Mindbody dan HubSpot: Dapatkan Kembali 45 Menit Sehari di Meja Resepsionis Spa Anda

Pajak Pembersihan Data di Meja Resepsionis Anda

Masuklah ke spa mana pun yang memiliki lebih dari 1.000 klien aktif dan tanyakan kepada manajer resepsionis di mana data klien mereka disimpan. Anda akan mendapatkan jawaban sopan seperti, "kami sebagian besar mempercayainya." Namun, jika Anda sedikit mendesak, dua masalah spesifik selalu muncul.

Yang pertama adalah klien duplikat. Orang yang sama, dua profil. Satu dibuat di meja resepsionis, satu lagi melalui widget pemesanan online. Atau satu lagi menggunakan nama gadis. Atau profil kedua dibuat beberapa bulan lalu karena profil pertama salah ketik alamat emailnya. Apa pun penyebabnya, setiap kali staf membersihkan data duplikat di Mindbody, kekacauan pencocokan di alat pemasaran Anda malah semakin buruk, bukan semakin baik.

Yang kedua adalah keluarga yang berbagi email. Seorang ibu memesan perawatan untuk dirinya sendiri, putrinya yang remaja, dan ibunya sendiri, semuanya dalam satu alamat email. Alat pemasaran Anda akan menggabungkan ketiganya menjadi satu kontak atau membuat tiga kontak dengan email yang sama dan tiga nama depan yang berbeda, dan setiap pesan setelah itu akan membingungkan.

Contoh hipotetis: Quartz & Sage Day Spa (ilustrasi) adalah spa dengan satu lokasi, delapan ruang perawatan, dan 1.200 klien aktif. Mereka menghitung bahwa resepsionis menghabiskan sekitar 45 menit sehari untuk membersihkan data: menggabungkan data duplikat, memperbaiki kesalahan pencatatan, dan mengklarifikasi siapa sebenarnya yang memiliki janji temu. Itu kira-kira 4 persen dari waktu kerja satu karyawan penuh waktu, setiap hari, selamanya.

Berapa Biaya yang Harus Anda Keluarkan untuk Catatan yang Berantakan?

Empat puluh lima menit per shift adalah biaya yang terlihat. Biaya tersembunyi jauh lebih buruk. Catatan ganda berarti riwayat kunjungan klien terbagi menjadi dua, sehingga spa Anda tidak pernah melihat gambaran lengkap dan tidak pernah memasarkan layanan dengan baik kepada mereka. Catatan keluarga yang membingungkan berarti orang yang salah menerima pesan yang salah. Dan setiap percakapan "Saya rasa kami mungkin memiliki file Anda di bawah email yang berbeda" saat check-in akan mengurangi kesan profesionalisme spa Anda. Klien akan menyadarinya, dan itu akan terlihat dari bagaimana mereka menilai Anda.

Duplikat dan Keluarga, Ditangani Secara Otomatis

CRMConnect Mindbody ke HubSpot menangani kedua masalah tersebut sebagai fitur inti, bukan sebagai fitur tambahan.

Untuk data duplikat, sistem menggunakan pencocokan cerdas. Ketika nama depan, nama belakang, dan email cocok, kontak yang sama akan diperbarui alih-alih membuat kontak baru. Untuk kasus yang lebih rumit, seperti email yang sama dengan nama yang berbeda, sistem mengikuti serangkaian aturan pencocokan yang konsisten daripada membuat catatan baru secara membabi buta.

Untuk keluarga, sistem ini menggunakan hubungan "membayar" dan "dibayar" yang sudah ada di Mindbody. Anggota keluarga yang memiliki alamat email yang sama secara otomatis dikelompokkan bersama dalam satu catatan rumah tangga di HubSpot. Setiap anggota keluarga tetap menjadi kontak terpisah, sehingga Anda dapat berbicara dengan ibu dan anak perempuan secara independen, tetapi mereka semua terhubung ke rumah tangga yang sama, dengan label yang jelas tentang siapa yang membayar untuk siapa.

Apa yang Terjadi Saat Anda Menggabungkan Klien di Mindbody?

Inilah saat di mana sebagian besar integrasi gagal. Anda menemukan Jane Smith terdaftar dua kali di Mindbody. Anda menggabungkan kedua profil tersebut, dan riwayat kunjungan, penjualan, serta sesi yang tersisa semuanya berpindah ke profil yang tersisa.

