Cliniko dan ActiveCampaign: Pemasaran yang Sesuai dengan Peraturan untuk Praktik Terapi Wicara Anak

Praktik terapi wicara anak memiliki masalah yang seringkali salah diatasi oleh sebagian besar alat pemasaran. Pasiennya adalah anak. Kontak pemasarannya adalah orang tua. Otomatisasi pemasaran standar mengasumsikan pasien dan penerima email adalah orang yang sama, yang berarti, jika dibiarkan pada pengaturan default, email tersebut akan menyebut nama anak, mengungkap detail kasus kepada pembaca yang salah, atau memperlakukan kotak masuk orang tua seolah-olah itu adalah catatan pemasaran anak. Salah satu dari hal tersebut merupakan masalah nyata dalam lingkungan perawatan keluarga.

Ambil contoh ilustratif. Soundbridge Speech and Language adalah praktik hipotetis dengan 8 ahli patologi bicara-bahasa dan sekitar 1.800 keluarga aktif, sebagian besar anak-anak. Direktur klinis benar untuk berhati-hati dalam menambahkan pemasaran email di atas Cliniko. Jawaban yang tepat bukanlah "tidak." Ini adalah pengaturan yang mengutamakan tata kelola dengan aturan yang jelas tentang informasi apa yang diizinkan untuk keluar dari sistem klinis.

Mengapa perawatan pediatrik mematahkan asumsi pemasaran yang lazim

Pengaturan bawaan pada sebagian besar alat pemasaran dirancang untuk konsumen dewasa. Pengaturan tersebut mengasumsikan bahwa pasien adalah penerima, bahwa detail yang dipersonalisasi merujuk pada penerima, dan bahwa persetujuan pemasaran yang terkait dengan pasien berlaku untuk penerima.

Dalam praktik pediatri, semua asumsi tersebut salah. Pasien adalah anak, yang nama dan detail kasusnya tidak boleh muncul dalam email pemasaran. Penerima adalah orang tua, yang persetujuannya menentukan apakah sesuatu dikirim atau tidak. Kontak pemasaran dan rekam medis pasien adalah dua hal terpisah yang harus tetap terpisah.

Cara kerjanya: pengaturan yang mengutamakan tata kelola.

CRMConnect Cliniko ke ActiveCampaign memungkinkan Anda mengontrol dengan tepat informasi mana yang berpindah antara kedua sistem. Kontrol itulah inti dari semuanya. Integrasi dapat diatur sehingga detail kontak orang tua menjadi kontak pemasaran sementara anak tetap murni sebagai catatan pasien Cliniko. Penjadwalan janji temu dan pengingat mengalir melalui kedua sistem, tetapi konten klinis, catatan kasus, skor penilaian, tujuan terapi, dan narasi, tidak pernah meninggalkan Cliniko sejak awal. Persetujuan dan status berhenti berlangganan berada di catatan orang tua dan hanya mengalir satu arah.

Tentukan secara tertulis apa saja yang boleh dibawa keluar dari Cliniko.

Sebelum menyalakan apa pun, catat terlebih dahulu apa yang boleh melewati batas dan apa yang tidak. Daftarnya akan terlihat seperti ini.

Diizinkan untuk mengakses alat pemasaran Anda, melalui kontak orang tua:

• Nama orang tua, email, telepon, dan alamat surat.
• Persetujuan pemasaran dan preferensi komunikasi.
• Tanggal, waktu, lokasi janji temu, dan nama praktisi.
• Status janji temu, seperti sudah dipesan, sudah tiba, tidak hadir, atau dibatalkan.
• Jumlah janji temu dan tanggal janji temu terakhir.

Tetap di Cliniko, tidak pernah pergi:

• Nama dan tanggal lahir anak sebagai detail personalisasi. Identitas anak tercatat dalam rekam medis pasien Cliniko tetapi tidak pernah digunakan untuk tujuan pemasaran.
• Skor penilaian dan hasil tes standar.
• Tujuan terapi dan rencana perawatan.
• Catatan kasus, catatan sesi, dan konten naratif apa pun.
• Diagnosis dan kesan klinis.
• Bidang klinis teks bebas apa pun.

