Mindbody e Shopify: fate in modo che i vostri numeri coincidano al centesimo.

Perché la fine del mese mangia un giorno intero

Immaginate un marchio di prodotti per il benessere che vende integratori e abbigliamento sia in un negozio fisico che online su Shopify. Ogni trimestre, la dichiarazione dei redditi presenta piccoli errori. Pochi centesimi per ordine, ma che si accumulano trasformandosi in un grattacapo trimestrale per il contabile e in un teso scambio di email con il commercialista.

La causa non è Shopify, né Mindbody. È la mancanza di comunicazione tra i due sistemi. Ogni sistema ha il suo metodo per calcolare le tasse e applicare gli sconti. Quando una vendita passa da un sistema all'altro, i totali vengono ricalcolati (e non corrispondono più alla ricevuta originale) oppure vengono copiati senza la ripartizione delle tasse (quindi il contabile deve rifare i calcoli a mano). In entrambi i casi, la chiusura contabile si protrae a lungo.

Esiste anche una versione di questo problema che i vostri clienti riscontrano. Una cliente acquista online un integratore da 40 dollari e riceve una ricevuta con un importo delle tasse prestabilito. Successivamente, lo restituisce alla reception. Mindbody calcola il rimborso delle tasse in modo leggermente diverso, restituendole 39,83 dollari. La cliente se ne accorge, chiede spiegazioni e il vostro personale non ha una risposta valida. Piccole discrepanze minano la fiducia più velocemente di quanto si possa immaginare.

Quanto ti costa realmente il processo manuale

La maggior parte dei connettori di base tratta tasse e sconti come un unico importo. Generano un unico totale di tasse e un unico totale di sconti. Questo va bene quando ogni articolo è tassato allo stesso modo e lo sconto è una percentuale fissa sull'intero ordine. Il problema sorge nel momento in cui un articolo è soggetto a tassazione e un altro no, quando uno sconto per i soci si applica solo agli acquisti al dettaglio e non ai servizi, o quando un codice promozionale online si somma a una tariffa riservata ai soci presso lo studio.

Le soluzioni improvvisate commettono piccoli errori che si rivelano costosi. Le voci di spesa sembrano corrette, i subtotali sembrano corretti, ma il totale è sfasato di 47 centesimi. Moltiplicate questo per 800 ordini al mese e il vostro contabile si troverà a dover recuperare una differenza di 375 dollari ogni trimestre.

L'imposta sulle vendite presenta più casi complessi di quasi qualsiasi altra voce di spesa nella tua attività. Carrelli con un articolo tassabile e uno esente da imposta. Se i prezzi includono l'imposta o la aggiungono a parte. Zone in cui si sommano le imposte statali, provinciali e comunali. Clienti esenti da imposte, come ad esempio i membri di un'organizzazione no-profit. Dove avviene l'arrotondamento. Ognuna di queste situazioni ha una risposta corretta, e la maggior parte dei software di gestione contabile ne sbaglia almeno una. Ed è proprio questa risposta errata che il tuo contabile scopre quando i conti non tornano.

Come ShopConnect garantisce l'onestà di entrambe le parti

La funzione "Tasse e sconti accurati" di ShopConnect è l'elemento fondamentale, apparentemente banale ma in realtà essenziale, che risolve questo problema. Le tasse e gli sconti vengono applicati articolo per articolo, non in un'unica soluzione. Un ordine Shopify con tre articoli tassabili e uno esente da tasse viene visualizzato in Mindbody come quattro righe con l'imposta corretta su ciascuna. Uno sconto per i soci applicato alla reception viene visualizzato correttamente ripartito sugli articoli corrispondenti nel record Shopify.

Dietro le quinte, ShopConnect allinea le diverse tabelle fiscali, le regole di sconto e i meccanismi di arrotondamento di Mindbody e Shopify, li applica in modo coerente e genera totali che corrispondono al centesimo.

Anche gli sconti presentano le stesse insidie. Un codice promozionale Shopify potrebbe offrire una percentuale di sconto, un importo fisso in dollari o un'offerta "compra uno, prendi uno gratis". Uno sconto per gli abbonati a Mindbody potrebbe essere legato a un'opzione di prezzo, a un pacchetto di abbonamento o a un contratto. I due sistemi descrivono la stessa idea in modi completamente diversi. ShopConnect traduce tra i due, applica la regola corretta a ogni articolo e genera una ricevuta che corrisponde esattamente a quanto il cliente ha effettivamente pagato. Anche i rimborsi vengono gestiti allo stesso modo, quindi i rimborsi parziali e i rimborsi per singolo articolo risultano corretti.

Ciò che decidi viene sincronizzato

Mantieni il controllo su ciò che fluisce tra i due sistemi. Imposti le categorie fiscali in Mindbody una sola volta (vendite al dettaglio tassabili, servizi esenti da tasse e così via) e Shopify le eredita. Crei gli sconti riservati ai membri in Mindbody e gli acquirenti giusti ottengono automaticamente il prezzo corretto online. Puoi anche scegliere se le mance, i pagamenti e i conti della struttura confluiscono in Shopify. La maggior parte degli studi non include le mance nel negozio online.

Quando lo attivi per la prima volta, ShopConnect esegue un controllo sul mese precedente e segnala tutte le vendite in cui l'imposta registrata non corrisponde a quella corretta. Di solito ce ne sono alcune, sempre risalenti a prima dell'attivazione dell'integrazione. Da quel momento in poi, il tuo contabile riceve un report mensile che confronta i dati al centesimo sia con Shopify che con Mindbody, e il tuo commercialista riduce la revisione trimestrale da un incontro a una semplice email.

Tempo risparmiato rappresentativo con 340 membri

Ecco un esempio illustrativo. Un marchio di prodotti per il benessere con sei sedi gestisce 800 ordini al mese, suddivisi approssimativamente al 55/45 tra vendita al dettaglio e online. Dopo il passaggio a ShopConnect, con la possibilità di calcolare con precisione tasse e sconti per ogni singolo articolo, la differenza tra la contabilità e il punto vendita a fine mese si riduce da un tipico 1,2-1,8% a meno dello 0,05% (essenzialmente per arrotondamento). Il tempo impiegato dal contabile per la chiusura mensile si riduce da circa sei ore a meno di una. Il commercialista riduce la revisione trimestrale da una riunione a una semplice e-mail.

C'è un vantaggio in termini di dichiarazione dei redditi che vale la pena sottolineare. Se vendete in più stati, la complessità delle aliquote si aggrava rapidamente in presenza di dati errati. Una ripartizione fiscale chiara e dettagliata, voce per voce, nel vostro software di contabilità significa che la dichiarazione trimestrale si riduce a un semplice report scaricabile, anziché a un'indagine approfondita. Inoltre, avrete una maggiore sicurezza in caso di verifiche fiscali, praticamente gratuita, perché ogni voce è riconducibile a una vendita reale con un contesto fiscale ben definito.

Perché questo è importante per i tuoi profitti

Tasse e sconti vengono calcolati a livello di singolo articolo, non a livello di ordine. Qualsiasi sistema che li tratti come un unico importo finirà per mentire al vostro contabile. Effettuate la riconciliazione articolo per articolo, non solo sul totale, perché un totale corrispondente può nascondere errori che si compensano a vicenda. L'ora di configurazione più economica è quella che evita al vostro commercialista di dover scrivere una nota. Calcolate correttamente la ripartizione delle imposte una volta per tutte e rimarrà tale.

Vuoi vedere ShopConnect per Mindbody e Shopify in azione? Visualizza la pagina dell'app API.