Mindbody e Klaviyo: accogliete i nuovi clienti al momento della prenotazione, non quando si iscrivono a una lista.

La finestra di 72 ore che stai perdendo

La prenotazione della prima lezione è il momento di massima intenzione che un brand del benessere possa mai ottenere da un nuovo cliente. Inseriscono i dati della carta, scelgono un orario, bloccano la data in agenda e si impegnano. Quel momento di interesse dura circa 72 ore. Dopodiché, l'energia si affievolisce e si torna a lottare per attirare l'attenzione.

Se la tua serie di email di benvenuto inizia solo quando qualcuno si iscrive alla newsletter, l'intento iniziale non viene sfruttato appieno. Ecco un esempio. Crescent Pilates Lab (uno studio ipotetico) ha 380 clienti, un marchio forte e un team di marketing che sa esattamente come scrivere una serie di email di benvenuto. Il problema non è l'email in sé, ma il fatto che l'email trasmetta il messaggio sbagliato. L'iscrizione alla newsletter avviene giorni prima, o a volte settimane dopo, la prenotazione della lezione. Di conseguenza, la serie di email di benvenuto si limita a congratularsi con chi si è iscritto alla newsletter, invece di dare il benvenuto a chi ha appena prenotato la sua prima lezione di Pilates Reformer.

Perché un trigger per newsletter non coglie il vero primo contatto

La serie di benvenuto tipica dei libri di testo inizia in seguito a uno di questi due segnali: l'iscrizione alla newsletter o il primo ordine nel negozio online. La prenotazione di un corso su Mindbody non rientra in nessuna di queste due categorie. Di conseguenza, gli studi si ritrovano con tre pessime opzioni:

• Esporta i dati da Mindbody ogni mattina e caricali come elenco. Il messaggio di benvenuto inizia con il caricamento dell'elenco, che avviene con ore o addirittura un giorno di ritardo, e perde completamente il contesto della prenotazione della lezione.
• Crea una connessione che monitora le prenotazioni Mindbody. Funziona finché un nome non contiene un apostrofo, un numero di telefono non inizia con uno zero o una prenotazione non viene riprogrammata; a quel punto, la gestione dei duplicati smette di funzionare.
• Costruire tutto in casa. Un progetto per il fine settimana che si trasforma in un onere di manutenzione per un anno intero.

Nessuno di questi metodi ti permette di ottenere un record cliente completo, con la lezione prenotata, la sede e la cronologia delle visite, in tempo per un saluto in giornata.

Come CRMConnect colma il divario

CRMConnect Mindbody to Klaviyo considera la prenotazione effettiva di una lezione, e non l'iscrizione alla newsletter, come punto di partenza. Nel momento in cui un nuovo cliente prenota su Mindbody, il suo profilo appare nel tuo strumento di marketing con tutte le informazioni contestuali: la lezione prenotata, la sede e l'orario. Da lì, la tua sequenza di benvenuto inizia con un evento reale: la prima prenotazione, la prima visita, il primo acquisto.

Gestisce automaticamente anche i record duplicati, utilizzando l'indirizzo email come riferimento. Se l'indirizzo email esiste già, il record viene aggiornato. In caso contrario, ne viene creato uno nuovo con i dettagli di Mindbody già associati. Non c'è il rischio di riavviare accidentalmente il timer della serie di benvenuto con un doppio clic.

Creare la serie di benvenuto di prima classe

All'interno di Klaviyo, la serie si presenta così:

Il processo inizia nel momento stesso in cui viene registrata una nuova prenotazione. Attende 30 minuti, il tempo necessario affinché la prenotazione venga elaborata e vengano filtrate le cancellazioni immediate. Dopodiché, viene inviata la prima email: una conferma del corso con informazioni su cosa aspettarsi, le regole di comportamento in studio, il parcheggio e cosa portare. Tutte le informazioni che la reception ripeteva a ogni telefonata introduttiva.

A quel punto, aspetta fino al giorno prima della lezione e, se hai abilitato gli SMS, ti invia un breve promemoria: "Domani alle 9:00, non vedo l'ora di vederti."

Dopodiché, il sistema attende la prima lezione effettiva e si divide in due gruppi. Se il cliente ha partecipato, 30 minuti dopo viene inviata un'e-mail di benvenuto, con la biografia dell'istruttore e un gentile invito a prenotare la seconda lezione entro sette giorni. Se il cliente non si è presentato, la mattina successiva viene inviata un'e-mail con un link per riprenotare la lezione, senza alcuna pressione, e il calendario delle lezioni.

L'intera serie si basa su informazioni già in possesso di Mindbody. La reception non aggiunge tag, esporta o incolla nulla.

Avvicinandosi alla seconda classe

Una volta registrata la prima visita, il sistema continua a raccogliere le visite successive. Questo permette di suddividere la serie in due follow-up:

• Un promemoria per la "seconda lezione di lettura" che si interrompe automaticamente nel momento in cui viene registrata una seconda visita.
• Un tentativo di salvataggio "torna per la seconda lezione" che si attiva solo se trascorrono sette giorni senza una seconda prenotazione.

Entrambi leggono dallo stesso conteggio delle visite nella scheda del cliente. Nessuna seconda integrazione, nessuna gestione complessa degli elenchi.

Cosa significa questo per il tuo studio

Questi sono grafici compositi a scopo illustrativo, non dati reali dei clienti, e i vostri risultati potrebbero variare:

• Tasso di apertura delle conferme di prima classe: circa il 70-80%, perché il cliente ha appena prenotato e il tempismo è perfetto.
• Prenotazioni di seconda classe entro sette giorni: un incremento da una base di circa il 30% a una percentuale compresa tra il 45 e il 55%, una volta che il fattore scatenante è la prenotazione effettiva anziché l'iscrizione alla newsletter.
• Tempo risparmiato ogni settimana dal personale della reception nella gestione delle liste: dai 90 ai 120 minuti, liberati da un'attività ripetitiva.

Il meccanismo non è magico. Si tratta semplicemente di proporre la serie di benvenuto all'evento giusto, al momento giusto, mentre il cliente è ancora entusiasta del corso che ha appena prenotato.

Vuoi vedere CRMConnect Mindbody in azione su Klaviyo? Visualizza la pagina dell'app API.