Mindbody dan Slack: Lihat Tingkat Ketersediaan Kelas Selagi Masih Ada Kesempatan untuk Mengisi Ruangan

Mengapa Memeriksa Jadwal Secara Manual Membuat Anda Kelelahan

Bayangkan sebuah tim studio yoga yang berkembang pesat dan menggunakan Slack. Para pemimpin di bagian resepsionis, saluran instruktur, dan manajer studio semuanya berada di sana. Mereka menginginkan visibilitas waktu nyata tentang bagaimana kelas terisi: peringatan Slack ketika suatu kelas mencapai kapasitas 80 persen, ketika daftar tunggu kelas populer mulai bertambah, dan ketika suatu kelas memiliki kurang dari tiga pemesanan 24 jam sebelum dimulai.

Saat ini mereka tidak mendapatkan semua itu. Manajer studio memeriksa jadwal Mindbody secara manual tiga kali sehari. Kelas-kelas yang setengah kosong terjadi tanpa ada yang menyadarinya tepat waktu untuk menjalankan promosi menit terakhir.

Moral instruktur adalah sisi lain dari masalah ini. Instruktur kehilangan antusiasme mengajar di ruangan yang setengah kosong. Energi dari kelas yang penuh mendorong instruktur, yang kemudian mendorong kelas berikutnya. Sebuah studio yang secara konsisten beroperasi dengan tingkat hunian 64 persen tidak hanya kehilangan pendapatan, tetapi juga melelahkan para instruktur yang menjalankan bisnis tersebut.

Apa yang Terlewatkan oleh Pemeriksaan Manual

Bagian tersulit bukanlah memasukkan pemesanan ke Slack, melainkan mendapatkan pemesanan yang tepat pada waktu yang tepat. Alat Mindbody-to-Slack generik akan membanjiri saluran dengan setiap pemesanan (gangguan yang tidak berguna) atau hanya memberi tahu Anda saat kelas pertama kali dibuat (melewatkan momen-momen yang benar-benar penting). Pihak studio menyerah dan kembali memeriksa jadwal secara manual.

Menentukan titik peringatan yang tepat lebih sulit daripada yang terlihat. Ambang batas 80 persen tepat untuk kelas yang secara historis terisi hingga 85 persen. Angka tersebut terlalu ketat untuk kelas yang rata-rata terisi 50 persen (Anda tidak mendapatkan sinyal) dan terlalu longgar untuk kelas yang selalu terjual habis (Anda mendapatkan sinyal terlalu terlambat). Titik peringatan yang tepat berbeda untuk setiap jenis kelas. Alat generik menggunakan satu pengaturan untuk semuanya dan mengabaikan nuansanya.

Bagaimana AppConnect Mengirimkan Notifikasi yang Tepat kepada Anda

Fitur Sinkronisasi Pemesanan Kelas AppConnect mengirimkan notifikasi pemesanan kelas ke Slack secara real-time. Setiap notifikasi mencakup detail kelas dan jumlah peserta saat ini dibandingkan dengan kapasitas. Anda dapat menentukan notifikasi mana yang akan Anda terima: notifikasi hanya ketika kelas telah mencapai lebih dari 80 persen, ketika daftar tunggu dimulai, atau ketika kelas hampir penuh dalam 24 jam ke depan.

Tim Anda mendapatkan peringatan yang tepat pada waktu yang tepat tanpa spam saluran. Manajer studio berhenti memeriksa jadwal secara manual dan mulai menjalankan promosi menit terakhir yang ditargetkan ketika promosi tersebut benar-benar akan memberikan dampak signifikan.

Karena setiap peringatan menyertakan jumlah dan kapasitas saat ini, Anda dapat mengatur titik peringatan yang berbeda untuk setiap jenis kelas: peringatan pada 90 persen untuk vinyasa populer, pada 70 persen untuk hatha tingkat menengah, dan pada 50 persen untuk format pilates-fusion baru sehingga Anda punya waktu untuk mempertimbangkan promosi. Saluran Slack tetap bermanfaat dan tidak berisik.

