Cliniko dan Salesforce: Proyeksi Pendapatan 90 Hari untuk Klinik Tenaga Kesehatan Sekutu

Seorang manajer keuangan yang menyusun ulang perkiraan setiap hari Senin di dalam spreadsheet adalah sinyal jelas bahwa bisnis tersebut telah melampaui kemampuan alat peramalan yang ada. Setelah mencapai ukuran tertentu, spreadsheet bukan lagi alat yang efektif, melainkan hambatan.

Ambil contoh ilustratif: Southbank Integrated Health, sebuah klinik besar hipotetis dengan 19 praktisi di bidang fisioterapi, dietetika, psikologi, dan fisiologi olahraga, dan pendapatan tahunan sekitar $3,1 juta. Manajer keuangan menyusun ulang perkiraan 90 hari secara manual setiap hari Senin. Cliniko menyimpan faktur. Salesforce menyimpan pipeline. Tidak ada yang sepenuhnya mempercayai proyeksi tersebut. Rencana perawatan yang didanai menambahkan lapisan aktivitas penagihan berulang yang ditangani secara tidak konsisten oleh spreadsheet. Rapat kepemimpinan menghabiskan sebagian besar waktu setiap hari Selasa untuk berdebat tentang angka mana yang benar daripada bertindak berdasarkan angka yang benar.

Mengapa spreadsheet hari Senin menghambat Anda?

Prakiraan berbasis spreadsheet pada skala ini gagal dalam tiga hal:

• Makanan itu cepat basi. Data tersebut akurat pada saat dibuat dan menjadi usang dalam waktu satu hari.
• Proses memotongnya lambat. Menganalisis data berdasarkan praktisi atau lini layanan membutuhkan waktu berjam-jam, dan kolom-kolom tersebut tidak pernah sepakat dalam penamaan.
• Hal ini tidak memenuhi batasan rencana pendanaan. Program perawatan yang didanai memiliki batasan jumlah yang dapat ditagihkan. Spreadsheet jarang memodelkan hal itu dengan benar, sehingga spreadsheet tersebut cenderung melebih-lebihkan pendapatan yang didanai yang sudah dibatasi, atau meremehkan perpanjangan yang akan segera tiba.

Hasilnya adalah perdebatan kepemimpinan terkait ramalan, alih-alih tindakan nyata. Biaya sebenarnya bukanlah jam kerja manajer keuangan, meskipun itu nyata. Biaya sebenarnya adalah keputusan yang dibuat secara lambat.

Mengapa pendekatan lain gagal

Menempatkan perangkat lunak akuntansi di antara Cliniko dan Salesforce memberi Anda angka pendapatan untuk keperluan pajak tetapi bukan perkiraan operasional, karena tampilan akuntansi didasarkan pada faktur yang sudah diterbitkan, bukan janji temu yang sudah dipesan. Dasbor pelaporan mandiri pada ekspor Cliniko memberi pimpinan grafik tetapi tidak ada permukaan kerja di dalam Salesforce, tempat alur penjualan dan aktivitas program sudah berada. Dan memisahkan perkiraan ke dalam alat tersendiri hanya menciptakan dua sistem yang tidak saling bertentangan.

Cara kerja prakiraan yang memperbarui diri secara otomatis

Saat CRMConnect menghubungkan Cliniko ke Salesforce, faktur dan janji temu Cliniko Anda akan masuk ke Salesforce secara otomatis, bersamaan dengan informasi rencana perawatan seperti batasan sesi dan batasan penagihan. Prakiraan Anda menjadi laporan Salesforce yang dibangun di atas tiga lapisan, dan laporan tersebut akan diperbarui secara otomatis. Pembaruan data hari Senin akan hilang.

Ketiga lapisan tersebut:

Pendapatan yang dikonfirmasi. Faktur yang telah dibayar bertanggal dalam periode tersebut. Ini adalah uang yang sudah diakui.

Kemungkinan besar pendapatan. Janji temu yang dipesan dan dihadiri pada periode tersebut, dikalikan dengan tingkat historis Anda dalam mengubah janji temu yang dihadiri menjadi tagihan yang dibayar, ditambah faktur tertunda yang diberi bobot berdasarkan seberapa andal pembayarannya.

Pendapatan terbarukan, dengan kapasitas terbatas. Rencana perawatan yang didanai aktif, dengan proyeksi pendapatan yang dibatasi pada jumlah yang masih dapat ditagihkan dalam rencana tersebut. Inilah bagian yang paling penting: rencana yang didanai memiliki batasan, dan proyeksi seharusnya tidak pernah melampaui batasan tersebut.

Setelah ketiga lapisan tersebut terpasang, Anda dapat memilah perkiraan berdasarkan praktisi dan lini layanan (penilaian awal, tindak lanjut, program kelompok, paket). Pandangan inilah yang menunjukkan kepada pimpinan di mana perkiraan terkonsentrasi dan di mana kapasitas menganggur.

Ritme pelaporan

Kirimkan perkiraan mingguan kepada tim manajemen yang diperbarui secara otomatis, tanpa perlu pembaruan manual. Adakan tinjauan varians bulanan dengan bagian keuangan, bandingkan perkiraan dari beberapa minggu sebelumnya dengan apa yang sebenarnya terjadi. Perbandingan itulah yang membuat perkiraan terus menjadi lebih akurat.

Apa yang Anda dapatkan dari ini

Klinik yang sesuai dengan profil Southbank biasanya meningkatkan akurasi perkiraan dari angka dasar spreadsheet sebesar 75 hingga 82 persen menjadi angka di atas 90 persen setelah perkiraan tiga lapis Salesforce dijalankan. Manajer keuangan mendapatkan kembali waktu 4 hingga 6 jam per minggu. Kepemimpinan berhenti berdebat tentang perkiraan dan mulai bertindak berdasarkan perkiraan tersebut. Dan pendapatan yang didanai diproyeksikan dengan benar, bukan terlalu tinggi atau terlalu rendah, yang merupakan sumber kesalahan perkiraan terbesar di banyak praktik kesehatan sekutu.

Mengelola rencana pendanaan secara bertanggung jawab.

Pelacakan rencana perawatan yang didanai adalah hal yang membuat perkiraan ini akurat, tetapi hal itu datang dengan tanggung jawab. Rencana, sumber pendanaan, dan status kelayakan pasien adalah detail operasional yang sensitif, bukan data pemasaran. Tampilkan detail tersebut dalam laporan keuangan dan operasional. Jauhkan dari laporan pemasaran. Karena Anda memilih apa yang dibagikan satu per satu, Anda dapat menarik garis batas dengan jelas.

Mengapa hal ini penting bagi klinik Anda

Ketika perkiraan dibuat ulang secara manual, itu hanyalah gambaran sesaat yang salah pada hari Selasa dan menjadi bahan perdebatan pada hari Rabu. Namun, ketika perkiraan tersebut dibangun berdasarkan faktur Cliniko, janji temu, dan batasan rencana pendanaan yang ada di dalam Salesforce, hasilnya adalah angka terkini dan tepercaya yang dapat digunakan manajemen untuk merencanakan staf, kapasitas, dan pertumbuhan. Manajer keuangan Anda berhenti menjadi operator spreadsheet dan mulai menjadi seorang analis.

Ingin melihat CRMConnect Cliniko ke Salesforce beraksi? Lihat halaman Aplikasi API.