Mindbody dan HubSpot: Ubah Setiap Penawaran Perkenalan Menjadi Pemesanan Kelas Kedua

Peluang yang Anda Hilangkan Setiap Minggu

Seorang siswa baru masuk, membayar penawaran perkenalan seharga $39, mengikuti kelas pertamanya, dan pergi dengan senang hati. Kemudian meja resepsionis dibanjiri panggilan selama empat jam berikutnya, dan tidak ada yang menyentuh sistem pemasaran sampai akhir shift. Pada saat seseorang mengekspor data klien hari itu dan mengunggahnya keesokan paginya, siswa tersebut sudah hampir seharian berada di periode terpenting yang akan mereka habiskan di studio Anda: 14 hari pertama penawaran perkenalan.

Hipotesis: Lotus & Lattice Yoga (ilustrasi) adalah studio butik dengan satu lokasi, memiliki 280 anggota aktif, dan 14 kelas mingguan. Mereka mengamati hal ini terjadi setiap minggu. Konversi dari perkenalan menjadi anggota hanya sekitar belasan persen. Pemilik yakin bahwa resepsionis hanya perlu "lebih cepat," tetapi resepsionis sudah penuh. Masalahnya bukan kurangnya usaha. Masalahnya adalah tindak lanjut tidak dapat dimulai sampai seseorang memasukkan data siswa baru ke dalam sistem.

Apa Kerugian yang Anda Alami Akibat Penundaan?

Email "terima kasih atas kelas pertama Anda" yang tiba satu setengah hari kemudian sudah berlalu. Siswa tersebut mungkin sudah memesan kelas kedua sendiri atau sudah berhenti mengikuti kelas. Dan tindak lanjut yang dibuat dari data pagi hari bersifat umum karena keterbatasan: email tersebut hanya mengetahui nama dan pembelian, bukan instruktur mana yang mereka ikuti, gaya apa, atau apakah mereka telah memesan lagi. Pesan umum di jendela terpenting dalam alur penjualan adalah bagaimana studio diam-diam kehilangan siswa yang sudah mereka bayar untuk didapatkan.

Apa yang menyinkronkan momen saat intro dibeli?

CRMConnect Mindbody ke HubSpot adalah integrasi siap pakai. Begitu seorang siswa membeli penawaran perkenalan, integrasi langsung bekerja. Klien baru dibuat atau dicocokkan di HubSpot, dengan deteksi duplikat cerdas sehingga prospek sebelumnya dengan nama dan email yang sama diperbarui, bukan diduplikasi.

Catatan HubSpot mereka terisi dengan detail yang membuat tindak lanjut menjadi personal: penawaran perkenalan yang mereka beli dan kapan, kelas yang baru saja mereka ikuti, instruktur yang mengajarinya, jumlah kunjungan mereka, status keanggotaan mereka, dan apakah mereka telah memesan sesuatu selanjutnya. Setiap pemesanan, kunjungan, kelas yang terlewat, dan pembelian terus mengalir setelah itu, dalam hitungan detik. Itu sudah cukup untuk mendorong rangkaian tindak lanjut yang nyata, tanpa ada yang memasukkan data secara manual.

Tindak Lanjut Tujuh Hari: Kelas Satu, Kelas Dua, Konversi

Di HubSpot, buat satu alur kerja yang dimulai pada hari yang sama saat siswa membeli penawaran perkenalan.

Dua jam setelah kelas pertama mereka, mereka menerima pesan "terima kasih, berikut yang dapat Anda harapkan", yang dipersonalisasi dengan kelas yang sebenarnya mereka ikuti dan instruktur yang mengajarinya. Pesan ini dikirim pada malam yang sama, saat studio masih segar dalam ingatan mereka, bukan keesokan paginya.

Hari kedua. Jika mereka masih belum memesan kelas berikutnya, mereka akan menerima email "pilih kelas kedua Anda" dengan tautan pemesanan. Ini adalah pengungkit terbesar dalam keseluruhan rangkaian. Kesenjangan konversi antara siswa yang menghadiri kelas kedua dalam seminggu dan mereka yang tidak sangat besar.

Hari keempat. Pesan yang disampaikan bervariasi tergantung pada tingkat keterlibatan mereka. Siswa yang baru satu kali kunjungan akan menerima email "minggu pertama Anda" yang berisi biodata instruktur. Siswa yang sudah dua kali kunjungan atau lebih akan menerima email "Anda sedang membangun momentum".

Hari kedua belas. Dua hari sebelum masa promosi berakhir, penawaran keanggotaan dikirimkan, dengan bahasa yang disesuaikan dengan keterlibatan mereka yang sebenarnya. Seorang siswa yang datang enam kali mendapatkan penawaran yang berbeda dibandingkan dengan siswa yang datang sekali.

Hasil Representatif Setelah 90 Hari

Ini adalah contoh ilustrasi, bukan pelanggan sebenarnya. Dalam penerapan di studio dengan skala serupa, pola ini meningkatkan konversi dari pengenalan ke keanggotaan dari sekitar 18 persen menjadi 26 hingga 30 persen dalam satu kuartal. Sebagian besar peningkatan berasal dari dorongan pemesanan di hari kedua, yang mempersingkat waktu untuk kelas kedua dari biasanya sembilan hari menjadi kurang dari empat hari. Tingkat pembukaan pesan "terima kasih" di malam yang sama cenderung berada di atas 60 persen, karena pesan tersebut dikirim saat studio masih baru.

Waktu yang dihabiskan petugas resepsionis untuk memasukkan data praktis berkurang menjadi nol, karena seluruh prosesnya otomatis. Jika formulir di situs web Anda mencatat data seseorang yang kemudian datang ke kelas, logika duplikasi akan menggabungkannya. Jika anggota memperbarui email mereka, data tersebut akan kembali ke situs Mindbody yang tepat. Basis konversi dan isi pesan Anda akan memengaruhi angka-angka tersebut, tetapi struktur sistemlah yang melakukan pekerjaan berat.

Apa Artinya Ini bagi Studio Anda?

Struktur tiga langkah ini adalah bagian yang perlu ditiru: ucapan terima kasih di malam yang sama, dorongan untuk membeli produk kelas dua di hari kedua, dan tawaran konversi di hari kedua belas. Dorongan di hari kedua adalah pesan dengan daya ungkit tertinggi dalam rangkaian tersebut, dan justru pesan inilah yang paling sering dilewati oleh studio.

Untuk studio yang sangat kecil dengan hanya beberapa sesi pengenalan mingguan, proses manual dengan tugas-tugas mungkin sudah cukup. Tetapi begitu Anda menjalankan volume pengenalan yang nyata, perhitungannya sederhana. Setiap penawaran pengenalan yang Anda jual adalah siswa yang sudah Anda bayar untuk didatangkan. Menindaklanjuti di malam yang sama, saat mereka masih mengingat bagaimana rasanya kelas tersebut, adalah cara Anda mengubah pembelian itu menjadi anggota, bukan kesempatan yang terlewatkan.

Ingin melihat CRMConnect Mindbody ke HubSpot beraksi? Lihat halaman Aplikasi API.