Cliniko dan ActiveCampaign: Pelaporan Praktisi Secara Real-Time untuk Klinik Kesehatan Wanita

Ada titik tertentu dalam pertumbuhan klinik di mana pembuatan laporan praktisi bulanan secara manual menjadi tidak masuk akal. Angka-angka tersebut sudah usang pada saat laporan sampai ke kotak masuk tim manajemen. Menganalisisnya berdasarkan disiplin ilmu membutuhkan waktu seharian. Dan tidak ada gambaran yang jelas tentang pasien mana yang kembali berobat dalam jangka panjang dan mana yang perlahan-lahan menjauh.

Ambil contoh ilustratif. Aurora Women’s Health Collective adalah praktik hipotetis dengan 3 lokasi dan 11 praktisi, termasuk fisioterapis panggul, dokter umum kesehatan wanita, dan konsultan laktasi. Saat ini, manajemen melaporkan kinerja praktisi sebulan sekali dengan menyalin data ekspor Cliniko ke dalam spreadsheet. Angka-angka tersebut menggambarkan bulan lalu. Memisahkannya berdasarkan disiplin ilmu merupakan filter manual. Dan tidak ada gambaran berkelanjutan tentang praktisi mana yang pasiennya masih datang kembali enam bulan kemudian.

Mengapa spreadsheet berhenti berkembang?

Dengan 11 praktisi di tiga lokasi dan beberapa disiplin ilmu, spreadsheet bulanan ini harus menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut:

• Janji temu yang datang dikategorikan berdasarkan praktisi, lokasi, dan lini layanan.
• Nilai tagihan rata-rata per praktisi.
• Tingkat kunjungan berulang, yaitu berapa banyak pasien yang kembali dalam jangka waktu tertentu.
• Keterlibatan jangka panjang, yaitu berapa banyak pasien yang diperiksa enam bulan lalu masih aktif.
• Kehadiran sesi kelompok untuk kelas antenatal dan postnatal.

Masing-masing merupakan rincian yang berbeda. Pembuatan laporan memakan waktu setengah hari, dan pada saat pimpinan meninjaunya, data tersebut sudah berusia dua minggu dan kesempatan untuk mengambil tindakan telah terlewatkan.

Begini cara kerjanya setelah Cliniko memasukkan laporan Anda

CRMConnect Cliniko ke ActiveCampaign secara otomatis menyelaraskan aktivitas pasien Anda dengan alat pemasaran dan pelaporan Anda. Setiap kontak membawa riwayat janji temu mereka yang sebenarnya: lokasi yang mereka kunjungi, tanggal janji temu terakhir mereka, jumlah total janji temu mereka, dan berapa banyak janji temu yang telah mereka lakukan baru-baru ini. Saat janji temu selesai, setiap kontak secara otomatis diberi label dengan nama praktisi, lokasi, dan jenis janji temu. Aktivitas faktur juga tetap sinkron.

Artinya, laporan di dalam alat pemasaran Anda dan kampanye pemasaran itu sendiri sama-sama menggunakan data yang sama yang terus diperbarui. Ritual spreadsheet bulanan pun hilang begitu saja.

Inilah yang dapat Anda saksikan secara langsung:

• Perspektif praktisi: jumlah janji temu per bulan, kunjungan pertama versus kunjungan berulang, dan nilai tagihan rata-rata.
• Tampilan berdasarkan lokasi: janji temu yang telah tiba, akuisisi pasien baru, dan pembagian antara pasien baru dan pasien yang kembali.
• Gambaran keterlibatan jangka panjang: pasien yang kunjungan pertamanya enam bulan lalu, siapa yang masih aktif dan siapa yang sudah berhenti berobat. Inilah gambaran yang paling dibutuhkan tim pemasaran dan saat ini belum dapat mereka lihat.

Kelas kelompok pranatal dan postnatal dipisahkan dari sesi konsultasi individual, sehingga kehadiran dalam kelompok tidak pernah memengaruhi jumlah pasien individual seorang praktisi.

Seperti apa angka-angka tersebut biasanya terlihat?

Klinik yang sesuai dengan profil Aurora umumnya menemukan tiga hal dalam 60 hari pertama. Angka-angka ini bersifat ilustratif, tetapi polanya konsisten.

Pertama, ritual spreadsheet bulanan menghilang, menghemat sekitar setengah hari setiap bulan. Kedua, pimpinan menemukan bahwa satu atau dua praktisi memiliki retensi pasien enam bulan yang jauh lebih tinggi daripada yang lain, yang membuka percakapan klinis dan operasional yang sebelumnya disembunyikan sepenuhnya oleh sistem pelaporan lama. Ketiga, akuisisi pasien baru berdasarkan lokasi menjadi terlihat secara real-time, sehingga tim pemasaran dapat memindahkan anggaran antar lokasi setiap minggu, bukan setiap kuartal.

Sesi kelompok tanpa mengubah angka individual.

Kelas antenatal kelompok, kelompok pemulihan pascapersalinan, dan kelas kesehatan panggul merupakan pendapatan inti di klinik kesehatan wanita, dan seharusnya diukur. Namun, menggabungkan kehadiran kelompok ke dalam angka kunjungan satu lawan satu seorang praktisi akan mendistorsi keduanya. Integrasi ini memisahkan keduanya: sesi kelompok dicatat sebagai kehadiran kelompok, bukan sebagai janji temu individu untuk setiap peserta, sehingga jumlah kehadiran satu lawan satu seorang praktisi tetap akurat sementara kehadiran kelompok mendapatkan baris pelaporan tersendiri.

Satu hal yang harus dijaga agar tetap benar

Setelah label dibuat secara otomatis, akan sangat menggoda untuk menggunakannya sebagai rekam medis pasien kedua. Hindari hal itu. Label tersebut hanyalah sinyal untuk pelaporan dan pemasaran, tidak lebih. Rekam medis pasien tersimpan di Cliniko. Jika Anda membuat label seperti "pasien sedang hamil" atau "pasien sedang dalam masa pemulihan pascapersalinan," hentikan. Label pertama seharusnya tidak ada dalam alat pemasaran sama sekali, karena merupakan konteks klinis dengan implikasi persetujuan. Label kedua, jika memang perlu digunakan untuk tujuan tertentu, seharusnya berasal dari Cliniko, bukan dikelola secara manual.

Mengapa hal ini penting bagi praktik Anda

Label praktisi dan lokasi yang diterapkan secara otomatis saat janji temu selesai adalah fondasi utamanya. Pastikan label tersebut berfungsi dengan baik terlebih dahulu, kemudian buat laporan berdasarkan label tersebut.

Pisahkan nomor janji temu individu dan kelompok ke dalam aliran data yang berbeda, karena mencampurnya akan menghasilkan kartu skor praktisi yang menyesatkan. Dan ingatlah bahwa label pemasaran bukanlah catatan pasien. Cliniko adalah catatan pasien. Integrasi ini menjaga keduanya tetap selaras tanpa pernah membingungkan satu dengan yang lain.

Ingin melihat CRMConnect Cliniko ke ActiveCampaign beraksi? Lihat halaman Aplikasi API.