Cliniko dan ActiveCampaign: Mesin Pengingat dan Panggilan Ulang yang Selalu Aktif untuk Osteopati

Kotak masuk bersama dapat menangani tugas pengingat untuk satu praktisi. Mungkin dua. Namun, di dua lokasi dan lima ahli osteopati, sistem ini berhenti berfungsi, dan Anda dapat melihat dampaknya pada jadwal: ada kekosongan yang seharusnya sudah dipesan sebelumnya, pasien yang tidak terkonfirmasi, dan tingkat ketidakhadiran yang meningkat karena tidak ada yang menerima pesan pengingat 24 jam.

Ambil contoh ilustratif: Brookline Osteopathic Health, sebuah praktik osteopati hipotetis dengan 2 lokasi dan 5 dokter. Bagian resepsionis mengirimkan pengingat manual dari kotak masuk bersama. Pasien yang tidak berkunjung selama lebih dari 60 hari hanya akan diperhatikan ketika seseorang menjalankan laporan Cliniko, biasanya sudah terlambat untuk membuat mereka kembali berkunjung dalam jumlah yang signifikan. Pemilik praktik menginginkan pengingat dan panggilan kembali pasien "terjadi secara otomatis" tanpa perlu membeli alat terpisah lain yang sebenarnya tidak mengetahui jadwal kunjungan pasien.

Mengapa alat pengingat mandiri dan kotak masuk bersama sama-sama kurang memadai

Aplikasi pengingat mandiri cenderung berjalan berdasarkan jadwal tetap yang diambil dari kalender. Aplikasi ini tidak membedakan antara penilaian pertama pasien baru dan kunjungan tindak lanjut keempat, antara perawatan satu lawan satu dan kelas mobilitas kelompok, atau antara klinik yang dikenal pasien dan klinik yang belum pernah mereka kunjungi. Tentu saja, aplikasi ini tidak dapat memulai urutan pengingat saat pasien lalai, karena aplikasi ini sama sekali tidak dapat mendeteksi kelalaian tersebut. Yang terburuk, aplikasi ini seringkali tidak dapat menghentikan pengingat setelah janji temu telah berlangsung, yang menyebabkan pesan canggung "janji temu Anda besok" yang dikirim setelah kunjungan, dan hal itu mengikis kepercayaan.

Kotak masuk bersama adalah masalah sebaliknya: penuh konteks tetapi tidak mungkin untuk ditingkatkan skalanya. Resepsionis ingat bahwa Ibu K lebih suka pesan teks daripada email dan bahwa Bapak R selalu mengambil slot pukul 7 pagi, dan menulis catatan pribadi. Itu berhasil untuk 20 pengingat sehari. Itu tidak berhasil untuk 100 pengingat.

Cara kerja mesin pengingat dan panggilan ulang yang selalu aktif

Saat CRMConnect menghubungkan Cliniko ke ActiveCampaign, informasi janji temu yang dibutuhkan ActiveCampaign untuk menjalankan pengingat dan pemberitahuan janji temu akan mengalir secara otomatis: kapan pasien terakhir memesan, kapan mereka terakhir hadir, lokasi mana yang mereka kunjungi, berapa banyak janji temu yang telah mereka buat, dan nilainya dari waktu ke waktu. Saat janji temu dihadiri, ditandai sebagai tidak hadir, atau dibatalkan, itu akan langsung tercatat, sehingga pengingat dapat dimatikan secara otomatis saat pasien duduk di kursi. Dan sistem mengetahui lokasi pasien, sehingga pengingat dan pemberitahuan janji temu dapat disesuaikan untuk setiap klinik tanpa Anda perlu menjalankan dua pengaturan terpisah.

Berikut adalah hal-hal yang dapat Anda terapkan:

Pengingat pra-janji temu yang kontekstual. Setiap pasien yang memiliki janji temu dalam 48 jam ke depan akan menerima serangkaian pesan: email konfirmasi 48 jam sebelumnya, pengingat SMS 24 jam sebelumnya, dan SMS terakhir 2 jam sebelumnya, yang masing-masing berisi alamat klinik dan catatan parkir yang benar.

