Mindbody e Keap: smetti di ricreare manualmente i dati del cliente in Keap

Chiedete a qualsiasi titolare di studio che negli ultimi due anni ha trasferito il proprio marketing su Keap come è andato il primo mese. Vi racconteranno di fogli di calcolo, importazioni e del lavoro lento e faticoso di ricreare manualmente ogni dettaglio del cliente. Obiettivi, storia degli infortuni, saldi dei pacchetti, date dei traguardi. Tutto era già presente in Mindbody, e tutto doveva essere ricostruito da zero.

Se gestisci uno studio di personal training con un elevato livello di attenzione al cliente, ogni istruttore tiene traccia di 8-15 dettagli per cliente: obiettivi, composizione corporea, storia degli infortuni, preferenze di allenamento, note dietetiche, date dei traguardi raggiunti, attrezzatura disponibile a casa, vincoli di orario. Mindbody memorizza tutte queste informazioni. Keap, di per sé, è vuoto. Qualcuno deve ricreare ogni singolo dettaglio, decidere come dovrebbe apparire, etichettarlo e poi collegarlo a Mindbody affinché venga effettivamente compilato.

Quel lavoro è lento. Un formatore diligente può configurare forse quattro di questi dettagli all'ora, considerando la costruzione, il collegamento e l'importazione dei test. Moltiplicate questo per 15 dettagli, poi per il numero di formatori che desiderano la propria visuale, e la sola configurazione richiederà giorni. La maggior parte degli studi si arrende a metà strada e si ritrova con un Keap parzialmente popolato di cui nessuno si fida.

Ecco un esempio illustrativo. Granite Bay Personal Training (uno studio ipotetico), con un'unica sede, 5 personal trainer e 140 clienti che richiedono un'assistenza personalizzata, ha provato a farlo manualmente due volte. Entrambi i tentativi sono falliti nella fase di configurazione. I personal trainer hanno passato le pause pranzo per due settimane a ricostruire manualmente i dati dei clienti, non ne erano soddisfatti e sono tornati a usare Mindbody per tutto, con l'aggiunta di un foglio di calcolo per il monitoraggio degli obiettivi.

Ecco come si presenta il tuo account Keap il primo giorno.

CRMConnect Mindbody to Keap configura automaticamente i dettagli del cliente. Durante la configurazione, crea gli elementi essenziali su cui si basa un'attività nel settore del benessere, senza richiedere alcuna configurazione manuale.

Fin dal primo giorno, il tuo account Keap sa già, per ogni cliente:

• Chi sono e da dove vengono: la loro storia con Mindbody, lo stato attuale dell'iscrizione, il numero totale di visite, la data dell'ultima visita, il servizio di cui hanno usufruito e il membro dello staff con cui hanno parlato.
• Informazioni sullo stato dei pacchetti: scadenza dell'abbonamento, sessioni rimanenti, dettagli del contratto e attivazione o meno del pagamento automatico.
• Cosa hanno acquistato: cronologia delle offerte introduttive, ultimo acquisto, importo e data.
• Livello di coinvolgimento: data della prima visita, numero totale di visite effettuate nel corso della vita e fatturato generato nel corso della vita.

Va ben oltre un set standard. Vengono importati anche i dettagli specifici del tuo studio. Se il tuo studio di personal training ha monitorato gli obiettivi dei clienti in Mindbody (perdita di peso, mobilità, forza, obiettivi specifici per lo sport, recupero da infortuni), queste informazioni vengono trasferite automaticamente in Keap. Nessuno le inserisce manualmente in un menu a tendina di Keap.

Quindi, un personal trainer che apre la scheda di un cliente il primo giorno vede gli obiettivi del cliente, le note sugli infortuni, i giorni di allenamento preferiti, il pacchetto sottoscritto, le sessioni rimanenti, il numero totale di visite, l'ultima visita e il prossimo appuntamento. Tutto ciò che prima teneva traccia su un foglio di calcolo, ora è disponibile nello strumento che gestisce il marketing.

Perché i dati rimangono utili, non solo accurati, fin dal primo giorno.

