Mindbody dan Klaviyo: Selamatkan Pendaftaran Ulang Sekolah Renang dengan Mendeteksi Siswa yang Berhenti Belajar Sejak Dini

Mengapa Program Musiman Kehilangan Keluarga Saat Pendaftaran Ulang?

Sekolah renang, seni bela diri anak-anak, akademi musik, dan program apa pun yang berjalan dalam musim memiliki bentuk yang sama: sesi delapan hingga dua belas minggu, batas pendaftaran ulang yang ketat di akhir, dan orang tua yang menjadi penerima manfaat yang harus mengatur empat kegiatan lain dan pekerjaan paruh waktu. Jika Anda gagal menarik perhatian orang tua tersebut dalam dua minggu sebelum batas waktu pendaftaran, tempat tersebut akan diberikan kepada keluarga dalam daftar tunggu dan anak mereka tidak akan kembali pada sesi berikutnya.

Berikut contoh ilustratifnya. Tidepool Swim Academy (sekolah renang hipotetis) adalah program untuk 620 anak yang menjalankan sesi musiman di satu kolam renang dalam ruangan. Proses pendaftaran ulang itu sendiri berjalan lancar. Masalahnya ada di hulu. Keluarga yang kehilangan momentum (dua pembatalan berturut-turut, liburan, sakit seminggu) tidak ditandai di mana pun. Pemberitahuan pendaftaran ulang yang sama dan bersifat umum dikirimkan kepada semua orang seminggu sebelum pendaftaran dibuka. Anak-anak yang paling berisiko keluar dari program tidak pernah mendapatkan upaya penyelamatan yang ditargetkan.

Berapa Biaya yang Harus Anda Keluarkan untuk Proses Manual?

Mindbody mengetahui semua hal penting di sini. Setiap kelas memiliki daftar kehadiran. Setiap pembatalan diberi cap waktu. Setiap pendaftaran memiliki tanggal mulai dan berakhir. Masalahnya adalah, semua informasi itu tidak sampai ke alat pemasaran Anda tepat waktu untuk ditindaklanjuti.

Resepsionis mengambil laporan "tidak masuk tiga kelas atau lebih" pada hari Jumat, menyerahkannya kepada koordinator pemasaran pada hari Senin, yang kemudian membuat daftar khusus pada hari Rabu. Saat itu, jendela pembatalan sudah ditutup. Keluarga yang membutuhkan kesempatan untuk menyelamatkan jadwal tidak mendapatkan apa pun, atau mendapatkannya terlalu terlambat.

Jadi, biaya dari proses manual bukan hanya jam yang dihabiskan untuk membuat daftar. Tetapi juga pendaftaran ulang yang hilang secara diam-diam setiap sesi karena tanda-tanda peringatan tidak pernah sampai kepada siapa pun yang dapat mengambil tindakan.

Bagaimana CRMConnect Menutup Kesenjangan

CRMConnect Mindbody ke Klaviyo menjaga agar pemasaran Anda selalu terkini dan sesuai dengan apa yang sebenarnya terjadi di kelas Anda. Tiga hal dari Aplikasi API melakukan pekerjaan ini:

• Sinkronisasi kelas dan pelacakan kehadiran membuat Klaviyo selalu mendapatkan informasi terkini tentang pemesanan, kehadiran, dan pembatalan yang akan datang.
• Sinkronisasi profil klien secara real-time menjaga agar catatan kontak orang tua tetap selaras, dengan status pendaftaran setiap anak terlampir.
• Pelacakan kunjungan mencocokkan kunjungan terbaru setiap hari, sehingga alur ketidakhadiran kelas tidak akan terpicu secara keliru pada kelas yang sebenarnya dihadiri anak tersebut.

Alamat email orang tua menjadi penghubung utama di sisi Klaviyo. Anak-anak yang tidak memiliki email sendiri (yang hampir semuanya pada usia ini) akan terhubung ke catatan orang tua, sehingga setiap pesan akan sampai ke orang dewasa yang benar-benar memesan kelas tersebut.

Mencegah Goyangan Sebelum Berubah Menjadi Kemerosotan

Aliran pertama yang Anda inginkan adalah aliran pendek yang ditujukan untuk bagian yang goyah, bukan tebing. Cara kerjanya seperti ini:

Proses dimulai ketika sebuah kelas dibatalkan, khususnya kelas yang dijadwalkan dalam kurun waktu 24 jam. Sistem menunggu selama 4 jam agar tidak mengejutkan orang tua yang sedang menangani anak yang sakit. Kemudian, sistem mengirimkan email "kami telah memesan tempat Anda untuk minggu depan" yang menegaskan kembali jadwal kelas anak berikutnya dengan tanggal dan waktu yang sudah terisi.

