Mindbody e HighLevel: un unico orario chiaro per ogni studente, valido per tutti i programmi.

Perché il tuo studio ha tre orari diversi

Un'accademia di arti marziali gestisce quasi sempre tre tipi di programmazione contemporaneamente:

• Iscrizioni ai programmi per bambini e principianti, dove la famiglia si impegna a partecipare a un corso introduttivo di otto settimane.
• Corsi per programmi di studio avanzati, come ad esempio un blocco intensivo di dodici settimane per la preparazione alle competizioni.
• Lezioni private, esami e valutazioni prenotabili singolarmente.

Mindbody gestisce tutti e tre gli elementi, ma li conserva in posizioni separate. Quando il tuo strumento di marketing ne visualizza solo uno, ogni promemoria inviato si basa su un terzo dell'immagine.

Ipotetico: River Bend Brazilian Jiu Jitsu (a titolo di esempio) è un'accademia con un unico dojo e 180 studenti, che offre corsi per principianti, corsi avanzati e lezioni private. Il proprietario invia promemoria per gli appuntamenti e continua a ricevere risposte del tipo "Ho una lezione privata con il Professor Marco alle 17:30, perché mi ricordi la lezione delle 18:00?". I promemoria si basano su dati incompleti e danno l'impressione che la palestra sia trascurata.

Quanto costano i dati parziali della pianificazione?

Quando i tuoi promemoria riguardano solo i corsi di gruppo, gli studenti che hanno prenotato una lezione privata vengono continuamente sollecitati per un corso a cui non partecipano, mentre gli studenti iscritti a un corso di più settimane non ricevono alcun promemoria. Alcuni lo ignorano. Altri smettono completamente di fidarsi dei tuoi messaggi e iniziano a ignorarli tutti. In entrambi i casi, le presenze calano, le assenze ingiustificate aumentano e gli studenti più propensi ad abbandonare un corso a metà percorso sono proprio quelli che non riesci a raggiungere.

Lo studente visualizza un orario specifico per sé. Anche il tuo studio dovrebbe visualizzare lo stesso orario.

Una sessione successiva accurata per ogni studente

CRMConnect Mindbody to HighLevel copre tutte e tre le tipologie di programma: lezioni di gruppo, appuntamenti individuali, corsi di più settimane e iscrizioni per principianti. Ogni studente ha a disposizione un campo chiaro per la sessione successiva, indipendentemente dal tipo di sessione.

Il loro registro mostra sempre il primo evento in programma: l'ora, l'istruttore, il luogo e il tipo di sessione. Le presenze per ogni programma vengono registrate nello stesso profilo. Si ottiene un'unica fonte affidabile anziché tre fonti contrastanti.

Come funziona nella pratica

Il processo di promemoria si riduce a un unico flusso anziché a tre. Ogni giorno, il sistema verifica chi ha una sessione in programma nelle prossime 24 ore e invia il messaggio appropriato per quella specifica sessione:

• Per le lezioni di gruppo viene inviato il messaggio standard "lezione stasera" con il nome dell'insegnante.
• Per una lezione privata viene inviato un messaggio con la scritta "lezione privata con il tuo istruttore" insieme alla stanza.
• Quando si tiene una lezione, viene visualizzato un messaggio del tipo "Modulo 4 stasera, portate gli appunti".
• Durante la sessione di iscrizione viene inviato un messaggio di testo intitolato "Settimana 5 dei fondamenti".

Al termine della sessione, il sistema verifica se lo studente si è presentato. In caso di assenza, invia un messaggio amichevole un paio di giorni dopo con la richiesta "Ci sei mancato, vuoi spostare la lezione al sabato?".

Ogni studente riceve un solo promemoria per quello che è effettivamente il prossimo passo, non tre promemoria concorrenti per tre programmi diversi.

Creato per gli studenti che fanno entrambe le cose

Molti studenti frequentano sia corsi regolari che lezioni private ricorrenti, e la loro sessione successiva può passare dall'una all'altra nell'arco di una sola giornata. Il sistema indica sempre la prima sessione disponibile tra tutte quelle prenotate.

Quindi, il mercoledì mattina, la sessione successiva potrebbe essere quella individuale delle 5:30 con il professor Marco. Una volta terminata, si passa automaticamente al corso avanzato delle 19:00. Dopodiché, si passa alla sessione di iscrizione del giovedì mattina. I promemoria si adattano automaticamente. Nessuno del tuo team dovrà preoccuparsi di tenere traccia di quale programma prevede la sessione successiva.

Risultati rappresentativi su 180 studenti

Si tratta di immagini composite a scopo illustrativo, non di un cliente reale:

• Tempo recuperato dal titolare per la riconciliazione dei programmi di promemoria: circa 3-5 ore a settimana.
• “Perché mi ricordi di un corso a cui non partecipo?” risponde bruscamente, perché il promemoria rispetta la vera prossima lezione.
• Frequenza delle lezioni private: un aumento di circa 4-7 punti percentuali, perché i promemoria raggiungono il programma giusto.
• Abbandono a metà programma, intorno alla quinta settimana: in calo significativo, perché chi non si presenta viene individuato e contattato più rapidamente.

L'ascensore è meccanico. Una risposta affidabile alla domanda "qual è la prossima sessione di questo studente?" sostituisce tre tentativi a caso.

Perché questo è importante per il tuo studio

I promemoria confusi erodono silenziosamente la fiducia. Uno studente che riceve due volte il promemoria sbagliato smette di leggere quelli giusti, e uno studente a cui non si inviano mai promemoria è uno studente che non si può recuperare quando inizia ad allontanarsi. Quando ogni messaggio corrisponde a ciò che lo studente ha effettivamente prenotato, i promemoria diventano qualcosa su cui fa affidamento invece di qualcosa che ignora. Questo si traduce in una maggiore frequenza, meno assenze ingiustificate e un maggior numero di studenti che completano i programmi iniziati.

Vedilo per il tuo dojo

Vuoi vedere CRMConnect Mindbody e HighLevel in azione? Visualizza la pagina dell'app API.