Dashboard in tempo reale delle campagne di raccolta fondi dai dati di DonorPerfect in ActiveCampaign

La raccolta fondi per le radio pubbliche è un esercizio di leadership condensato in 72 ore. Due campagne di donazioni all'anno rappresentano la maggior parte della crescita dei finanziamenti sostenuti dalla vostra emittente. Durante la campagna, il tesoriere del consiglio di amministrazione vuole conoscere i dati orari. Il team di sponsorizzazione vuole sapere quali proposte di finanziamento in onda stanno avendo successo. Il direttore generale deve decidere se prolungare la campagna di un giorno.

Senza dati in tempo reale, queste decisioni vengono prese basandosi sull'intuito e sui totali del giorno precedente. Il report sulle donazioni di DonorPerfect viene eseguito al massimo una volta al giorno. Il tesoriere del consiglio di amministrazione richiede un aggiornamento alle 16:00 e lo riceve alle 17:00 del giorno successivo. A quell'ora, la campagna di raccolta fondi è già andata oltre il punto in cui il dato avrebbe potuto cambiare qualcosa.

Perché un drive interrompe il normale flusso di report

Una campagna di promesse di donazioni è la prova più difficile che i dati relativi alla raccolta fondi possano affrontare. Il volume delle donazioni aumenta vertiginosamente, nessuno può tollerare ritardi e diversi responsabili desiderano risposte contemporaneamente.

I report di DonorPerfect sono progettati per essere eseguiti a intervalli programmati, non per essere visualizzati in tempo reale. Eseguirli ogni quindici minuti durante una campagna di raccolta fondi è tecnicamente possibile, ma in pratica risulta estenuante. Una dashboard personalizzata creata da un singolo analista è utile solo a quell'analista e a nessun altro, e durante una campagna di raccolta fondi quell'analista è in studio, non alla sua scrivania a rispondere alle domande del tesoriere. Il vostro strumento di posta elettronica e di reporting ha la potenza della dashboard, ma non può visualizzare le donazioni di DonorPerfect in modo autonomo. Di conseguenza, chi ha più bisogno di questi dati si ritrova a navigare alla cieca.

Una dashboard condivisa che tutti nella stanza possono leggere

CRMConnect per DonorPerfect e ActiveCampaign si aggiorna in tempo reale, che è l'unica velocità che conta durante una campagna di raccolta fondi. Le nuove iscrizioni di sostenitori, gli abbonamenti ricorrenti e le donazioni una tantum vengono visualizzati in pochi secondi dalla registrazione in DonorPerfect. Ogni donazione include importo, tipologia e codice del giorno della campagna, consentendo alla dashboard di analizzare i dati in dettaglio durante lo svolgimento della stessa. Al termine della campagna, i calcoli relativi al valore dei sostenitori vengono reintrodotti in DonorPerfect, permettendo al responsabile dello sviluppo di visualizzare le prestazioni della campagna direttamente nel sistema che già utilizza.

La vista del tabellone: quattro numeri

Ecco uno scenario esemplificativo. WPRN Public Radio è un'ipotetica stazione radio affiliata a NPR con 18.500 soci sostenitori che conduce due campagne di raccolta fondi in onda all'anno. Non si tratta di una stazione radio reale.

Il consiglio di amministrazione non ha bisogno di venti metriche. Quattro forniscono una visione completa del consiglio.

Regali all'ora, in continuo. Una riga che mostra il numero di regali all'ora nelle ultime 24 ore, confrontata con lo stesso intervallo di tempo dell'ultimo drive. Questo dato illustra il ritmo di consegna meglio di qualsiasi altro indicatore.

Nuovi sostenitori aggiunti oggi. Un contatore che aumenta quasi in tempo reale man mano che arrivano le donazioni ricorrenti.

Numero medio mensile di nuovi sostenitori. I nuovi sostenitori di oggi vengono confrontati con la media mobile di questa campagna e con il numero finale della campagna precedente.

Totale delle entrate raccolte rispetto all'obiettivo. Il termometro della raccolta fondi. Il numero di telefono che il tesoriere manda via messaggio al direttore generale a mezzanotte.

Aggiungere una quinta e una sesta metrica non serve a nulla. Anzi, rallenta la lettura del dashboard proprio nel momento in cui la velocità di lettura è più importante.

Il punto di vista della sottoscrizione

Il tuo team di sottoscrizione ha bisogno di tagli diversi, rivisti ogni paio d'ore per aggiustamenti tattici. Conversione tramite presentazione in onda, in modo che il team del mattino possa modificare le presentazioni del pomeriggio in base a ciò che ha funzionato. La suddivisione tra nuovi donatori, donatori abituali che rinnovano e donatori abituali che aumentano il livello di donazione, perché alcune presentazioni risuonano con i potenziali donatori e altre con la base di donatori abituali che rinnovano. E la suddivisione tra donazioni online, telefoniche e da dispositivi mobili, in modo che se le donazioni online sono lente, il team possa verificare se il modulo non funziona o se la promozione audio è inefficace.

Diamo il benvenuto ai nuovi sostenitori fin da subito

Nel momento stesso in cui un nuovo sostenitore si iscrive, la donazione appare nel tuo sistema di email marketing e inizia una serie di messaggi di benvenuto. Entro cinque minuti, riceverai un ringraziamento che indica l'importo e la frequenza della donazione, accompagnato da un saluto del direttore generale. Il secondo giorno, un messaggio di benvenuto nella famiglia dei sostenitori con i vantaggi riservati ai membri. Il settimo giorno, un approfondimento sui recenti reportage della stazione. Un nuovo sostenitore che aspetta tre giorni per ricevere un ringraziamento è un sostenitore a maggior rischio di abbandonare la tua attività.

Alcuni casi da tenere d'occhio

Un donatore che aumenta la sua donazione mensile da 10 a 25 dollari è considerato un "upgrade", non un nuovo sostenitore, e viene conteggiato separatamente per garantire l'accuratezza del numero di nuovi sostenitori. Alcuni donatori annullano l'iscrizione durante una campagna di raccolta fondi, quindi il sistema visualizza sia i nuovi sostenitori netti che quelli lordi. Le donazioni telefoniche spesso arrivano con un certo ritardo, elaborate in un lotto separato, quindi la dashboard segnala eventuali ritardi nell'elaborazione dei numeri di telefono. Inoltre, un nuovo sostenitore che sceglie di non ricevere email al momento dell'iscrizione viene automaticamente escluso dalla serie di messaggi di benvenuto.

Cosa significa questo per la tua raccolta fondi

Per un'emittente di dimensioni simili a WPRN (18.500 sostenitori, budget di 6,9 milioni di dollari), il passaggio dal report sulle donazioni del giorno precedente a una dashboard in tempo reale comporta in genere due decisioni per ogni campagna di raccolta fondi: se prolungarla e dove indirizzare le proposte in onda. Queste decisioni, insieme, aumentano le entrate della campagna del 5-10%. Su una campagna da 400.000 dollari, si tratta di un risparmio di 20.000-40.000 dollari per campagna, due volte l'anno, grazie a decisioni migliori prese più rapidamente.

Il vantaggio più difficile da quantificare è la fiducia. Il tesoriere smette di chiedersi "cosa sta succedendo" e inizia a chiedersi "cosa dovremmo fare adesso". Questa conversazione avviene solo quando i dati sono a disposizione di entrambi contemporaneamente.

Vuoi vedere CRMConnect DonorPerfect e ActiveCampaign in azione? Visualizza la pagina dell'app API.