pusat kebugaran yang punya waktu untuk menyusunnya setiap minggu. Akibatnya, percakapan tentang kinerja tetap bersifat impresionistik, anggota yang berhenti berlangganan baru diperhatikan tiga minggu kemudian, dan pelatih yang sebenarnya menghasilkan pendapatan per jam terbanyak biasanya bukanlah orang yang mendapatkan pujian.

Hipotesis: Anvil Strength CrossFit (sebagai ilustrasi) adalah pusat kebugaran CrossFit dengan satu lokasi, memiliki 320 anggota, dan tujuh sesi kelas per hari. Pemilik ingin memberikan bonus kecil kepada pelatih yang terkait dengan tingkat retensi dan tingkat kehadiran kelas. Namun, ia tidak dapat melakukannya karena ia tidak dapat mengukur keduanya dengan pasti.

Apa Kerugian yang Anda Alami Akibat Kebutaan dalam Pelatihan?

Ketika Anda tidak dapat melihat kinerja pelatih, Anda memberi penghargaan pada hal yang salah. Pelatih yang paling karismatik mendapat pujian, sementara pelatih yang diam-diam mengirim pesan kepada setiap anggota yang berhenti berlangganan dan mempertahankan mereka diabaikan. Anda menjadwalkan kelas berdasarkan kebiasaan, bukan berdasarkan apa yang menarik dan mempertahankan anggota. Dan anggota yang berhenti berlangganan luput dari perhatian siapa pun, karena tidak ada yang bertanggung jawab atas peringatan dini. Setiap anggota yang berhenti berlangganan tanpa disadari adalah pendapatan berulang yang seharusnya dapat Anda hemat dengan satu pesan singkat pada waktu yang tepat.

Kabar baiknya adalah Anda sudah memiliki datanya. Data tersebut hanya perlu dikumpulkan di satu tempat yang terhubung.

Data yang Sudah Anda Miliki, Terintegrasi

CRMConnect Mindbody to HubSpot menarik aktivitas Mindbody Anda ke HubSpot dalam format yang dapat Anda laporkan. Dua hal yang akan tercatat secara otomatis dan selalu diperbarui adalah:

Pertama, setiap janji temu muncul sebagai catatan tersendiri di HubSpot, yang mencantumkan nama pelatih, kelas, lokasi, status, dan pembelian terkait. Kedua, setiap pembelian klien ditampilkan secara rinci, dengan nama staf, lokasi, dan layanan yang terlampir. Selain itu, setiap catatan anggota mencantumkan tanggal kunjungan terakhir mereka, pelatih terakhir yang mereka temui, total kunjungan mereka, pemesanan berikutnya, sesi yang tersisa, dan status keanggotaan mereka.

Itulah semua yang Anda butuhkan untuk membangun pelaporan tingkat pelatih. Anda tidak memerlukan analis data atau alat pelaporan terpisah.

Membangun Dasbor Kinerja Pelatih

Di dalam fitur pelaporan HubSpot, buat empat laporan dan sematkan ke satu dasbor bernama "Kinerja Pelatih". Batasi hingga empat laporan. Pelatih akan berhenti melihat dasbor dengan terlalu banyak widget.

Kelas yang dibimbing, 30 hari terakhir. Hitung janji temu yang selesai dikelompokkan berdasarkan pembimbing, dipecah berdasarkan jenis kelas. Ini adalah ukuran paling sederhana untuk mengetahui siapa yang sebenarnya menjalankan jadwal tersebut.

Pendapatan yang terkait dengan setiap pelatih, 30 hari terakhir. Jumlah pembelian yang terhubung dengan interaksi dengan setiap pelatih. Ini bukan pendapatan kotor studio, melainkan pendapatan yang terkait dengan anggota pelatih tersebut.

Tingkat pengisian kelas berdasarkan pelatih. Jumlah yang terisi dibandingkan dengan jumlah yang dijadwalkan, dikelompokkan berdasarkan pelatih dan kelas. Setelah diurutkan, ini menunjukkan siapa yang secara konsisten mengisi ruangan.