Daftar tunggu adalah sinyal berharga tersendiri. Kelas yang membuka daftar tunggu 36 jam sebelum dimulai adalah kelas yang mungkin perlu Anda tambahkan waktu lain. Pemberitahuan daftar tunggu tersebut dapat langsung disampaikan kepada manajer studio dengan pengingat "pertimbangkan untuk menambahkan waktu lain". Seiring waktu, jadwal Anda akan dibentuk oleh permintaan nyata, bukan preferensi instruktur atau kebiasaan lama.

Cara Kerjanya Secara Sederhana

Anda mengaktifkan Sinkronisasi Pemesanan Kelas, lalu mengatur beberapa peringatan sederhana. Satu peringatan akan mengirimkan notifikasi ke saluran operasional Anda ketika suatu kelas mencapai 80 persen kapasitas. Peringatan lainnya memberi tahu saluran instruktur Anda ketika daftar tunggu dimulai, beserta nama kelas dan jumlah peserta dalam daftar tunggu tersebut. Peringatan ketiga berjalan setiap hari pukul 6 sore, memeriksa kelas-kelas besok, dan menandai kelas mana pun yang memiliki kurang dari tiga pemesanan.

Anda menyesuaikan angka-angka tersebut agar sesuai dengan pola pengisian suara aktual studio Anda, menerapkannya, dan mengamati saluran tersebut selama seminggu. Jika rasio sinyal-ke-noise tidak sesuai, Anda menyesuaikannya.

Dua tambahan patut dipertimbangkan. Ringkasan harian pukul 6 sore, sebuah pesan Slack tunggal yang merangkum tingkat pengisian kelas besok berdasarkan instruktur, memungkinkan manajer studio untuk membuat semua keputusan promosi hari berikutnya sekaligus. Dan saluran terpisah yang ditujukan untuk instruktur yang hanya mengirimkan notifikasi kepada setiap instruktur pada kelas mereka sendiri menjaga saluran operasional utama tetap tenang sambil menjaga keterlibatan instruktur.

Penghematan Jam Pelatihan Representatif di 240 Anggota

Berikut adalah contoh hipotetis. Sebuah studio yoga dengan satu lokasi menjalankan sekitar 140 kelas per minggu dengan lima instruktur. Setelah mengaktifkan notifikasi Slack, manajer studio menjalankan rata-rata 8 promosi menit terakhir yang ditargetkan per minggu (kode diskon menit terakhir, penawaran ajak teman) pada kelas-kelas yang biasanya sepi peserta. Tingkat pengisian kelas rata-rata meningkat dari sekitar 64 persen menjadi sekitar 73 persen. Waktu yang dihabiskan manajer studio untuk memantau jadwal turun dari sekitar satu jam sehari menjadi hanya sekilas melihat Slack.

Kepuasan instruktur meningkat dengan cara yang dapat dirasakan oleh pemilik. Instruktur yang mengajar kelas penuh secara konsisten akan bertahan lebih lama, merekomendasikan instruktur hebat lainnya, dan membawa energi yang lebih baik. Visibilitas waktu nyata mengarah pada promosi yang tepat sasaran, yang mengarah pada kelas yang lebih penuh, yang mengarah pada instruktur yang lebih bahagia, dan siklus tersebut berlipat ganda dengan cara yang tidak dapat diukur oleh satu metrik saja.

Apa Artinya Ini bagi Studio Anda?

Visibilitas waktu nyata hanya bermanfaat jika difilter. Spam di saluran lebih buruk daripada diam. Peringatan yang terkait dengan ambang batas pengisian akan memunculkan momen-momen di mana Anda benar-benar dapat melakukan sesuatu, jadi sesuaikan ambang batas tersebut dengan pola pengisian Anda yang sebenarnya. Slack adalah pusat kendali operasional bagi sebagian besar studio modern. Salurkan data yang tepat ke sana dan tim Anda akan menindaklanjutinya.

Ingin melihat AppConnect untuk Mindbody dan Zapier beraksi? Lihat halaman Aplikasi API.