Mindbody e ActiveCampaign: abbandonate i fogli di calcolo e inviate email ai membri giusti.

Entrando nell'ufficio sul retro di un dojo di karate con 230 allievi, si trovano fogli di calcolo. Uno per il grado di cintura attuale, tenuto dall'istruttore capo. Uno per l'elenco dei prossimi esami di cintura, tenuto da un assistente. Uno per gli ordini di attrezzature, uniformi, sacchi da sparring, armi, tenuto dalla reception. Uno per le iscrizioni ai tornei. Uno per gli abbonamenti familiari, tenuto da chiunque si ricordi quali studenti sono fratelli.

Nessuno di questi fogli di calcolo comunica con gli altri. Nessuno di essi alimenta il tuo sistema di email marketing. Quindi, quando il dojo invia un promemoria per l'esame di cintura, arriva a tutti, comprese le cinture bianche il cui primo esame è tra sei mesi e i genitori delle cinture marroni i cui figli hanno sostenuto l'esame la settimana scorsa. Le disiscrizioni aumentano. La fiducia nelle tue email si erode silenziosamente.

Facciamo un esempio ipotetico. La Stone Pine Karate (a titolo di esempio), una palestra con un'unica sede, 230 studenti e molti abbonamenti familiari, si trovava esattamente in questa situazione. Il proprietario aveva provato due volte a "inserire tutto nel nostro strumento di posta elettronica", ma aveva rinunciato entrambe le volte, perché i fogli di calcolo e Mindbody presentavano discrepanze diverse a ogni tentativo.

Questo post parla di come abbandonare i fogli di calcolo e inviare invece email mirate e precise ai membri.

Quanto ti costano realmente i fogli di calcolo

Il costo più evidente è il tempo. Quattro o cinque fogli di calcolo, ognuno gestito da una persona diversa e che necessita di aggiornamenti costanti, assorbono facilmente dalle quattro alle sei ore di lavoro del personale a settimana. Si tratta di circa 250 ore all'anno che il vostro team trascorre a fare da database umano invece di insegnare o assistere i membri.

Il costo nascosto è ancora peggiore. Quando i membri continuano a ricevere email che chiaramente non sono destinate a loro, smettono completamente di leggerle o si disiscrivono. Quando finalmente hai qualcosa di veramente importante da comunicare, come un cambio di programma, una chiusura o una vera promozione, metà dei tuoi iscritti ha già smesso di seguirti. Le email irrilevanti non sono gratuite. Le paghi in termini di attenzione che non potrai mai recuperare.

Utilizza i dati che già possiedi

Mindbody possiede già le informazioni che quei fogli di calcolo tengono traccia: grado di cintura, fascia d'età, membri della famiglia, taglie dell'equipaggiamento, idoneità ai tornei, date degli esami. CRMConnect importa automaticamente tutte queste informazioni in ActiveCampaign e le mantiene aggiornate.

Questo significa che un singolo record in ActiveCampaign contiene tutte le informazioni: il grado di cintura dello studente, la fascia d'età, la famiglia di appartenenza, chi paga la quota associativa, la taglia dell'uniforme, la data del prossimo esame di cintura e l'eventuale idoneità a partecipare ai tornei. Un unico record sostituisce quattro righe di un foglio di calcolo e si aggiorna automaticamente.

Tre liste che sostituiscono tre fogli di calcolo

In ActiveCampaign, crea tre elenchi salvati. Ciascuno sostituisce un foglio di calcolo e si aggiorna automaticamente.

Elenco dei test per la cintura di sicurezza. Include automaticamente tutti gli studenti attivi con un esame di cintura nei prossimi 30 giorni. Il giorno in cui l'istruttore principale imposta la data dell'esame in Mindbody, lo studente compare nell'elenco. Niente più gestione manuale dell'elenco.

Riordino delle attrezzature. Include automaticamente gli studenti il cui ultimo ordine di uniformi risale a più di nove mesi fa. In questo modo si individuano i ragazzi che probabilmente hanno superato la taglia del loro gi, senza dover sollecitare ogni famiglia ogni trimestre.

Girone del torneo. Include automaticamente gli studenti idonei al torneo, in base al grado di cintura e alla fascia d'età corretti. L'organizzatore del torneo scarica un elenco aggiornato la mattina dell'apertura delle iscrizioni, ogni volta.

Aggiungiamo poi un altro elenco per i genitori: un elenco di comunicazione familiare degli adulti paganti associati a un abbonamento familiare. Un promemoria per il test della cintura per un bambino di nove anni dovrebbe essere inviato al genitore, non al bambino stesso, e i dati relativi al rapporto familiare rendono questo processo automatico.

Email che si gestiscono da sole

Una volta predisposti questi elenchi, impostate tre semplici sequenze di email automatizzate.

Preparazione all'esame per la cintura. Quando uno studente si iscrive al registro degli esami per la cintura, riceve una breve serie di comunicazioni nei 30 giorni precedenti l'esame: una conferma, una nota su "cosa aspettarsi", un promemoria per il controllo dell'uniforme, informazioni logistiche per il giorno prima e una nota sui risultati il giorno successivo.

Riordino delle attrezzature. Quando uno studente viene inserito nella lista di riordino del materiale scolastico, riceve un'e-mail di verifica della taglia che mostra già la taglia presente nei vostri archivi, più un'ulteriore e-mail di sollecito nel caso in cui non venga effettuato alcun ordine.

Ciclo del torneo. Quando uno studente entra nel circuito dei partecipanti al torneo, riceve email di notifica sull'apertura delle iscrizioni, sulla chiusura delle iscrizioni e sulle informazioni logistiche del giorno prima dell'evento, e viene automaticamente rimosso dal circuito una volta completata la registrazione.

È inoltre possibile monitorare l'andamento delle presenze di ogni studente all'interno di ActiveCampaign, in modo che il docente responsabile possa vedere chi è presente con regolarità e chi invece ha difficoltà, senza dover aprire un altro foglio di calcolo.

Cosa significa questo per il tuo studio

In un'implementazione rappresentativa presso dojo di queste dimensioni, l'eliminazione di quei fogli di calcolo consente di recuperare circa quattro-sei ore di tempo del personale a settimana, ovvero circa 250 ore all'anno. Ancora più importante, il team smette di fidarsi dei fogli di calcolo e inizia a fidarsi di Mindbody come unica fonte di verità, il che significa che i dati in Mindbody stesso diventano più precisi perché nessuno ne conserva più una copia "reale" a parte.

Anche i risultati relativi alle email cambiano drasticamente. I tassi di disiscrizione dalle email di massa si dimezzano in genere entro 60 giorni, semplicemente perché gli studenti smettono di ricevere messaggi che chiaramente non sono destinati a loro. Le cinture marroni non ricevono più le email di orientamento per le cinture bianche.

Per Stone Pine, la sola procedura di riordino degli articoli ha ripagato l'integrazione nel primo trimestre. Il tasso di riordino delle uniformi a nove mesi è passato da un modesto 35%, dovuto al fatto che i genitori se ne accorgevano spontaneamente, a un netto 65-70%, trainato da un promemoria che indicava le taglie.

Questi dati sono esemplificativi. I dojo con registri già in ordine registrano risparmi di tempo minori. I dojo con registri caotici registrano risparmi di tempo molto maggiori.

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