Direktur klinis dan penanggung jawab kepatuhan harus menyetujui daftar ini sebelum ada yang diterapkan, dan meninjaunya setiap triwulan.

Beginilah penerapannya dalam praktik

• Orang tua adalah kontak pemasaran, yang diidentifikasi berdasarkan nama dan email orang tua. Anak tersebut tetap hanya sebagai pasien Cliniko. Tidak ada detail personalisasi khusus anak yang pernah dimasukkan ke dalam alat pemasaran.
• Informasi janji temu yang masuk hanya berupa penjadwalan: tanggal, waktu, lokasi, dan praktisi. Jika label jenis janji temu akan mengungkapkan sesuatu yang bersifat klinis, label tersebut akan diganti terlebih dahulu dengan label operasional biasa.
• Label penyelesaian tetap berfungsi. "Sesi selesai" atau "sesi dibatalkan" aman digunakan. "Kemajuan dalam artikulasi" atau "tujuan tercapai: bahasa reseptif" adalah konten klinis dan tidak seharusnya ada dalam alat pemasaran.
• Persetujuan dan berhenti berlangganan hanya berlaku satu arah. Pengaturan persetujuan orang tua di Cliniko adalah sumber kebenaran. Jika orang tua berhenti berlangganan melalui email pemasaran, perubahan tersebut akan tercermin kembali ke Cliniko melalui proses yang terkontrol, tetapi alat pemasaran tersebut tidak pernah menjadi catatan persetujuan yang sah.
• Setiap templat email ditujukan kepada orang tua, bukan anak. Pengingat tersebut berbunyi “janji temu Anda dengan [praktisi],” bukan “sesi [nama anak] untuk [jenis terapi].” Hal ini ditegaskan dalam templat itu sendiri, bukan diserahkan kepada siapa pun yang menulis kontennya.
• Beberapa tindak lanjut berdasarkan janji temu sengaja dimatikan. Pengingat tidak masalah. Namun, pesan "kami menyadari Anda melewatkan sesi [nama anak]" yang dipicu oleh ketidakhadiran tanpa pemberitahuan sudah melewati batas. Sistem dapat menampilkan sinyal tersebut, tetapi praktik tersebut yang memutuskan apakah akan berupa email otomatis atau panggilan telepon dari dokter.

Jadwalkan tinjauan triwulanan sekarang juga.

Setiap triwulan, orang yang bertanggung jawab atas integrasi, direktur klinis, dan penanggung jawab kepatuhan meluangkan waktu 20 menit untuk mengkonfirmasi beberapa hal:

• Daftar barang yang diperbolehkan menyeberang tetap tidak berubah, atau setiap penambahan didokumentasikan beserta alasannya.
• Sampel catatan pemasaran tidak mengandung konten klinis.
• Templat email dan kolom yang dipersonalisasi hanya merujuk pada orang tua, tidak pernah pada hal-hal yang spesifik untuk anak.
• Alur persetujuan dan berhenti berlangganan masih satu arah saja, dan setiap orang tua yang berhenti berlangganan pada kuartal lalu tercermin dengan benar di Cliniko.

Ini adalah asuransi termurah yang dapat dibeli oleh praktik tersebut.

Mengapa hal ini penting bagi praktik Anda

Praktik pediatri yang sesuai dengan profil Soundbridge dan mengikuti pola ini akan mendapatkan manfaat pemasaran yang nyata, pengingat janji temu yang konsisten, pengingat lembut untuk keluarga yang sudah lama tidak berobat, buletin keluarga, tanpa risiko paparan tata kelola. Direktur klinis dapat menjelaskan dalam satu paragraf secara tepat informasi apa yang keluar dari sistem klinis dan apa yang tidak.

Induknya adalah kontak pemasaran. Anaknya adalah rekam medis pasien. Jangan gabungkan keduanya. Tuliskan aturannya sebelum apa pun diaktifkan, dan biarkan templat, bukan penilaian individu, yang memastikan setiap email ditujukan kepada induknya. Dengan cara ini, integrasi menjadi sesuatu yang disetujui oleh penanggung jawab kepatuhan Anda, bukan sesuatu yang mereka takuti.

Ingin melihat CRMConnect Cliniko ke ActiveCampaign beraksi? Lihat halaman Aplikasi API.