Mindbody dan QuickBooks: Sinkronkan Setiap Penjualan Tanpa Perlu Memasukkan Data Bulanan

Biaya Tersembunyi dari Pembukuan Manual

Bayangkan sebuah merek kesehatan multi-lokasi yang menggunakan QuickBooks Online untuk akuntansi. Setiap penjualan Mindbody (ritel, layanan, keanggotaan, tip, pembayaran rekening) perlu masuk ke QuickBooks dengan benar, ke akun yang tepat, dengan penanganan pajak yang tepat, untuk lokasi yang tepat.

Saat ini, petugas pembukuan mengekspor laporan penjualan Mindbody sekali sebulan, memformat ulang dalam spreadsheet, dan mengimpornya ke QuickBooks. Proses ini memakan waktu seharian penuh per lokasi setiap bulan. Merek ini memiliki empat lokasi. Itu berarti empat hari waktu petugas pembukuan setiap bulan dihabiskan untuk memasukkan data.

Visibilitas arus kas adalah peluang yang terlewatkan terbesar. Dengan penutupan bulanan, merek tersebut melihat gambaran pendapatan sebenarnya tiga minggu kemudian. Keputusan tentang perekrutan, pengeluaran pemasaran, dan pembelian besar dibuat berdasarkan data yang sudah usang. Mengalirkan data penjualan ke QuickBooks saat terjadi memberi pemilik dan pengontrol posisi kas terkini yang dapat mereka tindaklanjuti minggu ini, bukan bulan depan.

Berapa Sebenarnya Biaya Impor Bulanan?

Integrasi dasar menampilkan penjualan sebagai total keseluruhan, yang menghilangkan detail per item yang dibutuhkan akuntan Anda. Solusi yang dibuat khusus biasanya melakukan pemetaan dengan benar tetapi akan bermasalah begitu merek menambahkan layanan baru atau lokasi baru.

Akuntansi keanggotaan adalah area di mana pendekatan sederhana paling gagal. Pembayaran keanggotaan bulanan diperoleh selama periode keanggotaan, bukan sekaligus. Kontrak 12 bulan yang dibayar di muka diperoleh selama 12 bulan. Sebagian besar integrasi dasar mencatat pembayaran penuh secara langsung, yang menyebabkan pendapatan bulan ini menjadi lebih tinggi dan menciptakan kekacauan akuntansi di akhir tahun.

Bagaimana AppConnect Mengalirkan Data Penjualan Saat Terjadi

Konektor Penjualan dan Item Baris AppConnect mengirimkan setiap penjualan Mindbody ke QuickBooks Online saat terjadi. Setiap penjualan membawa detail lengkapnya: item individual, harga, pajak, diskon, lokasi, dan metode pembayaran. Setiap item masuk ke QuickBooks di akun yang tepat, yang dikaitkan dengan lokasi yang tepat.

Petugas pembukuan Anda akan mendapatkan buku besar QuickBooks yang terkini dan akurat, bukan impor massal bulanan.

AppConnect menyimpan selisih antara penjualan pada waktu tertentu (ritel, kunjungan langsung, tip) dan pendapatan berulang atau kontrak. Uang yang seharusnya diperoleh dari waktu ke waktu dapat ditempatkan di tempat yang tepat dan diakui dalam porsi bulanan yang sesuai, sehingga pembukuan Anda mencerminkan pengakuan pendapatan yang benar tanpa pengontrol melakukan entri akhir bulan secara manual.

Pengembalian dana menutup siklus. Pengembalian dana yang dikeluarkan di Mindbody mengalir sebagai pembalikan entri asli, dengan merujuk pada penjualan asli, sehingga jejak audit tetap bersih. Pengembalian dana berhenti menjadi kejutan akhir bulan dan menjadi aliran yang bersih dan berkelanjutan.

Cara Kerjanya Secara Sederhana

Anda mengaktifkan konektor Penjualan dan Item Baris, dan mulai saat itu setiap penjualan Mindbody akan mengalir ke QuickBooks Online secara otomatis. Setiap item dipetakan ke akun yang tepat berdasarkan apakah itu penjualan ritel, layanan, keanggotaan, dan sebagainya, dan penjualan tersebut akan tercatat di lokasi dan penanganan pajak yang benar. Setiap penjualan yang tidak dapat dicocokkan (misalnya, jenis produk baru) akan memunculkan peringatan sehingga petugas pembukuan Anda dapat menanganinya pada hari yang sama.

Untuk bulan pertama, ada baiknya menjalankan sistem live stream baru secara berdampingan dengan apa yang akan dihasilkan oleh petugas pembukuan secara manual. Keduanya harus disepakati. Setiap ketidaksepakatan akan diselidiki dan pemetaan akan diperketat. Peringatan pengecualian (pesan Slack untuk setiap penjualan yang gagal diposting, item baru tanpa pemetaan, kesalahan pajak) memungkinkan petugas pembukuan untuk melakukan triase pada hari yang sama, alih-alih menemukan masalah di akhir bulan.

Contoh Penghematan Jam Pembukuan di 4 Lokasi

Berikut adalah contoh hipotetis. Sebuah merek kesehatan dengan empat lokasi melakukan sekitar 3.400 transaksi per bulan. Setelah mengalirkan data penjualan ke QuickBooks, waktu yang dibutuhkan petugas pembukuan untuk impor bulanan Mindbody ke QuickBooks turun dari sekitar 32 jam per bulan menjadi kurang dari 3 jam (hanya audit dan penanganan pengecualian). Penutupan akhir bulan dipersingkat sekitar satu minggu. Akurasi pengajuan pajak meningkat karena rincian pajak per item tersimpan di QuickBooks.

Kemampuan pembuktian audit meningkat secara signifikan. Setiap transaksi di QuickBooks dapat dilacak kembali ke penjualan Mindbody tertentu, dengan item, lokasi, metode pembayaran, dan rincian pajak yang lengkap. Audit akhir tahun berjalan lebih cepat dan lebih bersih. Firma akuntansi menagih lebih sedikit jam kerja, yang merupakan keuntungan tersendiri bagi mereka dari integrasi ini.

Mengapa Hal Ini Penting bagi Keuntungan Anda

Pembukuan terkini mengungguli pembukuan batch bulanan dalam setiap ukuran yang penting: akurasi, waktu penutupan, dan kualitas keputusan yang Anda buat. Detail per item harus ada dalam pembukuan Anda, karena memasukkan total sekaligus akan menghilangkan informasi yang dibutuhkan akuntan Anda. Dan menjaga setiap penjualan tetap diberi label dengan lokasinya bukanlah pilihan, terutama untuk merek dengan banyak lokasi. Lakukan dengan benar di tempat data masuk ke QuickBooks dan setiap laporan selanjutnya akan dapat dipercaya.

Ingin melihat AppConnect untuk Mindbody dan Zapier beraksi? Lihat halaman Aplikasi API.