Cliniko dan Salesforce: Bagaimana Klinik Terapi Anak Mengurangi Ketidakhadiran Siswa Sepulang Sekolah

Sesi terapi setelah sekolah adalah waktu paling berharga di klinik terapi anak. Namun, sesi ini juga yang paling sering dilewatkan oleh keluarga, dan kerugian akibat ketidakhadiran tersebut sangat besar. Slot kosong pukul 15.30 jauh lebih sulit diisi dalam waktu singkat dibandingkan slot siang hari yang sepi, dan keluarga yang melewatkan sesi setelah sekolah cenderung melewatkannya lagi bulan berikutnya jika tidak ada perubahan.

Ambil contoh ilustratif. Little Roots Pediatric Therapy adalah jaringan hipotetis yang terdiri dari 4 klinik dengan 18 terapis okupasi dan fisioterapis anak serta sekitar 2.400 keluarga aktif. Mereka memiliki tingkat ketidakhadiran sebesar 19 persen. Setiap pagi, koordinator perawatan mengerjakan daftar penjadwalan ulang yang diambil dari Cliniko, tetapi daftar tersebut sudah kedaluwarsa pada saat mereka mulai menelepon. Keluarga yang sama kembali tidak datang pada bulan berikutnya. Hasilnya adalah kapasitas klinis yang kurang dimanfaatkan, keluarga yang tidak mendapatkan konsistensi yang dibutuhkan rencana perawatan mereka, dan pendapatan yang bocor secara diam-diam dalam skala besar.

Mengapa slot kosong setelah sekolah harganya lebih mahal dari yang Anda kira?

Sebuah klinik yang biasanya mengenakan biaya $135 per sesi, dengan jam sibuk pukul 15.30 hingga 17.30 yang jadwalnya penuh hingga 8 minggu sebelumnya, kehilangan pendapatan riil sekitar $270 setiap kali slot setelah sekolah kosong. Jumlah tersebut termasuk biaya sesi ditambah kesulitan mengisi slot dalam waktu singkat. Dengan tingkat ketidakhadiran sebesar 19 persen dan 20 janji temu setelah sekolah per klinik per minggu, jaringan tersebut kehilangan sejumlah uang puluhan ribu dolar setiap minggunya hanya dari slot-slot tersebut.

Laporan penjadwalan ulang pagi hari tidak cukup cepat mendeteksi masalah. Pada saat koordinator menelepon, keluarga tersebut sudah melanjutkan aktivitas mereka, dan percakapan berubah menjadi "mari kita cari solusi bulan depan" alih-alih "mari kita atur ulang jadwal Anda minggu ini."

Di mana proses manual memiliki kekurangan

Pesan pengingat standar, yang dikirim 24 jam dan 2 jam sebelumnya, tidak beradaptasi dengan konteks keluarga. Orang tua dari anak berusia 5 tahun pada Rabu sore membutuhkan pengingat yang berbeda dibandingkan orang tua dari anak berusia 14 tahun. Pemulihan adalah kesenjangan yang lebih besar. Jadwal pengingat yang kaku tidak memiliki cara untuk bereaksi saat janji temu benar-benar terlewat, dan tidak ada cara untuk menyampaikan janji temu yang terlewat tersebut kepada koordinator yang tepat saat keluarga masih dapat dihubungi. Tim Anda membutuhkan daftar tugas yang selalu diperbarui, bukan laporan yang akurat pada pukul 8 pagi.

Begini cara kerjanya setelah Cliniko dan Salesforce saling berkomunikasi

CRMConnect Cliniko ke Salesforce secara otomatis menyinkronkan jadwal Cliniko dan catatan Salesforce Anda. Segera setelah janji temu ditandai sebagai tiba, tidak hadir, atau dibatalkan di Cliniko, perubahan tersebut akan muncul di Salesforce dalam hitungan menit. Koordinator perawatan Anda tidak perlu lagi mengejar laporan pagi yang sudah usang dan dapat bekerja dengan antrian yang diperbarui secara otomatis sepanjang hari.

