Dashboard in tempo reale per la raccolta fondi dai dati di DonorPerfect in HubSpot

Il rapporto mensile sulla raccolta fondi è il documento ricorrente più costoso che una piccola organizzazione no-profit produce. Non in termini di denaro, ma di ore. Il responsabile dello sviluppo impiega tre giorni al mese per esportare i dati, creare tabelle pivot, codificare a colori gli elenchi dei donatori inattivi e assemblare il tutto in slide. Quando la presentazione arriva al consiglio, i dati sono vecchi di due settimane e il responsabile dello sviluppo ha perso mezza settimana lavorativa che non recupererà mai.

Lo stesso schema si ripete in ogni fondazione scolastica, fondo di ex alunni e fondazione comunitaria del paese. Il consiglio di amministrazione vuole grafici di tendenza, tagli segmentati e progressi rispetto all'obiettivo. I dati sono presenti in DonorPerfect. Il livello di reporting no, quindi il livello di reporting diventa una persona.

Perché le soluzioni più ovvie non sono adatte a un piccolo negozio

L'istinto porta ad acquistare uno strumento di business intelligence. La maggior parte di questi strumenti, però, non regge il confronto con le limitazioni imposte dalle organizzazioni non profit.

Gli strumenti di Business Intelligence più complessi richiedono una connessione diretta al database o una pipeline di esportazione pianificata, oltre a una persona che conosca a fondo il linguaggio delle formule. Una persona che, in un team di sviluppo di sole quattro persone, di solito non è presente.

Le dashboard native di DonorPerfect sono migliorate, ma suddividono le donazioni secondo le modalità previste da DonorPerfect, non secondo le esigenze del consiglio di amministrazione. Combinare le donazioni con il coinvolgimento degli ex-alunni o la partecipazione agli eventi richiede dati esterni a DonorPerfect.

E i fogli di calcolo creati manualmente si rompono nel momento stesso in cui si aggiunge una colonna, si sposta una riga o compare un nuovo codice. Qualunque cosa tu crei, si deteriora, e ogni mese la ricostruzione ricade sul tuo responsabile della raccolta fondi più anziano.

Un livello di reporting per il quale potresti già pagare

La soluzione di dashboard più economica che la maggior parte delle fondazioni già possiede è HubSpot. Offre report gratuiti, dashboard a pagamento e un modello di autorizzazioni che consente ai membri del consiglio di amministrazione di leggere una dashboard senza visualizzare contenuti non autorizzati.

CRMConnect per DonorPerfect e HubSpot mantiene aggiornato il quadro finanziario: donazioni totali, donazione media, donazione più elevata, data della prima e dell'ultima donazione, tipologia di donatore e la cronologia completa di ogni donazione. Le dashboard riflettono le donazioni odierne, non i dati esportati la settimana scorsa. Quando aggiungi una nuova campagna o un nuovo appello in DonorPerfect, le dashboard di HubSpot continuano a funzionare senza che nessuno debba reinserire nulla. Qualsiasi dettaglio di DonorPerfect che ti interessi, come l'anno di corso degli ex studenti, i genitori di studenti attualmente iscritti o l'affiliazione al consiglio di amministrazione, può essere importato in HubSpot per la segmentazione.

Sei dashboard che un presidente del consiglio di amministrazione legge effettivamente

Ecco uno scenario esemplificativo. La Northbrook Schools Foundation è una fondazione ipotetica di un distretto scolastico con 6.500 donatori tra ex alunni e familiari. Non si tratta di un'organizzazione reale.

Ricavi rispetto all'obiettivo, da inizio anno. Un grafico: ricavi cumulativi di quest'anno fiscale a confronto con l'anno precedente e con l'obiettivo approvato dal consiglio di amministrazione. Questa è la prima cosa che la maggior parte dei presidenti dei consigli di amministrazione guarda.

Ricavi per campagna. Una tabella ordinabile con tutte le campagne di quest'anno, inclusi i ricavi raccolti, l'obiettivo prefissato, le donazioni ricevute, la donazione media e la percentuale di raggiungimento dell'obiettivo. Questa è la visualizzazione che il responsabile dello sviluppo utilizza ogni lunedì.

