Integrazione dei dati da Cliniko a Salesforce: un modello a livello di campo per i gruppi di chiropratici.

L'esportazione una tantum di un foglio di calcolo da Cliniko a Salesforce rappresenta il peggio di entrambi i mondi. È sufficientemente aggiornata da sembrare un'integrazione, ma anche abbastanza obsoleta da essere errata. È sufficientemente incompleta da non ispirare piena fiducia in nessuno. E non offre a un responsabile della conformità alcun riferimento utile per dimostrare come vengono gestiti i dati dei pazienti.

Facciamo un esempio: Summit Spine and Joint Chiropractic, un gruppo ipotetico con 3 cliniche, 9 chiropratici e circa 1,4 milioni di dollari di fatturato annuo. Lo studio vende piani di cura con più visite. Il responsabile della conformità desidera un controllo rigoroso su quali dati dei pazienti vengano inviati a Salesforce, chi nel reparto vendite e marketing possa visualizzarli e una registrazione chiara di cosa è stato trasferito e quando. La configurazione attuale prevede un'esportazione periodica da un foglio di calcolo di cui nessuno si fida completamente. Il team marketing chiede dati in tempo reale. Il responsabile della conformità chiede una governance. Entrambi hanno ragione.

Perché l'esportazione periodica del foglio di calcolo non funziona

Tre motivi per cui non può superare una verifica di conformità:

• O tutto o niente. Un'esportazione in formato foglio di calcolo tende a contenere tutti i dettagli del paziente o nessuno. Questo è l'opposto di ciò che si desidera, ovvero condividere solo le informazioni di cui il marketing ha effettivamente bisogno.
• Non lascia traccia. Una volta caricato il file in Salesforce, non rimane alcuna traccia di quali pazienti siano stati importati, quando o da chi. Un controllo di conformità non ha nulla da esaminare.
• È obsoleto nel momento stesso in cui viene prodotto. Un'esportazione mensile o trimestrale significa che Salesforce riflette il passato. Le correzioni apportate in Cliniko (ad esempio, il ritiro del consenso al marketing da parte di un paziente, l'unione di un duplicato, la correzione di un record) non vengono mai sincronizzate con Salesforce.

L'istinto del responsabile della conformità, che gli suggerisce che qualcosa non va, è corretto. Una configurazione adeguata consente di selezionare i dati uno per uno, mantiene entrambi i sistemi aggiornati e registra ogni modifica.

Un modo più sicuro per connettere Cliniko e Salesforce

CRMConnect Cliniko to Salesforce ti permette di decidere, elemento per elemento, esattamente quali dati del paziente vengono inviati a Salesforce. Nulla viene condiviso a meno che tu non attivi esplicitamente questa opzione. Gli aggiornamenti dei dati dei pazienti rimangono sincronizzati in entrambe le direzioni, quindi se un paziente revoca il consenso o correggi un record in Cliniko, Salesforce lo riflette in pochi minuti anziché nel trimestre successivo. Inoltre, conserva una traccia di tutte le modifiche, cosa che un foglio di calcolo tradizionale non può offrire.

Come configurarlo in modo responsabile

Scrivi la mappa dei dati prima di accendere qualsiasi cosa. Elenca tutti i dettagli di Cliniko che intendi condividere con Salesforce. Contrassegna ciascuno di essi come riservato al marketing, riservato alle operazioni o accessibile solo ai medici. Gli elementi accessibili solo ai medici non vengono mai condivisi. Il responsabile della conformità firma la mappa.

Condividere solo i recapiti, in entrambe le direzioni. Le informazioni riservate al marketing e alle operazioni, come nome, email, numero di telefono, indirizzo postale, preferenze di marketing e clinica frequentata dal paziente, possono rimanere aggiornate in entrambi i sistemi. Qualsiasi informazione clinica, nota in formato libero, diagnosi o piano di trattamento, non viene invece condivisa.

Condividi i progressi del piano di cura, non il contenuto del piano di cura. Salesforce può visualizzare i dati strutturali relativi a un piano di cura: stato del caso, numero di sessioni consentite, numero di sessioni utilizzate, limiti di fatturazione, progressi verso il raggiungimento degli obiettivi. Non ha però accesso alla descrizione clinica o alle note che descrivono le condizioni del paziente.

Associa l'accesso di Salesforce alla mappatura dei dati. Il personale clinico visualizza i dettagli operativi riservati. Il personale addetto alla fatturazione visualizza i dettagli di fattura e pagamento. Il personale addetto al marketing visualizza solo i dettagli di marketing riservati. Chiunque visualizzi informazioni al di là di queste barriere è una scelta deliberata, non una conseguenza delle impostazioni predefinite.

Rendere Cliniko l'unica fonte affidabile per il consenso informato. Se un paziente revoca il consenso al marketing in Cliniko, tale revoca viene immediatamente trasmessa a Salesforce. Il consenso non viene modificato da Salesforce a meno che non esista una procedura controllata e documentata per farlo.

Conferma cosa viene registrato. Verificate che la creazione dei record, gli aggiornamenti, i campi modificati e la fonte di ogni modifica siano tutti registrati, che il periodo di conservazione sia adeguato alle vostre esigenze di conformità e che il responsabile della conformità sappia come consultare le informazioni.

Prenota la revisione trimestrale. Venti minuti a trimestre con il responsabile della conformità, il responsabile dell'integrazione e il direttore clinico.

La revisione trimestrale della governance

Mantieni l'ordine del giorno breve e coerente:

• Confermare che la mappatura dei dati non sia stata modificata senza approvazione. Annotare eventuali aggiunte.
• Conferma le modifiche all'accesso a Salesforce rispetto al trimestre precedente. Identifica eventuali nuovi ruoli o nuovi permessi di accesso che coinvolgono dati condivisi.
• Esamina il registro delle modifiche del trimestre. Verifica a campione un piccolo numero di record per accertarti che nessun contenuto clinico sia sfuggito al controllo.
• Confronta i conteggi dei consensi al marketing. Verifica che Cliniko e Salesforce siano concordi. Indaga su eventuali discrepanze.
• Si prega di notare la revisione nel fascicolo di conformità dello studio.

Venti minuti a trimestre. Il metodo del foglio di calcolo non lascia alcun minuto di revisione perché non c'è nulla da rivedere. La traccia registrata è ciò che rende possibile la revisione.

Cosa significa questo per il tuo gruppo

Un gruppo di chiropratici che segue questo modello passa da una situazione in cui "marketing e conformità non sono d'accordo sulla sicurezza di questa procedura" a una in cui "entrambi hanno un accordo scritto, firmato e rivisto trimestralmente". Il team marketing ottiene i dati in tempo reale desiderati, i progressi del piano di cura, i segnali di pazienti che hanno interrotto le terapie e il valore percepito del paziente, senza esporre i dati che metterebbero a rischio lo studio. Il responsabile della conformità ottiene la tracciabilità necessaria. E il direttore finanziario smette di ricevere domande sull'affidabilità dei report.

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