Berikut perubahan yang terjadi dalam praktiknya:

• Saat janji temu ditandai sebagai tidak hadir, tugas akan diberikan kepada koordinator perawatan keluarga dengan jangka waktu 30 menit untuk menghubungi, dan orang tua akan menerima pesan teks. Setiap upaya dicatat dalam catatan keluarga.
• Setiap malam, sistem akan menandai keluarga mana pun yang melewatkan tiga atau lebih janji temu dalam 90 hari terakhir untuk dilakukan percakapan peninjauan dengan direktur klinis dan manajer klinik.
• Pengingat disesuaikan dengan anak. Anak-anak yang lebih kecil mendapatkan pengingat dengan jangka waktu lebih lama ditambah pengingat di hari yang sama. Klien yang lebih tua mendapatkan satu pengingat sehari sebelumnya.
• Pengingat untuk penilaian awal berbeda dengan pengingat untuk sesi terapi berkelanjutan ke-15, karena sistem terintegrasi mengetahui posisi setiap keluarga dalam perjalanan perawatan mereka.
• Kelompok keterampilan sosial memiliki rutinitas pengingat tersendiri, sehingga kehadiran kelompok tidak pernah mengganggu angka ketidakhadiran satu lawan satu yang menjadi tolok ukur kinerja praktisi Anda.

Manajemen juga mendapatkan dasbor yang jelas: tingkat ketidakhadiran dan tingkat pemulihan berdasarkan klinik, praktisi, dan waktu, dengan pendapatan yang dipulihkan dilacak dibandingkan dengan titik awal.

Seperti apa angka-angka tersebut biasanya terlihat?

Jaringan layanan kesehatan anak yang sesuai dengan profil Little Roots biasanya menurunkan tingkat ketidakhadiran pasien dari 19 persen menjadi 10 hingga 12 persen dalam satu kuartal. Angka-angka ini bersifat ilustratif, tetapi polanya konsisten. Faktor pendorong terbesar adalah jendela waktu pemulihan 30 menit: keluarga yang mendapatkan panggilan pribadi pada jam yang sama dari koordinator perawatan mereka melakukan pemesanan ulang dua hingga tiga kali lebih sering daripada keluarga yang dihubungi keesokan paginya.

Indikator kunjungan berulang menunjukkan adanya kelompok kecil keluarga, biasanya 4 hingga 7 persen dari total kasus, yang polanya layak mendapat perhatian klinis dan operasional yang serius. Kelompok ini hampir tidak mungkin terdeteksi dalam laporan bulanan biasa. Dan pemanfaatan slot kunjungan setelah sekolah cenderung meningkat dari angka 70-an ke 90-an, yang dalam skala jaringan merupakan pendapatan mingguan yang signifikan.

Dua hal yang perlu diperhatikan dengan benar

Pertama, teks pemulihan tidak boleh terd 읽어 seperti pemasaran. Keluarga merespons catatan pribadi dari “koordinator perawatan Anda di Little Roots,” bukan templat bermerek. Gunakan nama praktisi dan klinik yang sudah dikenal tim Anda.

Kedua, perlakukan pembatalan secara berbeda dari ketidakhadiran tanpa pemberitahuan. Pembatalan adalah ketika keluarga memberi tahu Anda sebelumnya. Mengirim pesan "kami menyadari Anda melewatkan sesi Anda" kepada keluarga yang membatalkan dengan sopan akan merusak kepercayaan. Rutinitas pemulihan hanya boleh dilakukan jika benar-benar tidak hadir tanpa pemberitahuan.

Mengapa hal ini penting bagi praktik Anda

Pemulihan tamu yang tidak hadir adalah masalah yang terjadi pada jam yang sama, bukan masalah keesokan paginya. Ketika jadwal dan catatan Anda sinkron secara otomatis, resepsionis dapat menghubungi keluarga saat mereka masih dapat dihubungi, yang merupakan perbedaan antara pemesanan ulang minggu ini dan pembatalan bulan depan.

Indikator ketidakhadiran berulang adalah laporan yang tidak dapat Anda buat dengan cara lain, dan pola yang ditunjukkannya mendorong pengambilan keputusan klinis dan operasional yang nyata. Pisahkan sesi kelompok dalam alur pelaporan tersendiri agar angka ketidakhadiran satu lawan satu tetap akurat.

Ingin melihat CRMConnect Cliniko ke Salesforce beraksi? Lihat halaman Aplikasi API.