Kemudian sistem memeriksa berapa kali keluarga tersebut membatalkan dalam 30 hari terakhir. Satu pembatalan dianggap sebagai gangguan, jadi alur proses berakhir di situ. Dua pembatalan atau lebih dianggap sebagai sinyal, jadi alur proses berlanjut dengan email kedua dua hari kemudian: catatan dari pelatih anak, menawarkan slot kelas pengganti. Itulah upaya penyelamatan yang ditargetkan yang tidak mungkin dilakukan oleh email massal generik.

Percabangan inilah yang membuat ini berguna. Satu pembatalan tidak berarti apa-apa. Pembatalan ketiga dalam sebulan berarti sesuatu, dan upaya penyimpanan Anda harus mencerminkan hal itu.

Alur Jendela Pendaftaran Ulang

Alur kedua berjalan sekali per sesi, hanya terhadap keluarga yang berada di ambang batas.

Proses ini dimulai 14 hari sebelum pendaftaran ulang dibuka, hanya mempertimbangkan anak-anak yang memiliki pendaftaran aktif. Kemudian, sistem membagi keluarga berdasarkan seberapa baik anak mereka mengikuti sesi ini:

• Jika tingkat kehadiran mencapai 80 persen atau lebih: email standar "amankan tempat Anda".
• 50 hingga 80 persen: email "kami melihat ada beberapa kelas yang terlewat" dengan catatan dari pelatih dan survei singkat untuk mengecek keadaan.
• Kurang dari 50 persen: tidak ada email sama sekali. Keluarga-keluarga ini diarahkan ke kepala pelatih untuk panggilan pribadi, dan mereka ditandai di dasbor meja depan.

Seminggu kemudian, sistem berhenti mengirim pesan kepada siapa pun yang telah mendaftar ulang, dan mengirimkan pengingat terakhir 48 jam sebelum batas waktu kepada semua orang yang masih ragu-ragu.

Bagian "lewati email, arahkan ke pelatih" adalah bagian yang paling sering dilewati oleh otomatisasi. Keluarga dengan tingkat kehadiran terendah tidak membutuhkan email lain. Mereka membutuhkan manusia. Alat bantu tersebut tidak membuat keputusan. Alat bantu tersebut hanya memastikan keluarga yang tepat mendapatkannya.

Apa Artinya Ini bagi Sekolah Anda

Berikut adalah contoh ilustrasi, bukan pelanggan sebenarnya:

• Tingkat pendaftaran ulang sebelum gelombang penerimaan mahasiswa baru: sekitar 65 hingga 70 persen.
• Tingkat pendaftaran ulang dengan alur berbasis kehadiran: peningkatan menjadi kisaran 75 hingga 82 persen, sebagian besar dari kelompok kehadiran 50 hingga 80 persen yang sebelumnya hanya menerima vaksinasi generik.
• Waktu yang dihabiskan di meja resepsionis per sesi untuk membuat daftar: sekitar 6 hingga 8 jam, yang sepenuhnya dapat digunakan kembali.
• “Apakah ada yang menindaklanjuti setelah anak saya absen minggu lalu?” keluhan dari orang tua: menurun tajam, karena memang ada yang menindaklanjuti.

Peningkatan nyata Anda bergantung pada basis data Anda, penetapan harga Anda, dan apakah pelatih kepala benar-benar melakukan panggilan tersebut. CRMConnect hanya memberi Anda daftar yang tepat, pada waktu yang tepat.

Mengapa Hal Ini Penting bagi Keuntungan Anda

Keberhasilan atau kegagalan program musiman bergantung pada batas waktu pendaftaran ulang. Beberapa poin persentase tambahan dari pendaftaran ulang, sesi demi sesi, akan menghasilkan jumlah peserta yang lebih banyak dan daftar tunggu, bukan lagi tempat kosong. Menjangkau keluarga yang ragu-ragu sejak dini, dengan upaya penyelamatan yang nyata dan bukan sekadar pendekatan umum, adalah kunci keberhasilan program ini.

Ingin melihat CRMConnect Mindbody ke Klaviyo beraksi? Lihat halaman Aplikasi API.