Segmenti di donatori. Una griglia con il numero di donatori: nuovi donatori di quest'anno, donatori fidelizzati dell'anno scorso, donatori recuperati, donatori che hanno interrotto la donazione, donatori che hanno aumentato il numero di donatori abituali, donatori che hanno ridotto il numero di donatori abituali. Il consiglio di amministrazione non ha bisogno dei calcoli. Deve solo verificare se il numero dei nuovi donatori di quest'anno supera il numero dei donatori che hanno interrotto la donazione.

Lista di monitoraggio per donazioni importanti. Un elenco di donatori che, nel corso della loro vita, hanno superato la soglia per le donazioni importanti, ma la cui ultima donazione risale a più di un anno fa. Questi sono i donatori che necessitano di un contatto umano, non di una semplice email. A ciascuno di essi viene assegnato un responsabile dello sviluppo con un compito specifico di follow-up.

Salute delle donazioni ricorrenti. Membri attivi, donazione media mensile, membri acquisiti questo mese, membri persi questo mese, tasso di recupero. La base di membri è solitamente la fonte di entrate più prevedibile e il consiglio di amministrazione dovrebbe monitorarla mensilmente.

Flusso di impegni e proposte. Opportunità di donazioni importanti suddivise per fase, con previsioni per i prossimi due trimestri.

Condividere queste informazioni con il consiglio di amministrazione non significa dover acquistare un posto per tutti. I dashboard possono essere inviati tramite email in formato PDF programmate, oppure l'intero consiglio può condividere un unico accesso in sola visualizzazione.

Riconquistare le tue serate

Il quinto giorno di ogni mese non dovrebbe essere un'esercitazione di emergenza. Con le dashboard a disposizione, i materiali per il consiglio di amministrazione consistono in screenshot di visualizzazioni già esistenti, più una breve descrizione di una pagina che il responsabile dello sviluppo redige in 90 minuti anziché in tre giorni. Una domanda di metà mese come "puoi estrarre i donatori che hanno donato tra 500 e 2.500 dollari l'anno scorso?" diventa un filtro da cinque minuti, non una tabella pivot da mezza giornata. Per la relazione annuale e la revisione contabile, i totali delle donazioni e le classificazioni dei segmenti confluiscono in DonorPerfect, in modo che il personale addetto alla finanza e ai programmi visualizzi gli stessi dati.

Cosa tenere lontano dal cruscotto

I consigli di amministrazione tendono a privilegiare metriche di vanità: tassi di apertura delle email, follower sui social, sessioni sul sito web. Bisogna resistere a questa tendenza. Il compito del consiglio è la supervisione fiduciaria, non le tattiche di marketing. Concentratevi su dati relativi a liquidità e donatori. Se il comitato marketing desidera dati sull'engagement, fornitegli un dashboard separato. E resistete alla tentazione di aggiungere tagli a raffica. Sei dashboard sono il numero giusto per un ciclo trimestrale del consiglio di amministrazione. Un settimo e un ottavo trasformano la riunione in una semplice analisi dei dati anziché in una revisione strategica.

Cosa significa questo per la tua raccolta fondi

Per una fondazione delle dimensioni di Northbrook (6.500 donatori, 2,4 milioni di dollari di donazioni annuali), il passaggio dalla rendicontazione manuale al consiglio di amministrazione alle dashboard di HubSpot in tempo reale consente in genere un risparmio di 15-20 ore di lavoro al mese per il personale. Per un team di sviluppo composto da tre a cinque persone, ciò si traduce in un risparmio di circa 25.000-40.000 dollari all'anno in termini di capacità da dedicare alla raccolta fondi vera e propria. Il cambiamento più significativo riguarda la riunione stessa: si passa da "vi illustro questi dati" a "ecco l'andamento e cosa stiamo facendo al riguardo".

Vuoi vedere CRMConnect DonorPerfect e HubSpot in azione? Visualizza la pagina dell'app API.