Jumlah anggota yang tidak aktif per pelatih. Anggota yang kunjungan terakhirnya lebih dari dua minggu lalu, dikelompokkan berdasarkan pelatih yang terakhir mereka temui. Ini adalah laporan yang benar-benar digunakan pelatih setiap hari. Laporan ini menunjukkan kepada setiap pelatih secara tepat anggota mana yang berisiko saat ini.

Untuk tinjauan triwulanan, tambahkan yang kelima: retensi berdasarkan pelatih yang menjalankan kelas pertama anggota. Bandingkan berapa banyak anggota yang direkrut oleh setiap pelatih yang masih aktif 90 hari kemudian. Ini adalah cara terdekat yang dapat Anda lakukan untuk mendapatkan atribusi retensi yang sebenarnya tanpa proyek yang memakan waktu berbulan-bulan.

Menangkap Anggota yang Tidak Aktif Sebelum Pelatih Menyadari

Laporan anggota yang tidak aktif adalah bagian yang digunakan pelatih setiap hari. Buat tugas otomatis sehingga ketika seorang anggota tidak berkunjung selama dua minggu dan masih memiliki keanggotaan aktif, pelatih mereka akan menerima tugas dengan skrip satu baris: “Saya melihat Jamie belum datang selama dua minggu. Bisakah Anda mengirimkan pesan singkat?”

Ini berhasil karena detail kunjungan terakhir sangat lengkap. Pelatih dapat melihat kelas persis yang terakhir diikuti anggota, jenis kunjungan, dan layanan yang diberikan, serta merujuknya secara alami dalam teks. Pesan spesifik dan personal dari pelatih yang mengajar kelas terakhir mereka jauh lebih efektif daripada email umum "kami merindukanmu".

Hasil Representatif dari Kuartal Pertama

Ini adalah contoh ilustrasi, bukan pelanggan sebenarnya. Dalam penerapan pada skala sebesar ini, seperempat pertama dasbor bus biasanya menampilkan tiga pola.

Pelatih dengan karisma paling menonjol jarang memiliki tingkat retensi tertinggi. Retensi lebih erat kaitannya dengan pelatih yang benar-benar mengirim pesan teks kepada anggota yang sudah lama tidak aktif. Kelas awal seringkali memiliki tingkat pengisian terendah dan tingkat retensi tertinggi, yang masuk akal setelah Anda menyadari bahwa peserta kelas awal sangat berkomitmen. Dan pesan teks kepada anggota yang sudah lama tidak aktif dari pelatih yang mengajar kelas terakhir anggota tersebut dapat mengembalikan mereka sekitar 30 hingga 40 persen, dibandingkan dengan kurang dari 10 persen untuk email ajakan kembali yang bersifat umum.

Dengan 320 anggota, memulihkan bahkan 15 persen dari calon anggota yang berhenti berlangganan setiap bulan berarti sekitar 5 hingga 8 anggota yang dipertahankan, atau sekitar $700 hingga $1.100 dalam pendapatan bulanan yang dihemat. Selama setahun, itu akan menutupi biaya integrasi beberapa kali lipat. Tingkat pemulihan pesan teks yang hilang sangat bergantung pada budaya pelatih dan seberapa personal pesan teks tersebut.

Apa Artinya Ini bagi Studio Anda?

Untuk bisnis yang berfokus pada interaksi satu lawan satu seperti pelatihan pribadi atau klinik kecantikan, atribusi lebih mudah karena setiap janji temu hanya melibatkan satu penyedia layanan. Untuk pusat kebugaran dengan kelas kelompok dan pelatih yang berganti-ganti, atribusi lebih rumit, jadi tentukan terlebih dahulu apa yang dianggap sebagai "pelatih yang dikreditkan" sebelum Anda membuat dasbor. Bagaimanapun, intinya tetap sama: begitu Anda dapat melihat kehadiran, pendapatan, dan retensi berdasarkan pelatih, Anda dapat memberi penghargaan kepada pelatih yang benar-benar mempertahankan anggota, menjadwalkan kelas yang penuh, dan mencegah anggota berhenti berlangganan selagi masih bisa. Itulah perbedaan antara melatih berdasarkan firasat dan melatih berdasarkan kebenaran.

Ingin melihat CRMConnect Mindbody ke HubSpot beraksi? Lihat halaman Aplikasi API.