Mindbody dan Shopify: Pastikan Angka Anda Sesuai Hingga Sennya

Mengapa Akhir Bulan Menghabiskan Seharian Penuh

Bayangkan sebuah merek kesehatan yang menjual suplemen dan pakaian melalui konter ritel dan toko online Shopify. Setiap triwulan, laporan pajak selalu salah dalam jumlah kecil. Beberapa sen per pesanan, tetapi kesalahan itu menumpuk menjadi masalah triwulanan bagi petugas pembukuan dan menimbulkan ketegangan bolak-balik dengan akuntan.

Penyebabnya bukan Shopify, dan bukan pula Mindbody. Masalahnya adalah kesenjangan di antara keduanya. Setiap sistem memiliki cara sendiri dalam menghitung pajak dan menerapkan diskon. Ketika penjualan berpindah dari satu sistem ke sistem lain, totalnya akan dihitung ulang (dan tidak lagi sesuai dengan tanda terima asli) atau disalin tanpa rincian pajak (sehingga petugas pembukuan harus menghitung ulang angkanya secara manual). Dengan cara apa pun, proses penutupan transaksi menjadi berlarut-larut.

Ada juga versi masalah ini yang dialami pelanggan Anda. Seorang klien membeli suplemen seharga $40 secara online dan mendapatkan tanda terima yang menunjukkan total pajak. Kemudian dia mengembalikannya di meja depan. Mindbody menghitung pengembalian pajak sedikit berbeda dan mengembalikan uang sebesar $39,83. Dia menyadarinya, bertanya mengapa, dan staf Anda tidak memiliki jawaban yang memuaskan. Perbedaan kecil dapat mengikis kepercayaan lebih cepat dari yang Anda duga.

Berapa Biaya Sebenarnya yang Harus Anda Keluarkan untuk Proses Manual?

Sebagian besar konektor dasar memperlakukan pajak dan diskon sebagai satu angka. Mereka mengirimkan satu total pajak dan satu total diskon. Itu tidak masalah ketika setiap item dikenakan pajak dengan cara yang sama dan diskonnya berupa persentase tetap dari seluruh pesanan. Namun, hal itu menjadi tidak efektif ketika satu item dikenakan pajak dan item lainnya tidak, ketika diskon anggota hanya berlaku untuk barang ritel dan bukan untuk layanan, atau ketika kode promo online ditambahkan ke tarif anggota di studio.

Solusi tambal sulam seringkali menghasilkan kesalahan kecil namun mahal. Rincian item terlihat benar, subtotal terlihat benar, tetapi totalnya selisih 47 sen. Kalikan itu dengan 800 pesanan per bulan dan akuntan Anda harus mengejar selisih $375 setiap kuartal.

Pajak penjualan memiliki lebih banyak kasus rumit daripada hampir semua hal lain dalam bisnis Anda. Keranjang belanja dengan satu barang kena pajak dan satu barang bebas pajak. Apakah harga Anda sudah termasuk pajak atau menambahkannya di kemudian hari. Area di mana pajak negara bagian, kabupaten, dan kota semuanya bertumpuk. Pelanggan yang dikecualikan dari pajak, seperti anggota nirlaba. Di mana pembulatan terjadi. Masing-masing memiliki jawaban yang benar, dan sebagian besar middleware setidaknya salah dalam satu di antaranya. Jawaban yang salah itulah yang ditemukan oleh akuntan Anda ketika angka-angka tidak sesuai.

Bagaimana ShopConnect Menjaga Kejujuran Kedua Belah Pihak

Fitur Pajak dan Diskon Akurat ShopConnect adalah hal penting yang sebenarnya bisa memperbaiki masalah ini. Pajak dan diskon berpindah antar item satu per satu, bukan sekaligus. Pesanan Shopify dengan tiga item kena pajak dan satu item bebas pajak akan muncul di Mindbody sebagai empat baris dengan pajak yang benar pada masing-masing item. Diskon anggota yang diterapkan di meja depan Anda akan muncul dengan benar dan tersebar di item yang tepat dalam catatan Shopify.

