Mindbody dan Klaviyo: Sambut Klien Baru Saat Mereka Melakukan Pemesanan, Bukan Saat Mereka Bergabung dengan Daftar

Jendela Waktu 72 Jam yang Anda Hilangkan

Pemesanan kelas pertama kali adalah momen dengan niat paling tinggi yang akan didapatkan merek kebugaran dari klien baru. Mereka memasukkan detail kartu, memilih waktu, memblokir kalender mereka, dan berkomitmen. Jendela waktu tersebut tetap hangat selama sekitar 72 jam. Setelah itu, energinya terkuras dan Anda kembali berjuang untuk mendapatkan perhatian mereka.

Jika rangkaian email sambutan Anda hanya dimulai ketika seseorang mendaftar untuk buletin, maka tujuan tersebut tidak digunakan. Berikut contoh ilustratifnya. Crescent Pilates Lab (sebuah studio hipotetis) adalah studio dengan 380 klien, merek yang kuat, dan tim pemasaran yang tahu persis cara menulis rangkaian email sambutan. Masalah mereka bukanlah emailnya. Masalahnya adalah email tersebut mengirimkan sinyal yang salah. Pendaftaran buletin terjadi beberapa hari sebelum, atau terkadang beberapa minggu setelah, pemesanan kelas sebenarnya. Jadi, rangkaian email sambutan akhirnya mengucapkan selamat kepada orang-orang karena bergabung dengan daftar, alih-alih menyapa seseorang yang baru saja memesan sesi reformer pertamanya.

Mengapa Pemicu Buletin Gagal Mendapatkan Sentuhan Pertama yang Sesungguhnya

Seri sambutan buku teks dimulai dengan salah satu dari dua sinyal: pendaftaran buletin, atau pesanan pertama di toko online. Pemesanan kelas di Mindbody bukanlah salah satunya. Jadi, studio akhirnya memiliki tiga pilihan buruk:

• Ekspor data dari Mindbody setiap pagi dan unggah sebagai daftar. Ucapan selamat datang dimulai saat pengunggahan daftar, yang terlambat beberapa jam atau seharian penuh, dan menghilangkan konteks "baru saja memesan kelas" sepenuhnya.
• Perbaiki koneksi yang memantau pemesanan Mindbody. Ini berfungsi sampai nama memiliki tanda apostrof, nomor telepon memiliki angka nol di depannya, atau pemesanan dijadwal ulang, dan kemudian penanganan duplikat akan gagal.
• Membangun semuanya sendiri. Proyek akhir pekan yang berubah menjadi beban perawatan sepanjang tahun.

Tak satu pun dari metode ini akan memberi Anda catatan klien yang bersih dengan kelas yang dipesan, lokasi, dan riwayat kunjungan yang terlampir tepat waktu untuk penyambutan di hari yang sama.

Bagaimana CRMConnect Menutup Kesenjangan

CRMConnect Mindbody ke Klaviyo memperlakukan pemesanan kelas yang sebenarnya, bukan pendaftaran buletin, sebagai titik awal. Saat klien baru memesan di Mindbody, catatan mereka muncul di alat pemasaran Anda dengan konteks lengkap: kelas yang mereka pesan, lokasi, dan waktu. Dari situ, rangkaian sambutan Anda dimulai dari peristiwa nyata, pemesanan pertama, kunjungan pertama, dan pembelian pertama.

Sistem ini juga menangani data duplikat secara otomatis, menggunakan email sebagai acuan. Jika email sudah ada, data akan diperbarui. Jika belum, data baru akan dibuat dengan detail Mindbody yang sudah terlampir. Tidak ada ketukan ganda yang secara tidak sengaja memulai ulang penghitung waktu rangkaian sambutan.

Membangun Rangkaian Sambutan Kelas Satu

Di dalam Klaviyo, tampilan serinya seperti ini:

Proses dimulai saat ada pemesanan baru masuk. Sistem menunggu 30 menit, yang memberi waktu agar pemesanan diproses dan menyaring pembatalan mendadak. Kemudian email pertama dikirim: konfirmasi kelas yang berisi informasi tentang apa yang diharapkan, etika studio, tempat parkir, dan apa yang perlu dibawa. Semua hal yang biasanya diulang oleh resepsionis di setiap panggilan perkenalan.

Kemudian, sistem akan menunggu hingga sehari sebelum kelas dimulai dan, jika Anda mengaktifkan fitur pesan teks, akan mengirimkan pengingat singkat: “Besok jam 9 pagi, tak sabar untuk bertemu denganmu.”

Setelah itu, sistem menunggu kunjungan pertama dan membagi hasilnya menjadi dua. Jika klien hadir, email pasca-kelas akan dikirim 30 menit kemudian dengan sambutan hangat, biodata instruktur, dan ajakan lembut untuk memesan kelas kedua dalam tujuh hari. Jika klien tidak hadir, email akan dikirim keesokan paginya dengan tautan pemesanan ulang yang tidak memaksa dan jadwal kelas.

Seluruh rangkaian program ini menggunakan informasi yang sudah dimiliki Mindbody. Bagian resepsionis tidak menambahkan tag, mengekspor, atau menyalin apa pun.

Mendekati Kelas Dua

Setelah kunjungan pertama tercatat, rekaman akan terus mencatat kunjungan-kunjungan berikutnya. Hal ini memungkinkan Anda untuk membagi rangkaian tersebut menjadi dua tindak lanjut:

• Sebuah pengingat "kelas buku dua" yang berhenti secara otomatis saat kunjungan kedua tercatat.
• Upaya penyelamatan "kembali untuk kelas dua" yang hanya aktif jika tujuh hari berlalu tanpa pemesanan kedua.

Keduanya membaca jumlah kunjungan yang sama pada catatan klien. Tidak ada integrasi kedua, tidak ada manipulasi daftar.

Apa Artinya Ini bagi Studio Anda?

Berikut adalah contoh data komposit, bukan metrik pelanggan sebenarnya, dan hasil Anda mungkin berbeda:

• Tingkat konfirmasi pemesanan kelas satu: sekitar 70 hingga 80 persen, karena klien baru saja memesan dan waktunya tepat.
• Kelas dua dipesan dalam waktu tujuh hari: peningkatan dari angka dasar sekitar 30 persen menjadi sekitar 45 hingga 55 persen, setelah pemicunya adalah pemesanan aktual dan bukan pendaftaran buletin.
• Waktu yang dihemat oleh resepsionis setiap minggu untuk pengelolaan daftar: 90 hingga 120 menit, terbebas dari tugas rutin.

Mekanisme ini bukanlah sihir. Ini hanyalah menjalankan rangkaian sambutan pada acara yang tepat, di waktu yang tepat, saat klien masih antusias dengan kelas yang baru saja mereka pesan.

Ingin melihat CRMConnect Mindbody ke Klaviyo beraksi? Lihat halaman Aplikasi API.