Dengan pengaturan swakarya yang umum, tidak satu pun dari informasi tersebut sampai ke alat pemasaran Anda. Anda hanya memiliki dua kontak, salah satunya mengarah ke profil yang sudah tidak ada, dan tidak ada cara mudah untuk memperbaikinya.

Dengan CRMConnect, penggabungan berjalan lancar. Saat Anda menggabungkan klien duplikat di Mindbody, riwayat lengkap anggota tetap tercatat dan terorganisir dengan akurat di HubSpot. Profil yang tersisa memperbarui kontak yang tepat, kontak yang tersisa direkonsiliasi, dan riwayat kunjungan masuk ke catatan yang tersisa. Itulah perbedaan antara "kami telah menghubungkan sistem kami" dan "data kami benar-benar dapat dipercaya."

Siap untuk Lokasi Kedua

Untuk spa dengan satu lokasi, penandaan lokasi terlalu berlebihan. Tetapi pemilik Quartz & Sage sedang merencanakan lokasi kedua, dan waktu yang tepat untuk membersihkan data adalah sebelum Anda memiliki data yang berantakan dari dua lokasi.

CRMConnect secara otomatis memberi tag pada klien berdasarkan lokasi tempat mereka memesan, mengunjungi, atau membeli, memberi Anda tampilan terpadu di setiap situs. Dikombinasikan dengan pengelompokan keluarga, hal itu memungkinkan Anda menjawab pertanyaan yang sebelumnya tidak dapat Anda ajukan:

• Berapa banyak rumah tangga yang memesan di kedua lokasi tersebut?
• Anggota keluarga mana yang beralih dari penerima kartu hadiah menjadi pelanggan tetap?
• Saat klien memesan pijat pasangan, siapa tamu kedua, dan apakah mereka pernah datang sebelumnya?

Contoh Hasil yang Representatif di Spa dengan 1.200 Klien

Ini adalah contoh ilustrasi, bukan pelanggan sebenarnya. Dalam penerapan di spa skala ini, tugas pembersihan harian selama 45 menit biasanya berkurang menjadi kurang dari 5 menit sehari dalam bulan pertama. Itu berarti sekitar 40 menit waktu yang dihemat per shift, sekitar 200 menit seminggu, atau sekitar 170 jam setahun. Dengan biaya resepsionis sebesar $25 per jam, itu berarti sekitar $4.200 penghematan tenaga kerja per tahun untuk spa di satu lokasi.

Kemenangan yang lebih besar bukanlah soal tenaga kerja. Melainkan hilangnya kalimat "Saya rasa kami memiliki file Anda di email lain" saat check-in. Klien akan menyadarinya, dan reputasi Anda pun ikut meningkat. Spa dengan data awal yang lebih berantakan akan melihat pemulihan yang lebih besar; spa yang sudah menerapkan kebiasaan penggabungan data yang ketat akan melihat kemenangan yang lebih kecil.

Apa Artinya Ini bagi Spa Anda?

Aktifkan pengelompokan keluarga sejak hari pertama, meskipun Anda belum memiliki banyak rumah tangga dengan alamat email yang sama. Mengelompokkan catatan keluarga selama setahun setelah data masuk sangat merepotkan. Mengelompokkannya saat data masuk akan lebih mudah. Satu hal yang perlu diperiksa terlebih dahulu: hubungan "pembayaran" di Mindbody harus benar-benar diisi agar pengelompokan keluarga berfungsi, jadi periksa klien Anda yang sudah ada sebelum Anda mengaktifkannya.

Bisnis yang kliennya pada dasarnya tidak pernah memiliki hubungan keluarga, seperti pusat CrossFit dengan sistem buka-tutup, tidak banyak mendapatkan manfaat dari pengelompokan keluarga, meskipun penghapusan duplikasi otomatis tetap bermanfaat. Untuk spa, keduanya penting. Catatan yang bersih bukanlah sekadar hal yang menyenangkan untuk dimiliki. Itu adalah perbedaan antara meja resepsionis yang melayani klien dan meja resepsionis yang hanya mengurus basis data.

Ingin melihat CRMConnect Mindbody ke HubSpot beraksi? Lihat halaman Aplikasi API.