Mindbody dan Keap: Berhenti Membuat Ulang Data Klien di Keap dengan Tangan

Tanyakan kepada pemilik studio mana pun yang beralih menggunakan Keap untuk pemasaran mereka dalam dua tahun terakhir, bagaimana bulan pertama berjalan. Mereka akan bercerita tentang spreadsheet, impor data, dan pekerjaan yang lambat dan melelahkan untuk membuat ulang setiap detail klien secara manual. Target, riwayat cedera, saldo paket, tanggal penting. Semua itu sudah ada di Mindbody, dan semuanya harus dibangun ulang dari awal.

Jika Anda menjalankan studio pelatihan pribadi dengan layanan personal yang intensif, setiap pelatih melacak 8 hingga 15 detail per klien: tujuan, komposisi tubuh, riwayat cedera, preferensi pelatihan, catatan diet, tanggal penting, peralatan yang mereka miliki di rumah, dan batasan jadwal. Mindbody menyimpan semua detail tersebut. Keap, dengan sendirinya, dimulai dari kosong. Seseorang harus membuat ulang setiap detail, menentukan tampilannya, memberi label, dan kemudian menghubungkannya kembali ke Mindbody agar data tersebut terisi.

Pekerjaan itu lambat. Seorang pelatih yang rajin mungkin hanya bisa menyiapkan empat detail ini per jam jika dihitung dari pembangunan, penyambungan, dan impor data uji. Kalikan itu dengan 15 detail, lalu dengan jumlah pelatih yang menginginkan tampilan masing-masing, dan penyiapan saja akan memakan waktu berhari-hari. Sebagian besar studio menyerah di tengah jalan dan akhirnya memiliki Keap yang setengah terisi dan tidak dipercaya siapa pun.

Berikut adalah contoh ilustratif. Granite Bay Personal Training (sebuah studio hipotetis), dengan satu lokasi yang memiliki 5 pelatih dan 140 klien yang membutuhkan layanan intensif, mencoba hal ini secara manual dua kali. Kedua upaya tersebut gagal pada langkah pengaturan. Para pelatih menghabiskan waktu istirahat makan siang mereka selama dua minggu untuk membangun kembali detail klien secara manual, merasa tidak puas, dan kembali menggunakan Mindbody untuk semuanya ditambah spreadsheet tambahan untuk pelacakan tujuan.

Beginilah Tampilan Akun Keap Anda di Hari Pertama

CRMConnect Mindbody to Keap menyiapkan detail klien untuk Anda. Selama penyiapan, sistem ini membangun hal-hal penting yang dibutuhkan oleh bisnis kesehatan dan kebugaran, tanpa memerlukan konfigurasi manual.

Pada hari pertama, akun Keap Anda sudah mengetahui, untuk setiap klien:

• Siapa mereka dan dari mana mereka berasal: riwayat Mindbody mereka, status keanggotaan saat ini, total kunjungan, tanggal kunjungan terakhir, layanan yang mereka ambil, dan staf mana yang mereka temui.
• Informasi mengenai paket keanggotaan: masa berlaku keanggotaan, jumlah sesi yang tersisa, detail kontrak, dan apakah pembayaran otomatis diaktifkan.
• Apa yang telah mereka beli: riwayat penawaran perkenalan, pembelian terakhir mereka, jumlah, dan tanggal.
• Tingkat keterlibatan mereka: tanggal kunjungan pertama, total kunjungan sepanjang masa, dan pendapatan sepanjang masa.

Ini lebih dari sekadar pengaturan standar. Detail unik studio Anda juga akan ikut tersampaikan. Jika studio pelatihan pribadi Anda telah melacak tujuan klien di Mindbody (penurunan berat badan, mobilitas, kekuatan, spesifik olahraga, pasca cedera), informasi persis tersebut akan masuk ke Keap secara otomatis. Tidak ada yang mengetiknya secara manual ke dalam menu tarik-turun Keap.

Jadi, seorang pelatih yang membuka catatan klien pada hari pertama akan melihat tujuan klien, catatan cedera mereka, hari latihan pilihan mereka, paket yang mereka ikuti, sesi yang tersisa, total kunjungan, kunjungan terakhir, dan janji temu berikutnya. Semua yang sebelumnya mereka lacak di spreadsheet, kini ada di alat yang menjalankan pemasaran.