Di balik layar, ShopConnect menyelaraskan berbagai tabel pajak, aturan diskon, dan perilaku pembulatan di Mindbody dan Shopify, menerapkannya secara konsisten, dan menuliskan total yang sesuai hingga ke sen.

Diskon memiliki jebakan yang sama. Kode promo Shopify mungkin berupa potongan persentase, potongan harga tetap dalam jumlah dolar, atau beli satu gratis satu. Diskon anggota Mindbody mungkin terkait dengan opsi harga, seri produk, atau kontrak. Kedua sistem tersebut menjelaskan ide yang sama dengan cara yang sangat berbeda. ShopConnect menerjemahkan di antara keduanya, menerapkan aturan yang tepat untuk setiap item, dan menghasilkan tanda terima yang sesuai dengan jumlah yang sebenarnya dibayar pelanggan. Pengembalian dana juga berlaku sebaliknya, sehingga pengembalian dana sebagian dan pengembalian dana untuk satu item tetap akurat.

Apa yang Anda Putuskan Akan Disinkronkan

Anda tetap memegang kendali atas apa yang mengalir antara kedua sistem. Anda mengatur kategori pajak Anda di Mindbody sekali (ritel kena pajak, layanan bebas pajak, dan sebagainya), dan Shopify akan mewarisinya. Anda membuat diskon khusus anggota di Mindbody, dan pembeli yang tepat secara otomatis mendapatkan harga yang tepat secara online. Anda juga memilih apakah tip, pembayaran akun, dan akun rumah tangga mengalir ke Shopify. Sebagian besar studio tidak memasukkan tip ke toko online.

Saat pertama kali diaktifkan, ShopConnect akan melakukan pengecekan pada bulan sebelumnya dan menandai setiap penjualan di mana pajak yang tercatat berbeda dengan seharusnya. Biasanya ada beberapa, selalu dari sebelum integrasi diaktifkan. Mulai saat itu, petugas pembukuan Anda akan mendapatkan ekspor bulanan yang terhubung hingga ke sen terhadap Shopify dan Mindbody, dan akuntan Anda akan menurunkan tinjauan triwulanan dari rapat menjadi email.

Penghematan Waktu yang Representatif pada 340 Anggota

Berikut contoh ilustratifnya. Sebuah merek kesehatan dengan enam lokasi memproses 800 pesanan per bulan, yang terbagi kira-kira 55/45 antara ritel dan online. Setelah beralih ke ShopConnect dengan akurasi pajak dan diskon per item, selisih antara pembukuan dan penjualan di akhir bulan turun dari biasanya 1,2 hingga 1,8 persen menjadi kurang dari 0,05 persen (pada dasarnya pembulatan). Waktu yang dihabiskan petugas pembukuan untuk penutupan bulanan turun dari sekitar enam jam menjadi kurang dari satu jam. Akuntan menurunkan format tinjauan triwulanan dari rapat menjadi email.

Ada keuntungan pengajuan pajak yang patut disebutkan. Jika Anda berjualan di beberapa negara bagian, kompleksitas tarif akan meningkat dengan cepat jika data yang digunakan buruk. Rincian pajak yang jelas dan terperinci dalam perangkat lunak akuntansi Anda berarti pengajuan triwulanan hanyalah laporan yang dapat Anda unduh, bukan investigasi yang harus Anda jalankan. Anda juga mendapatkan kemampuan untuk membela diri dari audit hampir secara gratis, karena setiap baris terkait dengan penjualan nyata dengan konteks pajak yang diketahui.

Mengapa Hal Ini Penting bagi Keuntungan Anda

Pajak dan diskon berlaku pada tingkat item, bukan tingkat pesanan. Setiap koneksi yang memperlakukannya sebagai satu angka tunggal pada akhirnya akan menyesatkan petugas pembukuan Anda. Rekonsiliasi item demi item, bukan hanya totalnya, karena total yang sama dapat menyembunyikan kesalahan yang saling meniadakan. Waktu penyiapan yang paling murah adalah waktu yang menyelamatkan akuntan Anda dari menulis memo. Dapatkan rincian pajak yang benar sekali, dan itu akan tetap benar.

Ingin melihat ShopConnect untuk Mindbody dan Shopify beraksi? Lihat halaman Aplikasi API.