Attribuzione delle campagne di raccolta fondi con DonorPerfect e ActiveCampaign

Le campagne di raccolta fondi vengono sottoposte a revisione contabile. I bilanci annuali dei fondi vengono discussi nelle riunioni del consiglio di amministrazione. In entrambi i casi, al vostro ufficio sviluppo viene posta la stessa domanda e raramente ha una risposta difendibile: quale messaggio ha effettivamente motivato quale donazione?

L'apertura di un'email non è un regalo. I clic non sono un regalo. Il link su cui un donatore ha cliccato a marzo e la donazione di 5.000 dollari che ha inviato a maggio sono separati da dodici settimane, una conversazione offline e una spinta da parte di un membro del consiglio di amministrazione durante una cena. Per superare un controllo, la tua attribuzione deve collegare l'invio di una specifica email a una specifica donazione, con dettagli sufficienti a giustificare la spesa sottostante.

La maggior parte dei musei non ci arriva mai. L'ufficio sviluppo riporta i tassi di apertura e di clic perché sono gli unici dati a sua disposizione. Il consiglio di amministrazione approva il budget per le email dell'anno successivo basandosi sui tassi di apertura e di clic, perché non esistono prove concrete dell'entità delle donazioni.

Perché il metodo del foglio di calcolo non funziona

L'attribuzione è un problema diverso dalla coltivazione. La coltivazione consiste nel far arrivare il messaggio giusto alla persona giusta. L'attribuzione consiste nel dimostrare quale messaggio ha generato quale guadagno, e gli strumenti che avete a disposizione ne vedono solo una parte.

Il tuo strumento di email marketing registra perfettamente l'interazione a livello di messaggio, ma non rileva mai la donazione. Un donatore clicca sul link della tua campagna, arriva alla pagina delle donazioni ed effettua una donazione. Lo strumento di email marketing registra il clic. DonorPerfect registra la donazione. Nulla collega i due eventi.

I codici di campagna nativi di DonorPerfect rispondono alla domanda generale (quale campagna ha generato la donazione), ma non a quella più specifica (quale email, quale oggetto, quale pubblico).

E la riconciliazione manuale funziona per una campagna di raccolta fondi con 30 donazioni. Crolla completamente con una campagna annuale da 3.000 donazioni. In entrambi i casi, il rapporto arriva con un trimestre di ritardo e nessuno si fida completamente.

Un modo per attribuire doni che puoi difendere

CRMConnect per DonorPerfect e ActiveCampaign contiene tutti i dettagli di ogni donazione in entrambi i sistemi. Ogni donazione di DonorPerfect viene visualizzata in ActiveCampaign con importo, data, tipo, campagna e richiesta di donazione associati, e conserva le informazioni sulla provenienza del donatore. Quando si aggiunge una nuova campagna in DonorPerfect, i report di ActiveCampaign si sincronizzano automaticamente, in modo che l'attribuzione rimanga invariata nel corso del ciclo di campagna. Il risultato è che ogni donazione è corredata dalla storia di come è stata raccolta, e questa storia è la stessa in entrambi i sistemi.

Come funziona l'attribuzione di qualità di audit

Ecco uno scenario esemplificativo. Il Coastline Maritime Museum è un ipotetico museo regionale con 11.000 soci che organizza quattro campagne di raccolta fondi all'anno. Non si tratta di un'organizzazione reale.

Il primo elemento fondamentale è un'etichetta coerente per ogni campagna. Quando il museo invia una richiesta di donazioni in primavera, il link per le donazioni presente nell'e-mail riporta un tag di campagna che si collega in modo univoco a un codice di campagna di DonorPerfect. Quando un donatore effettua una donazione, questo tag viene associato alla donazione stessa, in modo che la donazione registri non solo "donazione online", ma anche l'invio preciso dell'e-mail che l'ha generata, inclusi il destinatario e la versione dell'e-mail inviata.

Con questa impostazione, tre visualizzazioni svolgono la maggior parte del lavoro per il tuo team:

• Ricavi per invio di email. Raggruppa le donazioni in base al messaggio che le ha generate e calcola il totale in dollari. I primi due o tre invii in genere generano oltre il 60% dei ricavi attribuibili. La metà inferiore può essere considerata come non più rilevante.
• Ricavo per destinatario. Dividete il ricavo attribuito per il numero di persone che hanno ricevuto ogni invio. È questo il dato che dovrebbe guidare le decisioni relative alla campagna, non il tasso di apertura.
• Il percorso del donatore. Per i donatori che hanno ricevuto diversi messaggi prima di effettuare una donazione, è possibile visualizzare la sequenza di interazioni che hanno portato alla donazione stessa, il che permette di capire se le email di fidelizzazione stanno effettivamente producendo risultati.

Il tuo team può quindi presentare al consiglio di amministrazione, tramite una dashboard condivisa, i ricavi per campagna, i ricavi per pubblico e il valore della pipeline. La riunione del consiglio si trasforma così da "vi illustro le metriche delle email" a "ecco cosa ha generato i fondi e quali saranno i prossimi passi".

Situazioni che distorcono silenziosamente i numeri

Alcuni casi comuni possono falsare l'attribuzione se non vengono gestiti in modo deliberato.

Una promessa di donazione non equivale a un ricavo. Una promessa di donazione di 50.000 dollari è un impegno che potrebbe generare 10.000 dollari all'anno per cinque anni. Le promesse di donazione e i pagamenti effettivi devono essere monitorati separatamente, in modo che una promessa pluriennale non venga mai contabilizzata come incasso in un trimestre.

Una promessa di donazione pluriennale fatta nel 2026 e pagata nel 2027 dovrebbe essere attribuita alla campagna del 2026 che l'ha generata, non a quella in corso al momento dell'arrivo del pagamento.

Una donazione equivalente da parte del datore di lavoro del donatore dovrebbe avere lo stesso valore ai fini della campagna elettorale della donazione che l'ha attivata.

E una donazione da una fondazione, ottenuta grazie all'intervento di un membro del consiglio di amministrazione, merita di essere riconosciuta sia per le relazioni instaurate dal membro del consiglio, sia per l'apporto finanziario ricevuto dalla fondazione, e queste voci vengono tracciate separatamente per evitare duplicazioni.

Cosa significa questo per la tua raccolta fondi

Per un museo di carattere illustrativo delle dimensioni di Coastline (11.000 soci, circa 5,2 milioni di dollari di fatturato, quattro campagne di raccolta fondi all'anno), un'analisi accurata rivela solitamente che una o due campagne per ciclo generano dal 50 al 70% del fatturato attribuibile, mentre due o tre producono risultati a una sola cifra. Destinare il budget alle iniziative di comprovato successo spesso incrementa il fatturato del 30-50% rispetto al ciclo precedente, senza ulteriori spese. Il consiglio di amministrazione passa così dall'approvare il budget dell'anno precedente maggiorato dell'inflazione all'approvare un piano con risultati documentati per ogni dollaro investito.

La vittoria in termini di audit è la notizia principale. La vittoria più silenziosa è di natura culturale: il vostro ufficio sviluppo smette di giustificare le decisioni con i tassi di coinvolgimento e inizia a difenderle con i fondi raccolti.

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