Mengapa Data Tetap Berguna, Bukan Hanya Akurat Sejak Hari Pertama

Hari pertama adalah bagian yang mudah. Bagian yang sulit adalah 12 bulan berikutnya, ketika klien membeli paket baru, mencapai tonggak penting, mengubah tujuan, dan memperbarui preferensi mereka. Detail klien yang akurat hari ini dan usang bulan depan tidak ada gunanya. Detail yang tetap terkini adalah detail yang benar-benar mendorong tindak lanjut Anda.

CRMConnect secara otomatis memperbarui semuanya. Ketika klien membeli paket 12 sesi baru, nama paket, sisa sesi, dan pembelian terakhir mereka akan langsung diperbarui di Keap, dan mereka akan ditandai untuk kampanye yang tepat. Pengingat perpanjangan, ucapan selamat atas pencapaian penting, atau tindak lanjut pelatih yang telah Anda atur akan melihat perubahan tersebut dan menindaklanjutinya. Tidak ada yang memperbarui apa pun secara manual.

Data klien tetap bermanfaat karena selalu diperbarui. Itulah intinya.

Bagaimana Para Pelatih Mendapatkan Daftar Kerja Mereka Sendiri

Dengan semua detail klien yang sudah terisi, setiap pelatih dapat membangun tampilan mereka sendiri di Keap, tanpa memerlukan pekerjaan teknis apa pun.

Daftar harian seorang pelatih menunjukkan klien aktif mereka, diurutkan berdasarkan janji temu berikutnya. Klien baru muncul secara otomatis. Klien yang berhenti berlangganan akan hilang dengan sendirinya.

Daftar perpanjangan menunjukkan klien dengan sisa tiga sesi atau kurang, dikelompokkan berdasarkan pelatih, sehingga setiap pelatih dapat melihat alur perpanjangan mereka sendiri.

Daftar pencapaian menandai klien yang telah mencapai 100 kunjungan tetapi belum dirayakan. Hal itu mendorong ucapan selamat otomatis dan pengiriman kartu hadiah yang menjadi ritual retensi studio.

Daftar pantauan cedera menunjukkan klien dengan catatan cedera aktif yang berlatih dalam seminggu terakhir, sehingga pelatih kepala dapat memindai siapa pun yang membutuhkan percakapan tindak lanjut untuk pengecekan teknik.

Semua ini tidak memerlukan pengaturan teknis. Para pelatih juga tidak perlu menyimpan spreadsheet. Detailnya akan terisi dengan sendirinya. Daftarnya akan diperbarui dengan sendirinya.

Apa Artinya Ini bagi Studio Anda?

Dalam contoh penerapan di studio sebesar ini, pekerjaan penyiapan manual yang biasanya dibutuhkan oleh pendekatan swakarya (4 hingga 6 jam per pelatih untuk 5 pelatih, ditambah 8 hingga 12 jam pekerjaan administrasi) menyusut menjadi sekitar satu jam konfigurasi. Itu berarti sekitar 30 hingga 40 jam waktu pelatih dan administrator dapat dihemat secara langsung, hanya pada tahap penyiapan.

Penghematan terus berlanjut setelah itu. Saat Anda meluncurkan program baru, Anda tidak perlu kembali dan membangun ulang apa pun. Lokakarya "Mobility Mondays" baru di Mindbody secara otomatis terintegrasi ke Keap saat orang membelinya, tanpa ada yang menyentuh Keap.

Bagi Granite Bay, kemenangan sebenarnya adalah para pelatih menggunakan Keap untuk pertama kalinya. Setelah dua kali percobaan pengaturan manual yang gagal, percobaan ketiga berhasil karena para pelatih tidak perlu melakukan pengaturan sendiri. Data klien yang selama ini mereka lacak di spreadsheet terpisah, tetap lengkap dengan target dan catatan cedera mereka.

Angka-angka ini hanyalah ilustrasi. Waktu yang Anda hemat bergantung pada seberapa banyak detail klien yang sudah Anda simpan di Mindbody dan seberapa konsisten informasi tersebut.

Ingin melihat CRMConnect Mindbody ke Keap beraksi? Lihat halaman Aplikasi API.