Pengingat yang mati tepat waktu. Setelah janji temu dihadiri (atau ditandai sebagai tidak hadir atau dibatalkan), pasien secara otomatis dikeluarkan dari rangkaian pengingat aktif apa pun. Ini adalah aturan yang mencegah pesan memalukan "janji temu Anda besok" muncul setelah kunjungan sudah terjadi.

Pemanggilan kembali pasien yang tidak terdaftar. Ketika seorang pasien tidak datang selama 60 hari, tidak memiliki janji temu, dan telah menyetujui kontak pemasaran, mereka memasuki rangkaian pengingat: pengecekan lembut pada hari ke-60, tawaran penjadwalan ulang yang lebih langsung pada hari ke-75, dan catatan terakhir "kami akan berhenti mengirim pesan" pada hari ke-90. Setiap pesan berasal dari klinik yang sebenarnya dikunjungi pasien.

Pengingat kelas kelompok. Kelas mobilitas kelompok memiliki urutan pengingat tersendiri, 24 jam dan 2 jam sebelumnya, karena waktu dan pesannya berbeda dari perawatan satu lawan satu.

Pemulihan akibat janji temu yang terlewat. Ketika pasien tidak datang, mereka akan menerima pesan yang tidak memaksa pada hari yang sama, menawarkan untuk menjadwalkan ulang, kemudian tindak lanjut beberapa hari kemudian jika belum ada yang dijadwalkan.

Apa yang Anda dapatkan dari ini

Praktik osteopati dengan dua lokasi yang menjalankan sistem ini biasanya menurunkan tingkat ketidakhadiran pasien dari kisaran 13 hingga 16 persen menjadi 7 hingga 9 persen dalam satu kuartal, karena hampir setiap janji temu mendapatkan tiga sentuhan yang relevan dan resepsionis tidak lagi melupakan hal-hal yang kurang penting. Urutan pemanggilan kembali pasien yang telah melewati 60 hari tanpa kunjungan biasanya mengembalikan 10 hingga 15 persen pasien yang telah melewati 60 hari tanpa kunjungan, yang untuk praktik dengan 5 osteopati biasanya berarti 30 hingga 50 pemesanan ulang per bulan dengan nilai perawatan rata-rata $110 hingga $140. Waktu resepsionis yang dihabiskan untuk pesan pengingat dan panggilan pemanggilan kembali berkurang sekitar 8 hingga 12 jam per minggu di kedua lokasi, yang merupakan sebagian besar waktu kerja penuh waktu di bagian administrasi yang dihemat.

Mengukur hasilnya

Ada tiga laporan yang patut diperhatikan:

• Pengingat kinerja: Tingkat pembukaan email, tingkat konfirmasi, dan tingkat ketidakhadiran berdasarkan waktu pengingat.
• Kinerja pengingatan: Jumlah pasien yang terdaftar, pemesanan ulang dalam waktu 30 hari, dan pendapatan yang pulih.
• Pemulihan jika tidak hadir: jumlah tamu yang tidak hadir per bulan, berapa banyak yang memesan ulang dalam waktu 7 hari, dan pendapatan yang berhasil dipulihkan.

Dua yang pertama digunakan untuk biaya pengaturan di hari pertama. Yang ketiga adalah yang perlu dibawa ke rapat kepemimpinan Anda berikutnya.

Mengapa hal ini penting bagi praktik Anda

Pengingat dan panggilan ulang bukanlah kampanye yang Anda jalankan sekali saja. Ini adalah proses latar belakang yang seharusnya berjalan setiap hari, untuk setiap pasien, terlepas dari apakah ada petugas di meja depan yang mengingatnya atau tidak. Ketika jadwal Cliniko Anda secara otomatis menjalankan proses tersebut, tingkat ketidakhadiran pasien menurun, pasien yang sudah lama tidak berobat kembali, dan tim resepsionis mendapatkan kembali sebagian besar jam kerja penuh waktu untuk dihabiskan pada pasien alih-alih pekerjaan administrasi.

Ingin melihat CRMConnect Cliniko ke ActiveCampaign beraksi? Lihat halaman Aplikasi API.