Il primo giorno è la parte facile. La parte difficile sono i successivi 12 mesi, quando i clienti acquistano nuovi pacchetti, raggiungono traguardi, cambiano obiettivi e aggiornano le loro preferenze. Un dettaglio del cliente che è corretto oggi e obsoleto il mese prossimo è inutile. Quelli che rimangono aggiornati sono quelli che effettivamente guidano il tuo follow-up.

CRMConnect mantiene tutto aggiornato in automatico. Quando un cliente acquista un nuovo pacchetto da 12 sessioni, il nome del pacchetto, le sessioni rimanenti e l'ultimo acquisto vengono aggiornati immediatamente in Keap e il cliente viene taggato per le campagne appropriate. Qualsiasi promemoria di rinnovo, congratulazione per il raggiungimento di un traguardo o follow-up con il formatore che hai impostato rileva la modifica e agisce di conseguenza. Nessuno deve aggiornare nulla manualmente.

I dati dei clienti rimangono utili perché sono sempre aggiornati. Questo è il punto fondamentale.

Come gli allenatori ottengono le proprie liste di lavoro

Avendo inserito tutti i dettagli del cliente, ogni formatore può creare le proprie visualizzazioni in Keap, senza bisogno di alcun intervento tecnico.

L'elenco giornaliero di un personal trainer mostra i suoi clienti attivi, ordinati in base al prossimo appuntamento. I nuovi clienti vengono visualizzati automaticamente. I clienti che interrompono le sessioni vengono rimossi dall'elenco da soli.

Un elenco di rinnovi mostra i clienti con tre o meno sessioni rimanenti, raggruppati per formatore, in modo che ogni formatore possa visualizzare il proprio flusso di rinnovi.

Un elenco di traguardi segnala i clienti che hanno raggiunto le 100 visite ma non sono ancora stati festeggiati. Questo fa scattare automaticamente le congratulazioni e l'invio di buoni regalo, che diventano il rituale di fidelizzazione dello studio.

Una lista di monitoraggio degli infortuni mostra i clienti con segnalazioni di infortuni attivi che si sono allenati nell'ultima settimana, in modo che l'allenatore principale possa individuare rapidamente chiunque necessiti di un colloquio di approfondimento sulla tecnica di esecuzione degli esercizi.

Niente di tutto ciò richiede configurazione tecnica. Niente richiede che gli istruttori tengano fogli di calcolo. I dettagli si compilano da soli. Gli elenchi si aggiornano automaticamente.

Cosa significa questo per il tuo studio

In un esempio pratico, presso uno studio di queste dimensioni, il lavoro di configurazione manuale solitamente richiesto da un approccio fai-da-te (dalle 4 alle 6 ore per formatore su 5 formatori, più dalle 8 alle 12 ore di lavoro amministrativo) si riduce a circa un'ora di configurazione. Ciò significa che si recuperano immediatamente, già in fase di configurazione, circa 30-40 ore di tempo impiegato da formatori e personale amministrativo.

I risparmi continuano anche dopo. Quando lanci un nuovo programma, non devi tornare indietro e ricostruire nulla. Un nuovo workshop "Mobility Mondays" di Mindbody viene automaticamente integrato in Keap non appena gli utenti lo acquistano, senza che nessuno debba intervenire su Keap.

Per Granite Bay, la vera vittoria è stata rappresentata dal fatto che gli istruttori hanno utilizzato Keap per la prima volta. Dopo due tentativi di configurazione manuale falliti, il terzo è andato a buon fine perché gli istruttori non hanno dovuto occuparsi della configurazione. I clienti che avevano monitorato tramite fogli di calcolo separati sono stati trasferiti con i loro obiettivi e le note sugli infortuni intatti.

Questi numeri sono puramente indicativi. Il tempo che risparmierai dipende dalla quantità di dati dei clienti che già conservi in Mindbody e dalla coerenza di tali informazioni.

Vuoi vedere CRMConnect Mindbody in azione con Keap? Visualizza la pagina dell'app API.